nr-logo

För smart verksamhetsutveckling

  • Annonskod mobil topp

Sara Helmersson, bygg- och miljödirektör i Norrtälje.

Tydlighet och systematik gav rejält kapad tid för bygglov

Strategisk verksamhetsutveckling har gjort att Norrtälje kommun lyckats korta handläggningstiderna för bygglov från 43 dagar år 2011 till 22 dagar i år. Nu vallfärdar andra kommuner hit för att se hur det gick till.

  • Kod för annonsposition 1 i huvudspalten

– Att digitalisera handlingar är enkelt, men att digitalisera hela bygglovsprocessen har varit en kulturresa, säger Sara Helmersson, bygg- och miljödirektör i Norrtälje.

Hon pekar på att den tekniska delen av förbättringen långt ifrån räckt för att uppnå de resultat man fått, att det handlar mer om att se hur man kan jobba bättre, vad som kan tas bort och hur man behandlar ärenden snabbare.

Sara Helmersson tillträdde 2010 och då satte förändringen igång. Förvaltningen gick igenom nuläget, vart de ville och vad de kunde rationalisera bort. Och de satsade på det som kunderna efterfrågade mest: att korta handläggningstiderna för bygglov.

Fullt synligt hur man ligger till

I dag registrerar hälften av kunderna själva sina ärenden digitalt, medan den andra halvan skickar in ansökan på papper eller mejl. De analoga ansökningarna läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det här gör bland annat att handläggaren snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet.

Digitaliseringen ger dessutom full synlighet över hur varje ärende ligger till.

– Många jämför med hur de låg till föregående år, men vi vill veta hur vi ligger till just nu och vi har verktyg för att se det, säger Sara Helmersson.

Förbättringsförslag från kunderna

Alla grupper på förvaltningen jobbar varje vecka med att se över hur de ligger till för att hela tiden bli bättre.

Den som sökt bygglovet kan logga in på ärendet med sitt bankid. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt.

När ett bygglov är klart får den som sökt om det svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på bygg- och miljökontoret.

– På det sättet får vi fler förslag på förbättringar, ”Varför gör ni inte så här?”, och vi jobbar systematiskt med dem, berättar Sara Helmersson.

Att förändringen blivit så lyckad har gjort att medarbetarna blivit mer engagerade i digitaliseringen. Genom effektiviseringen kan man nu också lägga resurserna på det som kräver mer arbete.

  • Kod för annonsposition 2 i huvudspalten

Kommentarer

Kommentera

Kommentarer förhandsgranskas inte. Alla kommentatorer ansvarar för sina egna inlägg. Håll god ton och följ lagen. Klicka här för att läsa våra regler för kommentarer.

  • Kod för annonsplats 3 i huvudspalten

Fler nyheter

Kvalitetsutveckling en förutsättning för digitalisering

Den megatrend och utmaning vi hör talas om mest just nu är digitalisering. Vi ska alla utveckla våra analoga produkter, tjänster och processer till att bli digitala. Men vad är syftet? Många förknippar digitalisering med resurseffektivitet, att vi ska kunna ersätta människor med appar och elektroniska tjänster av olika slag. Många organisationer och företag har just den målsättningen med digitaliseringen. Här finns det en stor risk att dessa organisationer glömmer bort för vem de digitaliserar – deras kunder och intressenter!

  • Annonskod Huvudspalten 4

Hon lät medarbetarna bestämma aktivitet för samtal

När Catarina Söderlund, marknads- och utbildningschef på Visma Enterprise, hade läst om en chef som bytt ut sina medarbetarsamtal i mötesrum mot aktiviteter bestämde hon sig för att göra samma sak. Nu har hon haft elva samtal på allt från kafé till skridskois.

Prenumerera på Kvalitetsmagasinets nyhetsbrev

 Anmäl dig här

Nyhetsbrevet är helt gratis och du kan när som helst avsluta prenumerationen.