Nya 9001 utmaning för revisorerna

Henrik Bäckman, revisor för Iso 9001 och Iso 14001 på DNV GL, sitter i bilen när KM når honom. Ena dagen är han i Småland, andra dagen i Luleå, schemat är fullspäckat. När den reviderade upplagan av Iso 9001 publiceras nu i september innebär det en del förändringar i hans arbetsvardag.

– Det blir ett helt nytt tankesätt eftersom den reviderade upplagan fokuserar på verksamhetens processer och riskanalyser i processerna. Det kräver en förståelse för den bransch man reviderar och det blir viktigare att matcha revisor efter klient, konstaterar han.

DNV GL har sedan tidigare utvecklat metoden Risk Based Certification som innebär att revisionen fokuserar på det som företaget identifierat som de viktigaste utmaningarna för just deras verksamhet. Ett koncept han tror är av stor nytta i den nya standarden.

Djupare och bredare

För drygt ett år sedan började Henrik Bäckman och hans kollegor att utbilda sig enligt den reviderade upplagan, att se utmaningar, men även hitta nya möjligheter.

– Vi måste utmana ledningen som nu får större ansvar för ledningssystemet och bemöta dem på ett sådant sätt så att vi får fram tydlig måluppföljning och riskvärderingar. Det är viktigt att de har analyserat sina intressenter och att de är proaktiva i sitt arbetssätt.

Hur ska du lyckas med just det?

– Det är lite så vi redan jobbar – att belysa särskilda processer och titta på styrkor och svagheter i just den processen. Att gå ned djupare i en viss del av företaget och se hur den delen uppfyller standarden.

Henrik Bäckman påpekar att det är viktigt att verksamheten är delaktig i valet av fokusområde. Men i och med den nya standarden handlar det också om att se mer övergripande på alla processer, det är viktigt att se till helheten.

– Jag ser egentligen inga svårigheter med det, bara styrkor. Hela standarden bygger på ständiga förbättringar och att tillfredsställa sina kunder bättre och det når man då.

En svårighet han lyfter fram är att den nya standarden mer behovsanpassad i form av dokumentationskrav och arbetssätt. Som revisor är det svårt att säkerställa att processen fungerar om det inte finns konkret dokumentation.

– Det blir en spännande utmaning att lära sig det. Det är svårt att säga exakt hur man ska göra, jag tror att ett måste är att utgå från resultatet.

Och innan den nya standarden har satt sig kommer det att behövas tid för kalibrering och samsyn mellan revisionsbolagen, här är samordningsmöten för tolkningsfrågor och dylikt viktigt.

Processägarna större roll

Så hur kan då verksamheterna som ska leva upp till kraven i den nya standarden börja jobba och förbereda sig inför revisionerna redan nu? Henrik Bäckman pekar på att det kommer att krävas mer av processägarna framöver. De behöver säkerställa att de jobbar ordentligt med sina processer och att de har en riskanalys kopplad till sig.

– Eftersom ledningens representant försvinner, vilket jag enbart ser som positivt, behöver processägarna kliva fram. Det är de som ska driva arbetet framåt och se hur varje process kan förbättras.

Det är också viktigt att säkerställa att internrevisionerna har kunskap om den reviderade upplagan och att de får lära sig om riskhantering och utgår mer från processerna och kopplar dem vidare tydligare än man gör idag.

– Även de behöver lära sig ett nytt tankesätt.