Så här fixar du att jobba med parallella projekt

Att byta mellan arbetsuppgifter tar ställtid, energi och fokus. Att gå mellan olika team kan också kräva att du går in i olika roller. För att hantera det: planera och följ de här enkla reglerna.

Prioritera och informera

Se till att få överblick. Stäm av dina projekt regelbundet – hur ligger du till och vad är det för deadlines som närmar sig?

Finns det perioder när det är högtryck i flera projekt samtidigt? Planera hur du ska hantera det och sätt förväntningarna utifrån hur läget är. ”Om tre veckor kommer jag att ha massor att göra, så då hinner jag inte jobba jättemycket med det här.”

Planera strategiskt

Vilken arbetsuppgift kräver mest koncentration? Fokusera på den i stället för att bolla flera uppgifter. Bestäm vad du måste uppnå och vad som krävs för att fixa det. Håll dig sedan stenhårt till det.

Ju färre byten, desto mer tid och kraft sparar du. Måste du göra saker parallellt, välj det som fungerar ihop. Måste du svara i telefon, välj arbetsuppgifter där det inte gör något att bli avbruten.

Sätt rätt förväntningar

När du måste fokusera, sätt på autosvar på mejlen och den fasta telefonen. Tala om att du inte kommer att kolla meddelanden förrän en viss tid, men att det går att ringa dig på mobilen om det är något akut. Det här förutsätter förstås att alla inte ringer din mobil direkt ändå. I så fall kanske du kan be dem skicka sms i stället. Förhoppningsvis gör informationen att de bara hör av sig om det verkligen är brådskande.

Dokumentera hur det går. Att rapportera hur du ligger till och att saker går framåt gör att projektledaren har koll på läget. Var ärlig om du stöter på problem. Ju tidigare du flaggar för förseningar, desto större blir förtroendet för dig. Signalera också när du uppfattat och tar på dig en ny uppgift – ”Fixar det” – så vet alla.

Se till att utvecklas

När du bara är med då och då i varje projekt hinner du inte lära dig så mycket av de andra. Vid tidspress är det också lätt att alla gör det de redan kan, i stället för att utveckla allas kompetenser. Ta därför ansvar själv för din utveckling. Sätt upp mål och tala om för projektledaren om dem du vill lära av i projektet hur du vill utvecklas.

När du vet hur du vill utvecklas, se till att avsätta tid för att det ska hända. Det viktigaste då är tid för att reflektera över och använda nya kunskaper. Det här är en utmaning, så schemalägg det. Antagligen finns det inte så mycket tid, men någon stund går alltid att vika, och se till att teamet inser att reflektion också är arbete.

Genom att ta till de här knepen kan du se till att inte bara organisationen, utan också du, har något att vinna på det här sättet att jobba.

Källa: Harvard Business Review