Alla människor är kreativa

Alla människor är kreativa. Men för att de små idéfröna ska slå rot och senare slå ut i full färgsprakande blom krävs det att de sås och vårdas i ett genomtänkt system. Det menar Mats Lindskog som är utvecklingschef på Västerås stads utförarförvaltning Proaros.

2006 drog förvaltningen igång en stor satsning på att ta hand om alla 9 000 medarbetares kreativitet genom att ta fram ett system för att fånga upp idéer. Ett tufft ekonomiskt läge, ökad konkurrens och kunder som sökte ett mer individuellt och personligt bemötande ställde saker på sin spets. Och varför inte nyttja den enorma potential som fanns i organisationen för att bli än bättre?

– Kreativa idéer och innovationer kommer många gånger när man ställs inför problem, så fungerar människan. Ledningen såg en outnyttjad potential, medarbetarna, och ville skapa ett kreativt arbetsklimat och system för att fånga idéerna, säger Mats Lindskog som har jobbat på sin post i ungefär ett år.

Över Jantetröskeln

Men i Västerås handlar innovation inte om att uppfinna hjulet på nytt. Ett ställningstagande togs – att medarbetarna inte ska behöva komma med stora omvälvande världsidéer, utan förslag som bidrar till verksamhetsutveckling och ökad konkurrens. Idag har de en webbaserad idébank som bygger på en wikilösning. Likt Wikipedia kan medarbetare lämna idéer som andra kan spinna vidare på och vidareutveckla. Men att få medarbetarna att känna idélusta är inte det lättaste, Jantelagen och prestationsångest ställer sig lätt i vägen. För att komma runt problemet har man nu även börjat fokusera på just problem.

– Vi har nyligen utvecklat en problembank sida vid sidan av idébanken, eller rättare sagt ett slags forum. Genom att vända på steken och låta medarbetare skriva in sina problem och låta andra komma med lösningar tror vi att vi kan få dem att kliva över Jantetröskeln, förklarar Mats Lindskog. Alla vill ju vara till hjälp.

Idégivare prisas

Proaros har också utvecklat en innovationslots som fungerar som bollplank för idégivare. Mats Lindskog påpekar att många idéer och kreativa lösningar genomförs i det tysta. Men vissa av dem behöver bollas vidare och innebär kanske investeringar eller förnyade arbetssätt. Dessa hamnar hos innovationslotsen.

Lotsen instiftade för två år sedan ett årligt innovationspris. Tanken med utmärkelsen är att uppmärksamma goda idéer och går till den idégivare som kommit med ett förslag som kan stärka konkurrensfördelen och bidra till verksamhetsutveckling. Prissumman går dock inte till den enskilda medarbetaren utan till enheten där den kreativa medarbetaren arbetar. I somras bildades också ett utvecklingsforum som träffas en gång i månaden. Forumets roll är att göra ett urval och se till att de bästa idéerna kan utvecklas och slå rot.

– Ska man ha ett fungerande system måste man våga säga nej också, alla idéer kan inte genomföras. Vi har möjlighet att ta beslut beroende på storlek och upp till en viss summa. Vid större investeringar tar ledningen beslut, förklarar Therese Kristensson som är projektcontroller och samordnar tre projektledare som driver idéerna vidare.

Hon förklarar att det tidigare ofta föll på chefernas lott att förverkliga idéer eller så bollades den tillbaka till idégivaren. Men med ett dagligt arbete att sköta blev idéerna ofta liggande utan att sättas i jord och blomstra. Verkligheten kom emellan. Idag ska de berörda cheferna helst inte ens vara med i projektgruppen, för att deras tid ska respekteras.

Visa upp sig

Ett exempel som slagit väl ut är en idé om en app-programmerarinriktning på tekniska programmet på gymnasiet. Och här var det bråttom. Målet var att eleverna skulle kunna söka inriktningen redan förra terminen. Beslut togs väldigt snabbt och en projektledare fick uppdraget. Han satte i sin tur ihop ett branschråd med några av de stora app-tillverkarna och även ett samarbete med ett annat gymnasium som hade en liknande utbildning. Vips så gick utbildningen att söka och chefen på skolan kunde hela tiden ägna sin tid åt det pedagogiska ledarskapet istället för projektledning.

– Det är viktigt att vi kan agera snabbt för att ha konkurrensfördel, påpekar Therese Kristensson, och säger att det också är viktigt att projektledarna är ute i verksamheterna för att visa att de finns och att idéerna verkligen tas om hand.

Någon siffra på hur många idéer som har kommit in och förverkligats sedan innovationsarbetet startade finns inte. Mellan 30 till 50 innovationer har kommit in som prisnomineringar per år och enligt Mats Lindskog och Therese Kristensson har nivån på dem alla varit riktigt hög.

Vara lustfyllt

Men varför är innovationsarbete så viktigt för organisationen? Och på vilket sätt gynnar arbetet kunderna?

– Våra kunder förändras ständigt och med kreativa medarbetare kan vi lösa situationer här och nu, anpassa oss och bemöta dem på bästa sätt, svarar Mats Lindskog och tillägger att många idéer handlar just om hur värdet för kunden ska öka.

Men att bli en kreativ organisation är inte helt enkelt. Som sagt så har de märkt att även kreativitet skapar prestationsångest. Många anser inte att deras idéer är bra nog, med problemforumet hoppas de komma runt det. I höst utökar de innovationspriset till att även uppmärksamma andra framgångar, bland annat bästa arbetsplats.

– Vi vill också hylla ryggraden i organisationen och visa upp våra duktiga medarbetare. Det blir lätt så att vi bara uppmärksammar innovativa entreprenörer och inte de som varje dag utför små mirakel i klassrummet, på socialkontoret eller på servicehuset, säger Mats Lindskog.

Så här jobbar Proaros

* Idébank. Webbaserad idébank som bygger på en wikilösning. Likt Wikipedia kan personer kommentera idéer och bygga vidare på dem. Alla medarbetare har tillgång till den.

* Problembank. Ett slags forum där man istället för att skriva in egna idéer kan hitta kreativa lösningar på problem. Alla medarbetare kan skriva in problem de vill ha hjälp med och alla kan svara och diskutera.

* Innovationslots. Kan en idé inte förverkligas i den egna verksamheten utan behöver mer stöd tas den vidare till innovationslotsen. Lotsen sorterar och värderar idéer, sammankallar utvecklingsforumet om en idé ska förverkligas samt ansvarar för idébanken. Lotsen fungerar också som det naturliga bollplanket för alla chefer och medarbetare med goda idéer.

* Innovationspris. Sedan två år tillbaka finns ett pris som går till den idén som bäst förenklar det dagliga arbetet och ökar verksamhetens konkurrenskraft.

* Utvecklingsforum. En grupp som genomför urval och prioriterar idéerna samt skapar projektuppdrag. Uppdragen tas sedan om hand av projektledare som förverkligar dem ute i verksamheterna.

Få kreativiteten att fungera

1. Skapa en kreativ miljö. Organisationen måste andas kreativitet för att medarbetarna ska bli kreativa. I Västerås har man byggt upp en kreativ verktygslåda som som bland annat innehåller checklistor för hur arbetsgrupper kan hålla i olika typer av kreativa möten.

2. Systematisera idéerna. Men skapa ett system som alla kan använda, som är enkelt och som man kan bygga vidare på.

3. Säkra genomförande. Att fånga upp idéer är första steget. Men ingen lämnar idéer om de inte tas om hand. Ha ett genomtänkt system för hur idéer ska bearbetas.