Alla måste sträva åt samma håll

Barbro Lagerholm har sedan hösten 1999 arbetat som konsult på IVF med att hjälpa företag inför upphandling, utvärdering och införande av affärssystem. Hon ser IVF som opartisk rådgivare i den bemärkelsen att de inte ger förslag på, eller upprättar listor över, olika system som vore lämpliga för kunden att använda. Det är inte heller, enligt Barbro Lagerholm, det viktigaste vilket system företaget väljer att införa, utan att personalen förstår varför det behövs och att de vill vara med och bidra till dessa mål. Något som kan ge positiva effekter på hela organisationens verksamhet.

Alla ska vara delaktiga

Barbro Lagerholm liknar sin arbetsmetod vid upplevelsebaserat lärande där medarbetarna i företaget kartlägger sitt sätt att arbeta.

– Det handlar om att rita upp en bild av hur man jobbar och hur man skulle kunna jobba, förklarar hon.

När medarbetarna får perspektiv på arbetssätt och prestationer anser Barbro Lagerholm att det skapar både engagemang och delaktighet i processen. Hon tycker också att det är viktigt att alla medarbetare som kommer att beröras av det nya systemet får vara med och påverka. Det är nämligen angeläget att alla är överens om att ett nytt system är bra för organisationen, såväl som att det måste finnas vinster för individen.

Lönsamt att vara vidsynt

Barbro Lagerholm berättar om ett fall där en medarbetares mål var att lära sig det nya systemet, eftersom att det då skulle vara lättare att få jobb på en större ort.

– Hans mål var att sluta, men tre år senare var han kvar. Företagsledningen var väldigt vidsynt och satsade på att utbilda honom. De tänkte att om han inte trivs så slutar han ändå. När han sedan hade lärt sig det nya systemet bestämde han sig för att vara kvar.

Information är nyckeln

Det svåra är dock att övertyga motståndarna. Barbro Lagerholm ger ytterligare ett exempel; en medarbetare på ett företag tyckte det var onödigt med ett nytt affärssystem när det som behövdes var en ny svarv. Men genom processarbetet förstod medarbetaren att om rutinerna effektiviserades skulle företaget spara pengar och därmed skapa förutsättningar för att köpa en ny svarv.

– Nyckeln till ett lyckat införande är information, att man berättar genom många kanaler, anser Barbro Lagerholm.

Men även när alla fått vara med och komma med synpunkter kan det finnas någon som motsätter sig förändringen.

– Då får man fråga vad som fattas personen och kanske satsa en extra peng på utbildning. Det är viktigt att inte tillåta ett sådant beteende, kanske måste man förklara för de personerna att de tvingas gå åt sidan.

Kunskapen kvar i företaget

Sin roll som konsult ser hon som stödjande och hon poängterar att arbetssättet bygger på att medarbetarna och ledningen på företaget ska äga och ha kontrollen över processen. Annars finns det risk att hon som konsult tar med sig kunskapen från företaget när uppdraget är slutfört. Ägs kunskaperna däremot av medarbetarna och ledningen ökar chansen till att beslutet om ett nytt affärssystem är ordentligt förankrat i organisationen. Då är alla också mer benägna att ta ansvar för att förändringen ska lyckas.

Ingen lätt uppgift

Ur processen kommer också ofta andra vinster och förslag och då gäller det att varken glömma bort några goda idéer eller försöka genomföra alla samtidigt.

– Man måste prioritera, och om man har många andra projekt på gång måste man låta dem vila om de inte går att samordna, säger Barbro Lagerholm som ser införandet av nya affärssystem som en dramatisk förändring.

– Det är blod, svett och tårar. Det måste man inse.