5 tips – så blir mötet bättre

Ledarskap Svenska tjänsteanställda sitter i möten cirka tolv timmar en genomsnittlig vecka. 50 procent tycker samtidigt att de flesta möten är ineffektiva och saknar tydliga mål.

5 tips – så blir mötet bättre
Pixabay

En svensk tjänstearbetare sitter cirka tolv timmar av sin arbetsvecka i möten. Av dessa säger 50 procent att det inte finns tydliga mål,40 procent menar att det inte finns ett tydligt syfte och 50 procent tycker att de flesta möten är ineffektiva.

Det menar konsulterna på 3S som bland annat jobbar med företag för att utveckla deras möteskultur.

– Kvantitet visar på en brist av kvalitet. Kompetensen kring hur man genomför möten är helt enkelt för låg, och därför har vi också mycket möten. Det är utan tvivel en kompetensfråga, menar Jacob Marinko, senior konsult på 3S.

Siffrorna bygger på intervjuer med 3 000 svenska medarbetare på bland annat Riksbanken, Hyresgästföreningen, IF Metall, Täby kommun och Congrex. Undersökningen visar tydligt att medarbetarnas krav på mötesstruktur och tydlighet är större vid virtuella möten än vid det fysiska mötet.

5 nycklar

3S har tagit fram fem råd för att skapa en mer medveten och hållbar möteskultur.

1. Nulägesmätning, ta reda på hur det ser ut – egentligen. Hur tycker medarbetarna att möteskulturen fungerar. Detta skapar reflektion och en gemensam start inför ett kommande mötesarbete i organisationen.

2. Engagera ledningen, för att förändra på ett effektivt och hållbart sätt krävs det att ledningen ser den strategiska nyttan och föregår med gott exempel.

3. Gemensamma spelregler, som bestämmer hur vi vill ha det på våra möten. Att leva efter dem är en stor men viktig utmaning. Spelreglerna ska vara synliga i mötesrummen och successivt bli del av en ny kultur. För att göra skillnad behöver medarbetarna engageras i processen.

4. Kompetensutveckling, vad behövs i form av ny eller stärkt kompetens för att leverera den bästa möteskulturen? Glöm inte att det oftast är chefer som är mötesledare, och att de i många fall tillbringar ännu mer tid i möten än den genomsnittliga medarbetaren. De behöver kompetens att leda möten på ett effektivt sätt.

5. Integration i verksamheten, se till att möteskulturen lever i vardagen! För att lyckas behöver vi inkludera möteskulturen i våra systemet, rutiner och kommunikationsplaner. Exempel kan vara i rekrytering, introduktioner av nya medarbetare, mallar för utvecklingssamtal och kommunikation på intranätet.

Fakta

Vad kostar mötet?

En enkel formel som 3S tagit fram baserar sig på snittet att en medarbetare använder tolv timmar av sin tid per vecka för interna möten.

Antal medarbetare x 45 veckor x 12 timmar x 350 kronor ( Enligt Eurostat, Riksbanken och Svenskt Näringsliv är lönekostnaden/timme i Sverige 350 kronor)

Det innebär att en organisation med 100 anställa blir lönekostnaden, endast för mötestiden 18,9 miljoner kronor.

Antar man att 50 procent anser att mötena är ineffektiva kostar alltså onödiga möten en typisk organisation med 100 anställda cirka 9,5 miljoner årligen.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.