10 spelregler gav effektiva möten – och tid till annat
Förändringsarbete Går för mycket tid åt till möten? Det tyckte reklambyrån Tomorro’ och tog tag i problemet. Här är deras 10 spelregler som gjort att deras möten inte längre ”flyter ut”.
1. En tydlig agenda satt på förhand.
2. Alltid ett max antal punkter som får tas upp.
Utgå från hur lång tid som behövs till varje punkt och lägg inte in fler punkter än som hinns med på 60 minuter.
3. Alltid förberedelse med ledord, även då mötet känns självklart för den som kallat.
Här talar den som ordnar mötet om vilken typ av möte det är – ett kreativt möte, en kampanjavstämning etcetera. Då vet alla vad mötet handlar om, vilken inställning de ska ha inför mötet och hur de behöver förbereda sig.
4. En sluttid är alltid satt – aldrig längre möten än 60 minuter, oavsett vad som avhandlas.
Korta, rappa interna möten med tydlig start- och stopptid. Beroende på mötets ledord avsätts 15, 30 eller 60 minuter.
5. Ett tydligt gemensamt mål med mötet.
Den som kallar till mötet berättar i början av mötet vad målet är. ”När vi går härifrån har alla en samsyn om…”
6. En person är alltid utsedd till att föra anteckningar.
7. En sammanfattning med ansvarsutdelning görs alltid direkt i mötet.
En snabb sammanfattning av mötet kopplat till målet och genomgång av vem som ska göra vad. Ibland har personer snarlika roller, här görs det tydligt vem som ansvarar för vad.
8. Lämna mobiltelefonen helt utan för mötet när det är möjligt.
9. Håll tempo.
Genom att sluttiden är satt så vet alla att tiden är begränsad och ser till att hålla tempo i mötet. Ytterst ansvarar den som håller i mötet för att det inte svävar ut.
Tidigare kunde möten dra ut för att man hade så trevligt ihop. Nu har man trevligt under andra tider – möten är inte det forum som är till för det.
10. Vid beslutsmöten delges beslutsunderlag alltid innan mötet för att ge tid till reflektion.
