AI ger Bolagsverket stöd i sitt förbättringsarbete

– Digitaliserings- och automatiseringsgraden skiljer sig åt mellan olika ärendetyper. Cirka 40 procent av årsredovisningarna kommer numera i digitalt format jämfört med nästan 100 procent av alla företrädarbyten, säger Mats Franzén, analytiker på Bolagsverket i Sundsvall.

Sortering och klassificering

Men oavsett om ärendena kommer i digital eller i pappersform ska de sorteras och delas upp på någon av de drygt 20 olika klassificeringar som Bolagsverket använder. Tidigare försågs varje ärende med en märkning för klassificering innan dokumentet slutligen skannades in. Ett tiotal medarbetare var avdelade för uppgiften som till största delen utfördes helt manuellt.

– Inte nog med att varje ärende skulle klassificeras; varje ärende kunde också innehålla flera olika handlingar med olika klassificeringar. Det var ett monotont sorteringsarbete som även ledde till värk i axlar och handleder, förklarar Mats Franzén.

Hög precision

2021 introducerade Bolagsverket en egenutvecklad lösning baserad på artificiell intelligens för att sköta sortering och klassificering. Alla inkommande ärenden skannas nu automatiskt innan de sedan går vidare till AI för uppdelning och sortering.

Tre olika AI-system är sekventiellt sammankopplade för att utföra olika funktioner i processen.

– I mer än åtta av tio fall utför AI en korrekt bedömning. Systemen tränas om regelbundet för att bibehålla och, om möjligt, förbättra kvaliteten i bedömningarna, säger Mats Franzén.

När AI-systemet delat upp och klassificerat dokumenten i ett ärende så går det vidare till en handläggare som slutför en manuell handläggning. Eventuella felaktigheter som AI-systemet gjort rättas upp under handläggningen. Kvaliteten och effektiviteten i AI-systemet övervakas kontinuerligt.

Stora arbetsmiljövinster

Enligt Mats Franzén ligger de stora vinsterna framförallt på arbetsmiljösidan. När mycket av det manuella monotona arbetet har ersatts av AI-lösningen kan medarbetarna istället ägna tid och kraft åt viktigare uppgifter och mer komplicerade ärenden.

På senare tid har AI-baserade lösningar också införts inom några andra områden på Bolagsverket, som att sortera e-post och förebygga att företag används i brottsligt syfte.

– Visst fanns en farhåga i början att AI skulle ta jobben från medarbetarna. Och givetvis innebär all automatisering en rationalisering av verksamheten. Samtidigt finns så mycket annat jobb som behöver göras, förklarar Mats Franzén.

AI-stöd vid bolagsbildning

Bolagsverket ser stora möjligheter att använda AI sitt förbättringsarbete och en lösning som för närvarande är på gång är kopplad till bolagsbildning. Den bygger på användning av språkmodeller och tanken är att den ska underlätta för den som ska bilda ett nytt aktiebolag att välja ett bolagsnamn och en verksamhetsbeskrivning som uppfyller formalia.

– Bolagsbildning tillhör Bolagsverkets tyngsta ärendetyper och genom att införa smarta stödsystem underlättas arbetet för både handläggare och kunder. AI kan på så sätt bidra till kundnytta genom att hjälpa dem som ska bilda bolag att göra rätt från början, förklarar Mats Franzén.

Den nya tjänsten är under utveckling och när den kan lanseras är inte klart.

– Det kan säkert ta något år. Den stora utmaningen i allt förbättringsarbete som bygger på AI är att det måste vara juridiskt oklanderligt och att man följer regler och värdegrund. En AI-lösning behöver oftast vara minst lika bra som en manuell – helst lite bättre, fastslår Mats Franzén.

Stor potential inom offentlig sektor

Intresset för att använda AI som förbättringsverktyg inom offentlig sektor ökar. Men det finns mer att göra. Cirka 140 miljarder kronor per år skulle samhället spara om myndigheter, kommuner och regioner skulle införa den AI-teknik som finns idag, enligt en rapport från DIGG.