Känns det tungt att gå över till nya ISO 9001?

Om svaret är ”ja” vill jag att du ska veta det här:
 Deltagarna i den internationella arbetsgruppen som reviderat ISO 9001 vill er väl! De är inga elaka typer som vill sätta dit er. Tvärtom – på varje internationellt revideringsmöte som jag deltagit på har ordföranden påmint om att varje krav i den nya standarden ska leda till förbättringar för organisationen och dess kunder. Inget krav är till för att enbart tillfredsställa en revisor.

Flertalet av de nya kraven har kommit till för att många organisationer idag har ett kvalitetsledningssystem som inte är 100 procent anpassat efter deras verksamhet. En av orsakerna till detta är att högsta ledningen inte är engagerad i kvalitetsarbetet/ledningssystemet vilket resulterar i att kvalitetsarbetet ligger lite ”vid sidan av” den vanliga verksamheten. Medarbetarna leds därför inte till att göra rätt saker, på rätt sätt och man får inte ut full effekt av sitt ledningssystem/kvalitetsarbete. 

Ledningssystemet ska vara ett uppskattat stöd för medarbetarna, inte ett tungt byråkratiskt ok. Utgå därför från organisationens förutsättningar (interna och externa faktorer) inklusive risker när ni planerar för er verksamhet och bygger ert ledningssystem. Avsnitt. 4 och 6 i ISO 9001 hjälper er med detta, så att ert ledningssystem verkligen bygger på er verklighet och stödjer medarbetarna att göra rätt.

Och snälla ni – lägg alla dokument åt sidan en stund, även ISO 9001:2015. Ni kan till en början göra massor av förbättringar utan att titta i standarden och granska varje dokument. Har ni verkligen koll på era processer (arbetsflöden) och vet hur de samverkar med varandra? Tydliggör vem som är ansvarig för de olika processerna resp. aktiviteterna och säkra processerna så att risken att det går fel minskar (kanske räcker det med en enkel checklista någonstans?). Gör relevanta mätningar och tydliggör vilket utfall/resultat processerna ska ha.

Kanske behöver ni en omstart? Högsta ledningen måste förstå att ledningssystemet är deras verktyg att leda medarbetarna, så att organisationen når sina mål. Att ISO 9001 inte bara handlar om produktkvalitet, utom om verksamhetsstyrning och att målet inte är ett certifikat på väggen. Kvalitetspolicyn är högsta ledningens dokument som beskriver hur organisationen ska arbeta med kvalitet. När reviderades den sist och kopplar den till övergripande affärsstrategier? Medarbetarna måste förstå syftet med ISO 9001 och ledningssystemet, få vara med och förbättra ledningssystemet och sin vardag.

Först därefter, när omvärlds-, invärldsanalys inklusive intressentkartläggning och riskbaserat tankesätt är på plats, när ni kommit överens om vad kvalitet är för just er och sett över kvalitetspolicy och kvalitetsmål, när ni har koll på era processer (är överens om er verklighet, identifierat svaga länkar och flaskhalsar med mera), först då börjar ni lusläsa ISO 9001.

Använd standarden som en checklista för att finna det ni missat, inte tänkt på tidigare, men som faktiskt är viktigt för att få full kontroll över er verksamhet och skapa riktigt nöjda kunder.

Gör absolut ingenting som ni tror krävs, om det inte förbättrar er verksamhet – då har ni antagligen missförstått standardtexten. Ta hjälp av vägledningar och utbildningar, så att ni verkligen förstår standardkraven. Involvera många medarbetare och tro på er själva!

Jag tror på er och önskar er stort lycka till!

Vem är Tina Bohlin? ”Roligast med mitt jobb är mötet med alla människor”