80/20-principen – den förutsägbara obalansen

Den systematiska och förutsägbara obalans där 20 procent av orsakerna ofta medför 80 procent av effekten, gömmer en nyckel till förbättringar av både kvalitet och lönsamhet. Det menar Richard Koch, författaren som predikar Paretos lag.

Den engelske författaren och investeraren Richard Koch har på senare år återupplivat det matematiska förhållande som vi ibland kallar Paretos lag. Den italienske ekonomen Vilfredo Pareto fann i början på förra sekelskiftet att ungefär 20 procent av den engelska befolkningen ägde ungefär 80 procent av egendomarna. Det visar sig att dessa relationer är mycket vanliga. 20 procent av satsningarna ger 80 procent av resultatet. 20 procent av orsakerna står för 80 procent av konsekvenserna. I samhället svarar ofta 20 procent av brottslingarna för 80 procent av kostnaderna för alla brott, och så vidare. Men det är fler än Koch som insett Paretoprincipens möjligheter. Harvardprofessorn Georg Zipf brukade tala om ”principen om minsta mödan” och kvalitetsgurun Joseph Juran brukade tala om ”regeln om de viktiga få”.

Förutsägbar obalans

– 80/20-principen följer inte vår intuition. Vi har en tendens att tro att alla orsaker är ungefär lika viktiga. Att varje produkt är lika god som någon annan. Att alla kunder är lika värdefulla. Vi har en nästan demokratisk förväntan att orsak och verkan befinner sig i jämvikt, säger Richard Koch.

Men när vi undersöker det sanna förhållandet blir vi nästan alltid förvånade. Vi finner en obalans. Den behöver inte nödvändigtvis vara 80/20, även om den förvånansvärt nog ofta är just 80/20. Den kan också vara 65/35, 70/30, 95/5 eller 99/1. Varför blir det så här? Pareto lyckades inte hitta något svar. Koch anser att vi bör studera naturen för att söka förklaringar. Den moderna kaosteorin har funnit en slags självorganiserande logik bakom ordningen som ofta är mycket exakt och förutsägbar.

– Universum är inte linjärt. Ett litet försprång förvandlas lätt till ett stort. Först till kvarnprincipen säger att ett litet försprång lätt kan utökas. En lite större fisk i dammen äter sig lätt mycket större, på de andras bekostnad. Men ibland genererar en stor insats en mycket liten effekt. Om den dock passerar en kritisk punkt, kan utvecklingen skjuta fart. Det finns inga enkla samband här i världen, säger Richard Koch.

Tänkande som vänder upp och ner

Richard Koch ser inga gränser för hur mycket man kan använda 80/20-principen. Den är applicerbar i såväl arbets- som privatlivet. Han menar att man till exempel kan identifiera möjliga 80/20-områden, satsa på exceptionella höjningar av produktivitet, kvalitet eller lönsamhet, leta efter genvägar i stället för att löpa hela loppet, vara selektiv och inte gapa över för mycket, göra det man är bäst på och delegera eller lägga ut arbete som man inte gillar eller inte är bra på, ta det lugnare, arbeta mindre och sikta på ett begränsat antal mål i stället för att jaga varje litet tillfälle som yppar sig, göra det mesta möjliga av de få lyckosamma stunder i livet då man står på topp i fråga om kreativitet och arbetslust eller välja yrke, arbetsplats och chefer med omsorg.

– Om möjligt bör du hellre anställa än att vara anställd. De flesta lopp vi springer har någon annan arrangerat. Någon annan har bestämt spelreglerna. Vi anstränger oss men förlorar de allra flesta loppen och blir frustrerade. Därför måste vi lära oss 80/20-tänkandet och våga ta ställning till vilka lopp vi egentligen vill springa, säger Richard Koch.

80/20-tänkandet i företaget

Richard Koch menar att 80/20-principen kan tillämpas överallt i ett företag.

