Är ni beredda?

De nya versionerna av Iso 9001 (kvalitet) och Iso 14001 (miljö) publicerades i mitten av september 2015. Alla som var certifierade hade tre år på sig att gå över till de nya utgåvorna. Nu återstår ett år och förvånansvärt många har ännu inte tagit steget. Har ni?

Om inte, försök se övergången som någonting positivt och inte bara som ett ”tungt måste”. Den nya Iso 9001 är verkligen ett vassare verktyg för ledningen att styra sin verksamhet och få affärsnytta (inga floskler, utan verkliga uttalanden jag hört från flera som gått över till ISO 9001:2015).

Det bästa tipset för övergången är att ha framförhållning, avsätta tillräckligt med tid för att implementera de nya kraven på bästa sätt utifrån er verksamhet. Därför måste ni börja NU! Och tänk på följande:

1. Ledningen behöver vara delaktig och engagerad i arbetet. Se till att kvalitetsarbetet (inklusive policy och mål) matchar affärsmål och övergripande strategier.
2. Kommunicera internt varför ni arbetar med kvalitetsledning och ska göra uppdateringar. Kvalitetsledning handlar om att odla en förbättringskultur, då måste alla förstå syftet och få delta i förbättringsarbetet.
3. Kartlägg hur ni gör idag gällande de nya standardkraven på till exempel omvärldsbevakning och riskhantering (exempelvis genom en internrevision). Se över era processer. Förändringarna ska integreras i era processer.
4. Bygg ert ledningssystem efter just er organisation/verksamhet med tillhörande omvärld och snegla inte för mycket på hur andra gjort. Rensa ut onödiga dokument. Försök gör det så enkelt som möjligt för medarbetarna att ”göra rätt”.

Sist, men inte minst: Se övergången som ett skifte från att betrakta kvalitetsledningssystemet som någonting som uppfyller en standard, till att vara ett affärscentrerat tillvägagångssätt som främjar och upprätthåller er organisation. Om ledningssystemet inte är en återspegling av er organisation – och inte överensstämmer med dess syfte och strategier – kan ledningens uppfattning om att ledningssystemet är en börda vara verklighet.

Lycka till och har du frågor om övergången, gå en utbildning hos Sis eller andra aktörer. Du får gärna också kontakta mig!

PS Iso har tagit fram vägledningar för alla som ska arbeta med den nya versionen av Iso 9001 och Sis har översatt flertalet till svenska. Vägledningarna innehåller bland annat ett dokument med vanliga frågor och svar. Där finns en summering av de viktigaste förändringarna i Iso 9001:2015.

Tina Bohlin, projektledare på det svenska standardiseringsinstitutet, Sis
tina.bohlin@sis.se