Att bolla med möten

Har nyligen och förmodligen rätt sent gått över till en digital kalender med vackra gröna fält för varje aktivitet. Att varje vecka snabbt fått karaktären av en grön heltäckande fotbollsplan har faktiskt varit en rätt skrämmande upplevelse, för det speglar på ett grafiskt brutalt sätt den tid som läggs på olika former av möten.

Det är förmodligen så att många yrkesverksamma människor, liksom jag, upplever att de har alldeles för många möten och att mötena ofta har karaktären av informationsmöten med vaga konturer. Kanske kan det då vara bra att fundera över den möteskultur som råder; går det att ha färre möten och går det att ha effektivare möten? Ja, jag tror att det finns mycket att förbättra generellt och att det kan göras på ett relativt enkelt sätt. Varför inte utnyttja spontana möten i korridoren bättre och varför inte förbereda de möten man har i detalj så att de går snabbare. Att hålla tiden och att ha effektiva möten är något som alla mår bra av.

En erfarenhet är också att det är viktigt att föra protokoll och verkligen se till att man tar beslut och att dessa utförs av någon. Annars är risken att det man tar beslut om inte genomförs och följs upp och att man därför måste ha nya ”onödiga” möten om samma sak.

Kanske bör man också fundera på hur man ska få alla delaktiga. Här kan ett val vara att inte ha för många möten för att inte riskera att allt för många tröttnar på dem. Att låta olika personer vara föredragande är också ett effektivt sätt liksom att ha genomtänkta möten, för det i sig engagerar. Viktigt är här att se till att dagordningar, skrivelser och annat som berör ett kommande möte tidigt skickas ut i organisationen. Allt ska vara förberett så att man kan ta direkta beslut.