– Man inser snart att principen gäller för alla områden inom företaget, beslutsfattande och analys, riskbedömning, lagerhållning, projektledning, förhandling – ja, allt, säger han.

Han menar att det är mycket sannolikt att 80 procent av företagets vinst kommer från 20 procent av aktiviteterna. Därför ska man ta reda på vilka delar av verksamheten som ger stor avkastning, vilka som håller huvudet över vattenytan. Och vilka som är katastrofer! Vidare föreslår Richard Koch att man ska börja med att titta på produkterna. De flesta är måttligt eller marginellt lönsamma. Titta därefter på kunderna. Med största sannolikhet är det samma sak där. På segment där man har hög lönsamhet, goda marknadsandelar eller finns på en attraktiv marknad föreslår Koch att man ska ha stort ledningsfokus och öka säljinsatserna. Förlustbringande verksamheter eller dåliga positioner på icke attraktiva marknader bör man avveckla. Alltså – om man tjänar pengar på en liten del av sin aktivitet bör man vända upp och ned på företaget och försöka flerfaldiga denna del.

Enkelhetens evangelium

Är då inte detta lite för enkelt och bra för att vara sant?

– Det enkla är det goda. Jag anser att man alltid ska sträva efter enkelhet. Chefer har en tendens att göra saker mer komplicerade än de behöver. De kan till exempel vägra att göra sig av med olönsamma delar av verksamheten, med argumentet att de bidrar till omkostnaderna. Men detta blir ett cirkelresonemang, säger Richard Koch.

Koch menar att enkla organisationer, begripliga spelregler för arbetet, rena marknadsandelar, mindre management och korta avstånd mellan kund och medarbetare eller ledare i sig är av godo.

– Slöseri frodas i komplexitet. Effektivitet kräver enkelhet. Många aktiviteter är för det mesta meningslösa, dåligt uttänkta, illa styrda, oekonomiskt genomförda och till stor del ointressanta för kunden, hävdar han.

En naturlig åtgärd blir att identifiera de 20 procent mest trogna och lönsamma kunderna och ge dessa en ”fantastisk service”. Därefter att rikta nya produkter mot just denna grupp. Och slutligen försöka behålla dessa kunder för alltid.

Arbeta mindre, tjäna och njut mer

Koch har blivit alltmer intresserad av de mänskliga och psykologiska aspekterna av 80/20-principen.

– 80/20-tänkande är reflekterande. Vi ska ägna oss lite mer åt tänkande, försöka nå insikter och agera selektivt – men med beslutsamhet och försöka åstadkomma resultat med så få resurser som möjligt. Ofta handlar vi alldeles för mycket – handling fördriver tanken, säger Richard Koch. 80/20-tänkandet är ofta okonventionellt och också lite hedonistiskt, lite för njutningsfullt. Detta innebär inte själviskhet, utan att alltfler människor bör få uppleva glädje och mening i arbetet.

Richard Koch tror inte ett dugg på Time Management som går ut på att dela in alla våra aktiviteter i prioritet A, B, C, och så vidare. Alltför många brukar få prioritet A, och sedan rusar vi omkring som skållade troll för att hinna med. Paretoprincipen innebär en tidsrevolution i vår tankevärld: Det mesta vi gör har liten betydelse. Men vissa fragment av vår tid är mycket värdefullare än all övrig tid. Vi bör göra radikala ändringar i vår tidsanvändning – det tjänar inget till att göra halvhjärtade försök. Om vi utnyttjar 20 procent av vår tid väl, råder det ingen brist på den.

– Denna slutsats må verka paradoxal, men nu blir tiden vår vän och inte vår fiende. Vi har ingen brist på tid. I själva verket har vi gott om den, säger Richard Koch.

Fakta

Kochs egen fem-i-topp-lista för 80/20-tänkandet i företag:

1. Strategi

2. Kvalitetsutveckling

3. Kvalitetsbristkostnader

4. Marknadsföring

5. Försäljning.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.