4 lyckade omställningar – så gjorde myndigheterna

Vilken var er största lärdom?

– Några av de viktigaste lärdomarna är vikten av att ha tydliga processer för till exempel rekrytering och introduktion av nya medarbetare. Ett tydligt introduktionsschema med ansvarsfördelning för möten och utbildningar har varit en stor fördel. Ytterligare en lärdom är att vägledning genom exempelvis täta avstämningar i början från chefer och mentorer gjorde att medarbetare kände sig välbehövda, välkomna och snabbt kunde komma i gång med arbetsuppgifterna, vilket var nödvändigt för vårt genomförande av uppdraget, säger Carin Carltoft, pressansvarig på Tillväxtverket.

Försäkringskassan

Även Försäkringskassan fick en ny uppgift inom ett nytt område på kort tid, fast i slutet av 2022. Myndigheten skulle ansvara för att betala ut elstöd till hushåll från och med februari i år. Cirka nio miljoner utbetalningar har gjorts till ett belopp på 24 miljarder kronor. Även om uppgiften var utanför Försäkringskassans ordinarie verksamhet har myndigheten kapacitet att hantera stora volymer av utbetalningar.

Vad var den största utmaningen och hur tacklade ni den?

– Den största utmaningen var den korta tidsramen kopplat till en helt ny bransch och många parter inblandade. Även om det var ny funktionalitet kunde vi använda befintlig personal, vår kompetens, väl beprövad teknik och lösningar som gick snabbt att implementera. Vi hade också ett gott samarbete med Svenska Kraftnät och branschorganisationen för elföretagen, säger Maria Sjögren, områdeschef på Försäkringskassan.

Integritetsskyddsmyndigheten

År 2016, när myndigheten fortfarande hette Datainspektionen, börjades en omställning av verksamhet i samband med att GDPR skulle träda i kraft. Omställningen innebar nya uppgifter, skyldigheter och befogenheter. Bland annat fick Integritetsskyddsmyndigheten hantera nya typer av anmälningar om personuppgiftsincidenter och registrering av dataskyddsombud. Antalet medarbetare fördubblades på tre år.

I en rapport av Statskontoret liknades er omställning vid att starta en ny myndighet. Vad är den största skillnaden mellan att vara en nationell myndighet och att vara en myndighet som ingår i ett EU-samarbete?

– Med dataskyddsförordningen kom ett omfattande och intensivt europeiskt samarbete, med långtgående krav på samarbete och harmonisering även i enskilda ärenden. Dessutom bestämde vi oss tidigt för att vara aktiva och drivande i EU-samarbetet och på så sätt arbeta för ett effektivt och modernt dataskydd inom EU. Det innebär att vi har mindre utrymme att själva bestämma våra prioriteringar, men samtidigt innebär det en större slagkraft och styrka när hela EU agerar tillsammans, säger Elisabeth Jilderyd, jurist och EU-samordnare på IMY.

Arbetsförmedlingen

Under 2019 skalades Arbetsförmedlingens verksamhet ned. Myndigheten genomförde stora varsel om uppsägningar och minskade antalet kontor rejält. Totalt varslades 4 500 medarbetare. Ungefär samtidigt presenterades januariavtalet, i vilken det stod att Arbetsförmedlingen skulle reformeras. Bland annat skulle fristående aktörer börja matcha och rusta arbetssökande. Förändringen genomfördes över flera år, och pågår fortfarande på många sätt.

Vad var er största lärdom?

– Det finns givetvis flera men en av de största är förmodligen att det är viktigt att prioritera och hålla i utvecklingsarbete över tid. För vår del innebär det att vår förmåga att ställa om, göra skarpa prioriteringar och fortsätta att bedriva verksamhet under förändrade förutsättningar, har stärkts. På bara några år har vi utvecklat våra självservicetjänster, vår digitala närvaro, våra matchningstjänster och anpassat verksamheten utifrån de nya regelverk som beslutades om i december 2022. Och detta i en tid som präglats av både pandemin och ekonomisk och säkerhetsmässig osäkerhet, säger Joel Phalén, enhetschef för ledningsstaben på Arbetsförmedlingen.