Alla måste med på tåget

Att genomföra ett lyckat förbättringsarbete kräver mycket av chefen. Det gäller att vara målinriktad och tydlig, samtidigt som man ska vara stödjande, entusiasmerande och ge sina medarbetare utrymme till egna initiativ. Sjukvårdsdirektör Carmen Gustafsson vet. Hon har varit med länge.

Carmen Gustafsson har arbetat många år med förändrings- och förbättringsarbete inom landstinget i Jönköping. Så länge att hon sitter och rensar skrivbordet för att förbereda sig för den snart ankommande pensioneringen från sitt arbete som sjukvårdsdirektör, när Kvalitetsmagasinet får en pratstund.

Carmen Gustafsson lämnar över en verksamhet i förändring. Just nu ingår landstinget i Jönköping i en internationell försöksgrupp och tillsammans med vårdenheter i USA, England och Holland försöker de hitta lösningar för hur man bättre kan ta till vara på resurserna, och göra hälso- och sjukvården säkrare och mer kostnadseffektiv. Patientsäkerhet och kortare väntetider är två områden där det händer mycket.

Dessutom arbetar man mycket med att styra om till en processorienterad organisation där vårdenheterna samarbetar mer kring patienternas vård.

Så det har varit stora förändringar för Carmen Gustafsson att driva igenom.

Ledare i landstinget

– Min ledarstrategi har handlat mycket om att ha tydliga mål, men också om att stötta i förändringsarbetet, att uppmärksamma de som är engagerade och att finnas där som stöd. Det har fungerat bra, säger Carmen Gustafsson.

Tydliga mål är av stor betydelse, menar hon. Det gäller att vara överens om vad man vill uppnå om det ska bli några resultat. Mycket av arbetet måste utföras ute på de lokala enheterna, men utan tydliga mål och en ledning som arbetar aktivt med verksamhetsutveckling går det inte. Det är också ledningen som måste ta de övergripande besluten. I landstinget har man bestämt att alla avdelningar inom en viss tidsperiod ska gå kurser i exempelvis avancerad tillgänglighet och metoder för mätning av kliniskt förbättringsarbete.

– Det är för att alla ska komma med på tåget så att inte bara de mest entusiastiska avdelningarna sätter i gång och sedan blir som små isolerade öar medan resten går på i samma gamla fotspår, framhåller Carmen Gustafsson.

Ge tid

Men som ledare kan man inte bara peka med hela handen. Man måste ge medarbetarna tid, inflytande och möjlighet att själva påverka vad som händer på deras arbetsplats.

För ledningen är det lätt att hela tiden ligga steget före, menar Carmen Gustafsson. När personalen får reda på vad de har i kikaren, har ledningen redan stött och blött ämnet ett otal gånger, de har tänkt klart och vill sätta igång med arbetet. Personalen däremot behöver få tid att skaffa sig en egen uppfattning om planerna, dess för och nackdelar och hur man på bästa sätt kan lägga upp arbetet. Som chef gäller det därför att vara uthållig, för om inte personalen tycker att förslaget är bra uteblir effekterna.

– Om informationsfasen blir för kort och medarbetarna inte får tänka färdigt, kan det i själva verket förlänga hela processen, påpekar Carmen Gustafsson.

Mäta

På Jönköpings läns landsting har man också börjat mäta effekterna av förbättringsarbetet och det har varit en riktigt framgångsfaktor, enligt Carmen Gustafsson. De ser var de står idag, vad som hänt på vägen. Att se resultat är i sig väldigt motiverande.

Men man får inte glömma bort att allt det arbete som ska leda till utveckling och förbättring alltid sker mitt uppe i den dagliga verksamheten, i pausen mellan två patienter eller under några timmar här och där som avsatts just för ändamålet. Att hitta en bra balans mellan det dagliga arbetet och utvecklingsarbetet är inte lätt.

– Tidsplanen kanske inte alltid fungerar på grund av arbetssituationen. Därför ska man inte planera för snävt och inte driva mer än ett par projekt i taget. Man måste ha förståelse för att det ibland kan ta längre tid än planerat. Därmed inte sagt att man kan strunta i verksamhetsutvecklingen bara för att man har mycket patienter, konstaterar Carmen Gustafsson.

Skillnad mot förr

Carmen Gustafsson tycker att vårdfilosofin och utvecklingsarbetet förändrats en hel del under hennes yrkeskarriär. Idag är arbetet mer kontinuerligt än tidigare. Förr kunde man få extra pengar för en punktinsats som att jobba bort en kö, som efter ett tag oftast kom tillbaka. Nu handlar det inte längre om att skjuta upp saker utan om att göra göra dagens arbete med en gång.

– Jag tror att det är viktigt för oss seniora ledare att förstå att det är annorlunda nu. Vi kan inte säga till entusiastiska medarbetare att det där provade vi på 80-talet, det fungerade inte. Idag är det nya förutsättningar, nya människor och en annan attityd. Man måste ha ett öppet sinne för de tankar och idéer som kommer, inte avfärda dem som använda utan istället se de nya möjligheterna, avslutar Carmen Gustafsson.

Fakta

Carmens tips för ett lyckat förbättringsarbete

Var tydlig med vad som ska uppnås och varför det ska göras.

Diskutera med medarbetarna och förankra. Man blir mer framgångsrik om alla är överens.

Ge medarbetarna förutsättningar. Skicka dem på utbildning när det behövs.

Ha lokal personal som är ordentligt insatt och som kan fungera som stöd till sina kollegor.

Följ upp och mät ert utvecklingsarbete. På så sätt blir det tydligt vad som blivit bättre och vad som kan förbättras.

Var uthållig. En förändring går inte så snabbt som du tror och vill.

Ha alltid patient/kundnyttan i centrum. Fråga dig vad skillnaden blir för dem.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.