Anders Ljungberg: ”Processorientering behöver inte vara så komplicerat”

Processorientering står i dag högt på agendan i de flesta organisationer på både privata och offentliga sidan, konstaterar han. Samtidigt finns det många olika uppfattningar om vad det egentligen handlar om.

– Egentligen behöver det inte vara så komplicerat. Processer är något så enkelt som att koppla ihop de aktiviteter vi gör i vardagen. Alla jobbar i processer – sedan finns det naturligtvis anledning att fundera på om de är tillräckligt effektiva eller inte, säger han.

Effektivt värdeskapande

Grundbulten i väl fungerande processer är att de skapar förutsättningar för ett effektivt värdeskapande. De består av ett nätverk av relaterade aktiviteter som går på tvären genom avdelningar och enheter i organisationen.

Det är alltså inte fråga om några enkla att-göra-listor, utan väl strukturerade förlopp som har till syfte att skapa effektiva flöden och åstadkomma maximal kundnytta.

– Det handlar om ett strategiskt arbetssätt som säkrar att organisationen tar sig från behov till tillfredsställt behov – från hungrig till mätt, snarare än från ax till limpa, förklarar Anders Ljungberg.

Processarbetet säkrar att framgångarna inte har med tillfälligheter att göra, utan att det finns väl utvecklade strukturer för att kunna upprepa prestationerna – gång efter annan.

– Ingen professionell verksamhet drar en lättnadens suck på fredag eftermiddag för att det gick så bra och hoppas på det bästa inför nästa vecka. Istället har man den styrning som behövs i form av processer för att kunna upprepa sina prestationer, säger Anders Ljungberg.

Allt viktigare synsätt

Enligt Anders Ljungberg har processorientering blivit ett allt viktigare synsätt för att nå framgång. Dagens verksamheter utsätts för ett hårt tryck, där kunder och intressenter förväntar sig allt mer. Kraven förändras och det gäller att kunna leverera snabbt, säkert och med stor flexibilitet.

– Då fungerar det inte med toppstyrning. För att leva upp till förväntningarna från omvärlden krävs stort engagemang i hela organisationen, förståelse för sammanhang och samarbete över avdelningsgränserna, understryker han.

Tempot är så högt att det heller inte alltid finns tid till för medarbetarna att fråga chefen till råds om allt. Den vertikala kommunikationen måste ersättas med ett horisontellt samarbete där medarbetarna krokar arm med varandra med sikte på att nå ett optimalt resultat.

– Det måste finnas människor i organisationen som har förmåga att vrida på huvudet åt höger och vänster istället för bara upp och ned som i en traditionell linjeorganisation, säger Anders Ljungberg.

Tre nyckelfrågor

Men han konstaterar samtidigt att processorientering egentligen inte behöver vara så komplicerat. Grundläggande är ett utifrån-och-in-perspektiv med utgångspunkt från tre nyckelfrågor.

1. Varför finns processen?
2. Vad ska göras?
3. Hur ska det genomföras?

– Lyckas man besvara de tre frågorna så har man kommit en bra bit på vägen, säger han.

Fortfarande förknippar många processarbete med stelbenthet och detaljstyrning. Men i själva verket är det tvärtom, menar han. Väl förankrade processer ger flexibilitet och stor handlingsfrihet inom givna ramar.

Att arbeta i processer har därmed stora likheter med ett agilt arbetssätt, som bygger på smidighet och lättrörlighet utifrån förändrade krav på marknaden.

– En process handlar alltså inte bara om en massa instruktioner som visar hur man ska följa ledstången. Snarare ett arbetssätt som bygger på förståelse, delaktighet och engagemang med förmåga att ständigt förändra och skapa kundnytta, sammanfattar Anders Ljungberg.

Bra grund för lean

Att arbeta med processorientering är också en bra grund för implementering av olika kvalitetsmodeller som till exempel lean. Det finns beröringspunkter, som till exempel vikten av att skapa värde och undvika slöseri. Och för att åstadkomma det krävs att medarbetarna har insikt om helheten och för en kontinuerlig dialog över avdelningsgränserna.

Men för att processutvecklingen ska fungera krävs också en tydlig ansvarsfördelning, menar Anders Ljungberg. Ledningsgruppen har till uppgift att bland annat fastställa tidsplan för processutveckling samt koppla målbilder och strategier till processerna, medan processägare och processledare svarar för det operativa arbetet med att etablera och uppdatera processer.

– Det som ofta brister är samarbetet mellan verksamhetsutvecklare och användare. I många fall är linjen för lite involverade. En sak är att ta fram en processkarta. Men den största utmaningen är i själva verket att få processerna använda. Först när processerna används blir de vårdade genom att få igång en naturlig dialog i vardagen kring ständiga förbättringar, säger han.

Processer är som vägar

Anders Ljungberg liknar processerna i en verksamhet vid vägar. Egentligen är det inte vägarna som är av intresse, utan trafiken på vägarna. Kommunen som utvecklat en process för bygglovsansökningar måste kontinuerligt analysera ”trafikströmmarna” och undersöka hur processen används. Ger den tillräckligt kundvärde? Vilken förbättringspotential finns det?

– Glöm då inte att involvera användarna av processen, uppmanar han. Många chefer tycker att det är enklare att prata med sina likar. Men det är användarna ute i linjen som sitter på den kunskap som ger bestående förändringar, konstaterar han.

Trots att ledningen har en nyckelroll i processarbetet stöter Anders Ljungberg allt som oftast på ledningsgrupper som inte riktigt förstår innebörden av ett aktivt processarbete.

– De missar värdeperspektivet och tror att det enbart handlar om att skapa ordning och reda. Processarbetet blir introvert och detaljerna viktigare än slutresultat och kundnytta, säger han.

Säkra målgruppsanpassning

En annan klassisk fallgrop är att processarbetet skjuter över målet och saknar målgruppsanpassning Processdokumentationen är skriven på högtravande akademisk svenska och processerna svåra att omsätta i praktiken för användarna.

– Det gäller att se till att processerna kommer till nytta för den enskilde medarbetaren. Anpassa processbeskrivningen till målgruppen. Det är stor skillnad om medarbetaren kan sitta i lugn och ro framför datorn och reflektera över innehållet eller ständigt måste vara på språng ute i verksamheten, säger han.

Anders Ljungberg tycker det är dags för modernare grepp och att anpassa processarbetet till en yngre generation.

– Tänk utanför boxen. Dagens unga är inte intresserade av att läsa trista bruksanvisningar när de ska lära sig något nytt, utan kollar på Youtube. Det är någonting att ta fasta på även i processarbetet, förklarar han.