Är allt ISO 9001:s fel?

Min favorit ISO 9001 får ofta stå i skottgluggen för en del kritik. Jag har full förståelse för att de som använde den första utgåvan av ISO 9001 i slutet av 80-talet inte är några större fan av standarden (såsom min mamma). ISO 9001:1987 bestod av cirka 100 skallkrav, krävde massor av dokument och reviderades av polisiära revisorer. Min kära mamma får fortfarande något svart i blicken när ISO 9001 omnämns. Men tro mig, sedan dess har standarden reviderats och moderniserats många gånger om. Och trots att jag är civilekonom har den lärt mig mycket om verksamhetsutveckling – genom att bland annat få ihop alla verksamhetsdelar till en helhet.

Visst kan man ta fram ett byråkratiskt, krångligt och ineffektivt kvalitetsledningssystem ”enligt ISO 9001” (tyvärr gör också många organisationer det), men att skylla sitt dåliga kvalitetsledningssystem på ISO 9001 är direkt inkompetent. Standarden säger ju bara VAD organisationen ska ha på plats, inte HUR arbetet ska utföras eller HUR ledningssystemet ska se ut. Att göra saker krångligt och skapa en uppsjö av onödiga, tunga dokument är knappast standardens fel.

Vi är också flera som deltagit på externa ISO 9001-revisioner och blivit besvikna. Varför fick inte vår organisation fler avvikelser, eller åtminstone en avvikelse? Självklart är en revision en ögonblicksbild och ett stickprov, men ibland känns det som att revisorn inte riktigt vill eller har kunskap att ”göra jobbet”. (Det finns naturligtvis fantastiskt duktiga revisorer därute och dessa har jag också mött.) Inte blir det bättre av att ledningen ibland föredrar en ”mjuk” revision med få avvikelser – det skapar ju inget stort efterarbete. Sant, men det skapar inte heller några reella verksamhetsförbättringar och det är väl därför dessa externa revisioner finns till? Vi vill ha valuta för pengarna och kunderna vill känna sig säkra på att den ISO 9001-certifierade organisationen verkligen arbetar i enlighet med standarden.

Missvisande kritik av ISO 9001 och ibland lite för ”mjuka” externa revisioner, i kombination med en oro att revisorerna inte riktigt förstår den nya standardutgåvan, har gjort att ISO:s internationella kvalitetsledningskommitté (TC 176 Quality management and quality assurance) nu startat upp en arbetsgrupp som ska stärka varumärket ISO 9001. Gruppen ska genom kommunikation med allmänheten, men framför allt med certifierings- och ackrediteringsorgan (de som granskar certifieringsorganen) stärka kunskapen om ISO 9001 och ytterligare försöka höja kvaliteten på alla externa revisioner. Ett ISO 9001-certifikat ska naturligtvis vara något man kan vara riktigt stolt över!

Nej, allt är inte ISO 9001:s fel, utan det mesta beror på okunskap om hur man använder standarden. Se nu därför till att använda den rätt!

Ps. Om du känner dig tveksam till hur ISO 9001 ska tolkas, kan du kostnadsfritt fråga SIS Tolkningsgrupp för ISO 9001 https://www.sis.se/iso9001/tolkningsgruppfriso9001/

Tina Bohlin, projektledare på det svenska standardiseringsinstitutet, Sis

tina.bohlin@sis.se