7 tips för lyckad HR-digitalisering

Svenska företag och organisationer ligger generellt långt fram inom digitalisering och använder digitala verktyg för att effektivisera sina processer inom till exempel ekonomi, försäljning och marknadsföring.

Men inom HR är det sämre ställt, visar HR-barometern från Edge HR, som stödjer företag och organisationer i arbetet med HR-frågor.

HR-barometern har kartlagt den inställning som svenska företag och organisationer har till digitalisering inom HR och i vilken utsträckning man arbetar digitalt i de vanligaste HR-processerna. Med en digitaliserad process menas att de flesta arbetsuppgifter och aktiviteter utförs via ett specialanpassat digitalt HR-system eller -verktyg, alltså inget vanligt program för till exempel ordbehandling och e-post.

Totalt har över 600 personer deltagit i enkätundersökningen, varav majoriteten är ytterst ansvariga för HR-frågorna.

– Digitaliseringen inom HR-branschen har det talats om i många år. Vår undersökning visar till exempel att det i dag läggs stora investeringar på rekrytering. Men arbetet som sedan följer, för att behålla medarbetare, är inte lika digitaliserat. Här har företag stora möjligheter att skapa bättre lönsamhet. HR- och IT-avdelningen måste komma närmare varandra för att driva utvecklingen framåt, säger Niclas Smedberg, vd på Edge HR.

Skillnad mellan processer

Undersökningen visar på ett sammanvägt digitaliseringsindex på 55,8 procent. Det innebär alltså att nästan sex av tio tillfrågade anser sig jobba digitalt i sina HR-processer.

Samtidigt är det stora skillnader mellan olika processer. Längst har digitaliseringen gått inom rekrytering och medarbetarundersökningar, där 59 procent respektive 69 procent anger att de arbetar digitalt fullt ut.

Läs även: IT-chefer hålls utanför digitaliseringen.

Även för lönekartläggning samt för hantering, rapportering och analys av personaldata är det allt fler som använder digitala verktyg med en andel på 36 procent respektive 30 procent.

Däremot har digitalisering inte kommit lika långt inom en del andra områden. Inom så kallad preboarding (introduktion), onboarding (upplärning) och offboarding (avslut) är det endast 23 procent, 13 procent respektive 11 procent som utnyttjar den digitala teknikens fulla potential.

Strävan att satsa mer

Men av undersökningen framgår också att det finns en medveten strävan att satsa mer på digitalisering. När HR-specialisterna blickar framåt och listar de områden som är viktigast att digitalisera i närtid är det 21 procent av de tillfrågade som placerar personaldata på första plats och 20 procent onboarding på andra plats.

HR-barometern har även undersökt användningen av artificiell intelligens för att effektivisera processer och arbetsuppgifter inom HR. Endast 6 procent av de tillfrågade använder i dag robotisering eller AI, medan 12 procent ännu inte är införstådda med vad det innebär och 82 procent svarar nej. Störst är kunskaperna inom bank och finans.

Medarbetarundersökningar, lönekartläggningar och preboarding är områden som man främst tror skulle kunna automatiseras helt eller delvis med AI.

Sju tips till HR-chefer som vill digitalisera.

1. Tydliggör ”varför” och vad ni vill uppnå med digitaliseringen i alla organisationsled.
2. Förankra och kommunicera från högsta ledningen.
3. Identifiera interna ambassadörer för förändringsarbetet.
4. Tydliggör projektledare och projektgrupp.
5. Arbeta agilt och bygg modulärt.
6. Glöm inte medarbetarperspektivet – involvera medarbetarna och förbättra medarbetarupplevelsen.
7. Mät och följ upp satsningar.