Apotea-chefen visar vägen med enkelhet – ”Kvalitet ska vara sexigt!”

Hur lyckas man bäst med en förbättringsresa?

– Kvalitet i sig kan uppfattas som något ganska tråkigt. Vi behöver förenkla det för att syftet ska nå fram. Vi måste tydliggöra att om vi inte arbetar med kvalitet får vi direkt mer eller mindre allvarliga konsekvenser, då Apotekens grunduppdrag är att verka för en god och säker läkemedelsanvändning.

Så det handlar om att skapa en ansvarskänsla?

– Ja, och eftersom vi är ett apotek blir de största konsekvenserna för oss människoliv. Det spelar ingen roll om man har jättefina rutiner om ingen förstår varför de måste efterlevas. Därför måste man förmedla budskapet bakvänt – detta händer om vi inte gör såhär.

Finns det fler sätt att skapa medarbetarengagemang?

– Det handlar främst om att få in kvalitet i alla moment. Hela bolaget ska tänka, agera och andas kvalitet. Utöver kundernas säkerhet är den yttersta risken att våra medarbetare förlorar sina legitimationer, som de har studerat upp till fem år för att få.

– Men det ska inte bara vara ansvar som driver kvalitet, det handlar också om att inse att kvalitetsarbete är någonting roligt. Under mina 18 år som chef lärde jag mig att ju mer man pratar om kvalitetsbegreppet desto mer växer engagemanget. Det ger en positiv dominoeffekt.

Hur pratar man då om det på bästa sätt?

– På ett sätt som inte blir tjatigt. Kvalitetsarbete blir ofta förknippat med något tråkigt eller att slå någon på fingrarna och säga ”ajabaja”. Men det är väldigt kontraproduktivt att bara ge kritik. Uppmärksamma och fira alla kvalitetsinsatser, till exempel specifika avvikelser som går ner. Det går inte att ge för mycket positiv feedback.

Vilka är de största utmaningarna hos er nu?

– Apoteksbranschen växer, e-handeln växer, och inte minst Apotea. Det innebär att vi måste se över våra rutiner och processer samtidigt som antalet medarbetare också växer. Kvalitetskulturen behöver säkras samtidigt som de nyrekryterade – väldigt kloka och kompetenta människor – ska ha utrymme att komma med inputs.

Hur hittar man rätt i den balansgången?

– Jag älskar att känna mig utmanad, så jag uppmanar gärna nyanställda att läsa rutiner och dela med sig av sina tankar. Om någon frågar ”varför gör vi egentligen såhär?” behöver jag fråga mig själv samma sak. Ibland inser man då att det finns enklare sätt att uppnå samma resultat.

Vilket stöd har du från ledningen?

– Jag sitter i ledningsgruppen och min funktion är lite som en spindel i nätet. Apotek måste förhålla sig till många lagar och föreskrifter för att få och behålla sitt tillstånd. För att säkerställa det behöver jag ha insyn i allt från inköp och marknad till produktion och leverans. Det är snarare kvalitet som är en stödfunktion mot övrig ledning.

Vad är ert viktigaste framgångsrecept?

– Att vi arbetar tvärfunktionellt. Ju mer vi pratar om kvalitet desto mer förstår alla enheter att de behöver synkas med kvalitetsfunktionen. Om min funktion är med från början kan vi coacha och göra rätt från start i stället för att lägga resurser på att åtgärda felaktigheter.

Vad är nytt för dig i din nuvarande tjänst?

– Det som är unikt med Apotea är just att det är ett online-apotek. På ett fysiskt apotek lämnar man själv över kassen till kunden. Nu behöver vi säkerställa patientsäkerhet med hjälp av våra leverantörer. Därför måste vi arbeta nära dem och upprätthålla goda relationer i hela leveranskedjan.

Har du haft någon inspirationskälla under din karriär?

– Kvalitet- och säkerhetschefen på Medstop, ett företag som inte längre finns, var den som sa att jag borde arbeta inom kvalitet. Han trodde verkligen på min förmåga och motiverade mig. Det skapade ett engagemang i mig som jag bär med mig sedan dess.

Vilka verktyg använder du i ditt arbete?

– Du kommer inte höra några svåra ord och begrepp från mig nu, för mitt viktigaste verktyg är människor. Kvalitet är ju helt beroende av delaktigheten från alla medarbetare. Det här kräver som sagt att området inte upplevs som betungande. Kvalitet ska vara sexigt! Det kanske låter lite konstigt att säga så, men det handlar egentligen bara om att vi måste fånga människors uppmärksamhet.

Vad är din förhoppning kring kvalitetsrollen?

– Jag hoppas att alla som arbetar med kvalitet ska förstå hur fantastiskt viktigt vårt arbete är. Speciellt vi som arbetar inom vård och med människor. Det behövs inte utbildningar för 90 000 kronor för att förstå det här. Kvalitet är att arbeta nära människor, för människor.