7 tips för att lyckas med implementeringen
Förbättringsarbete Besvärligt, trögstartat och med viss risk att misslyckas. Implementeringar är inte en barnlek, men att införa nya system och processer i organisationen är ofta ofrånkomligt. Kvalitetsmagasinet listar sju steg för att göra arbetet smidigare.
Foto: Stockadobe
- Ta fram ett antal viktiga frågor – och besvara dem ärligt
Det finns några frågor som lägger grund för hela förbättringsarbetet och som bidrar till både engagemang och tydlighet, om de besvaras i grupp. Varför gör vi detta? Vad får varje enskild person ut av förändringen? Vad innebär förändringen i praktiken? Gör en kartläggning för hur implementeringen kan komma att påverka olika roller och avdelningar. Vad är slutmålet? Sätt upp tydliga delmål och ett konkret slutmål med mätbara tal. Samt actionplans för att nå dit! - Definiera mål
För att nå slutmålet måste som sagt delmålen definieras. Här måste mandaten vara tydliga, för att inte viktiga ansvarsområden ska ramla mellan stolarna. I detta skede bör ni också brainstorma kring potentiella fallgropar och risker med implementeringen. - Utför undersökningar
För att säkerställa att dina delmål leder fram till det slutgiltiga målet är det betydelsefullt att stämma av med experter på området, antingen teammedlemmar eller externa intressenter. Syftet med undersökningarna är att ta fram en lista över hur projektets tidslinje, budget och personal skulle kunna se ut. - Förebygg risker
I steg två brainstormade ni kring projektets potentiella risker. I det fjärde steget ska ni hitta sätt att förebygga dem. Ett tryggt verktyg att använda i detta moment är en SWOT-analys (Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats) som hjälper till att identifiera svagheter och hot som kan påverka projektet. Kvalitetsmagasinet har tidigare beskrivit fördelarna med SWOT, mer om det hittar du här. - Planera för det oförutsägbara
Schemalägg utrymme för oförutsedda händelser, då det inte finns garantier för att projektet går enligt plan – hur bra schema man än har mejslat fram. Genom att ha marginaler minimerar du risken att behöva stressa för att komma i hamn – eller tumma på kvaliteten. - Tilldela ansvarsområden och resurser
Att tilldela ansvarsområden, uppgifter och resurser är ett av de mer utmanande momenten. Därför är kommunikation mellan är avgörande. Var transparent och förklara varför du har valt en teammedlem i stället för en annan för en viss roll, och använda det här steget i planeringsprocessen som en chans att belysa varje teammedlems styrkor. Inventera och fördela resurserna – i form av personal, pengar och tid – och var beredd på att behöva anpassa projektplanen utifrån de resurser du faktiskt har. - Stressa inte fram ett resultat
När engagemanget växer så växer också ivern att få fram ett resultat. Gott så, men chanserna att lyckas bli större om man skyndar långsamt – och framförallt om man vill ha ett hållbart resultat som integreras i samtliga av organisationens led.
