nr-logo

För smart verksamhetsutveckling

  • Annonskod mobil topp

Offentlig upphandling kan bättre

Offentlig upphandling har mycket att vinna på ett mer dynamiskt synsätt på kvalitetsarbete. Men oftast blir det inget mer än en ambition i ett förfrågningsunderlag, skriver Åsa Rönnbäck i sin blogg.

  • Kod för annonsposition 1 i huvudspalten

Ingen har väl undgått att läsa i media om kvalitet i välfärdssektorn. Eftersom offentlig upphandling i Sverige omsätter enorma belopp, motsvarande cirka en femtedel av BNP, är det viktigt att förstå hur man genomför en upphandling som resulterar i en låg kostnad men med hög kvalitet. Detta är inget motsatsförhållande – det är grunden i kvalitetsutveckling.

Problem nummer 1: Kvalitet i upphandling

Det finns två grundsyner på kvalitet: Den statiska synen med fokus på att efterleva lagar och förordningar och den dynamiska synen med fokus på att ständigt förbättra alla delar av en verksamhet. Inom offentlig upphandling dominerar den statiska synen på kvalitet med långa ska-kravs listor i förfrågningsunderlagen, ofta hämtade ur lagar och förordningar som styr den offentliga verksamheten och dess huvudprocesser, det vill säga själva vården, omsorgen, trafikproduktionen etcetera.

Läser man den omfattande forskningen inom kvalitetsområdet är det tydligt att ledarskapet och medarbetarna har stor påverkan på resultatet. Det är alltså inte tillräckligt att ställa krav på huvudprocesserna i offentlig upphandling om man vill påverka kvalitet och resultat.

Problem nummer 2: Kvalitet i uppföljning

Vi som arbetar med kvalitet- och verksamhetsutveckling vet att vårt ämnesområde har gått igenom fyra faser: Kvalitetskontroll – efter produktion; Kvalitetsstyrning – under produktion; Kvalitetssäkring – innan produktion; och Kvalitetsutveckling – ständiga förbättringar innan, under och efter produktion.

Kvalitetskontroll dominerade kvalitetsarbetet under en period efter andra världskriget. Detta synsätt övergavs för att gå mot ett mer proaktivt förhållningssätt i syfte att förebygga att fel uppstår i både produkter och tjänster. Den fjärde fasen, Kvalitetsutveckling, har varit det dominerande synsättet de senaste 30 åren.

Trots denna kunskapsutveckling som har skett inom ämnesområdet Kvalitetsutveckling är fokus inom offentlig upphandling att kvaliteten ska kontrolleras under avtalsperioden. Kontrollerna sker ofta utan föranmälan till verksamhetsutövarna. Detta förhållningssätt skapar ingen kultur som leder till förbättrad kvalitet. Dessutom blir uppföljningarna mycket komplicerade med hänsyn till mängden ska-krav, som i många fall är hundratals.

Men hur förändrar man grundsynen på kvalitet i offentlig upphandling och går mot det dynamiska synsättet?

Bedöm en anbudsgivares kvalitetsarbete!

För att skapa förutsättningar för att åstadkomma förbättrad kvalitet under avtalsperioden behöver man bedöma hela verksamhetens kvalitetsarbete i upphandlingen och efterfråga hur en verksamhet arbetar. En anbudsgivare som har systematiska arbetssätt inom hela verksamheten och som dessutom utvärderar och förbättrar sina arbetssätt kommer med stor sannolikhet att kunna uppvisa förbättrade resultat och kvalitet under avtalsperioden.

Nyckeln är alltså att bedöma en organisations kvalitetsarbete i offentlig upphandling, då kvalitetsarbetet utgår från ett dynamiskt synsätt med fokus på utvärdering och förbättring.

Varför är det då så extremt få offentliga upphandlingar som bedömer en anbudsgivares kvalitetsarbete?

Svaret är att man inte vet hur man gör. SIQ har sedan början av 2000 varit engagerad inom offentlig upphandling och tillhandahållit kvalitetsmodeller för upphandling inom kollektivtrafiken. Kvalitetsmodeller som används för att bedöma en anbudsgivares kvalitetsarbete och mäta dess kvalitetsnivån. Upphandlingen är en viktig fas som skapar förutsättningar för vad som sker under avtalsperioden.

Det finns goda exempel på offentliga upphandlare som bedömer anbudsgivarnas kvalitetsarbete. Men därefter tar det ofta stopp. Upphandlingen som skulle bli startskottet för utveckling och innovation under avtalsperioden, blir i de flesta fall inget mer än en ambition i ett förfrågningsunderlag.

Satsa på partnerskap

De offentliga upphandlarna behöver utveckla partnerskap med utförarna när upphandlingen väl är avklarad. Målet är att skapa en kvalitetskultur, där beställare och utförare tillsammans utvecklar och förbättrar verksamheten för dem den är till för – kunderna och intressenterna.

Under 2014–2015 utvecklade SIQ på uppdrag av Svenskt Näringsliv en kvalitetsmodell för äldreomsorg. Syftet med kvalitetsmodellen är att den ska användas dels i upphandling för att bedöma anbudsgivarnas kvalitetsarbete och dels som en metodik för utveckling och innovation under avtalsperioden.

I år har vi startat igång ett nytt forskningsprojekt inom SQMA. Forskare med erfarenhet av kvalitet i upphandling av vård och omsorg deltar från Chalmers och Karlstad Universitet. Tre kommuner och ett vårdföretag deltar i forskningsprojektet: Västerås Stad, Örebro kommun, Linköping kommun och Attendo. Projektet består av tre faser:

  1. Utbildning i kvalitetsmodellen för äldreomsorg och dess metodik;
  2. Upphandling av äldreomsorg med kvalitetsmodellen i Västerås Stad; och
  3. Utveckling av partnerskap mellan Västerås kommun och vinnande anbudsgivare.

Det finns, som sagt, goda exempel på upphandlingar där anbudsgivarnas kvalitetsarbete har bedömts, men väldigt få exempel där man kan se utvecklade partnerskap mellan den offentliga och den privata aktören under avtalsperioden. Här har SQMA tillsammans med kommunerna och vårdföretagen en chans att göra ett värdefullt bidrag och ta fram en forskningsbaserad partnerskapsmodell som möjliggör utveckling och innovation under avtalsperioden!


Åsa Rönnbäck, SIQ.

Åsa Rönnbäck, SIQ.

Åsa Rönnbäck
SIQ – Institutet för Kvalitetsutveckling
ar@siq.se

  • Kod för annonsposition 2 i huvudspalten

  • Kod för annonsplats 3 i huvudspalten

Fler nyheter

Använd resurserna smartare

Läsvärt

Sluta fundera över hur ni bäst nyttjar era resurser. Ta istället kundens perspektiv och organisera verksamheten så att den bäst möter kundens behov och flöden. Först då kommer de smarta lösningarna att bli synliga.

  • Annonskod Huvudspalten 4

Sluta sträva efter samsyn

Sluta sträva efter samsyn i en organisation – vi kan ändå aldrig förstå varandra. Om vi istället inser att resurser alltid tolkas olika, och att inget synsätt är fel, ökar våra möjligheter att arbeta bättre tillsammans.

Prenumerera på Kvalitetsmagasinets nyhetsbrev

 Anmäl dig här

Nyhetsbrevet är helt gratis och du kan när som helst avsluta prenumerationen.