”Bättre dokumentera för lite än för mycket”

Hur arbetar du som konsult?

– Jag hjälper företag och organisationer att bygga upp ledningssystem, men gör även internrevisioner, håller utbildningar och svarar för rådgivning, i många fall med inriktning mot hållbarhet. När ett företag växt och kommit upp i 15 – 20 anställda går det inte att hålla allt i huvudet längre. Då behövs ett ledningssystem för att styra upp och få struktur på verksamheten.

Du har arbetat med ledningssystem sedan 1990 – på vilket sätt har arbetet förändrats?

– Kvalitet har funnits med hela tiden. Men det som kommit starkt på senare år är arbetsmiljö. Det kan bero på flera saker, som till exempel att man vill skapa en trivsam arbetsplats för sina anställda, krav i upphandlingar eller synpunkter från Arbetsmiljöverket.

Har arbetet med ledningssystem förändrat karaktär även på andra sätt?

– 2015 kom en ny version av kravstandarden för kvalitet och miljö. Den ger vissa möjligheter att begränsa dokumentationen till de områden som utgör risker i respektive process. Mitt råd brukar därför vara: dokumentera hellre lite för lite än för mycket. Det är inte ovanligt att den som står i begrepp att bygga upp ett ledningssystem är överambitiös och försöker beskriva varenda liten rutin.

Vad är problemet med att dokumentera för mycket?

– Ett ledningssystem är till för att användas. En medarbetare som möts av en förteckning på 20 – 30 dokument blir avskräckt. Då är det bättre att begränsa sig till en handfull dokument som verkligen används. Den organisation som redan har ett system för sitt kvalitetsarbete bör därför inte lyfta över det i ett nytt ledningssystem, utan först göra ett noggrant urval.

Du jobbar även med hållbarhet – hur hänger det ihop med kvalitet?

– Ett ledningssystem för kvalitet är lättförståeligt och utgör ett bra fundament som sedan kan byggas på med standarder för hållbarhet, som till exempel miljö, arbetsmiljö och csr. Kvalitet och hållbarhet har ett intimt samband. Ett systematiskt arbete med miljö och arbetsmiljö ger kostnadsbesparingar samt ökad trivsel och mindre risker. Medarbetare som känner trivsel och trygghet på sin arbetsplats gör ett bättre jobb och levererar god kvalitet.

Vilket är ditt bästa råd till företag som vill införa ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö?

– För det första ska man fundera över varför man ska ha det. Beror det på krav från kunderna? I så fall bör man tänka ett varv till och undersöka hur man bäst får nytta av ledningssystemet. Ett ledningssystem kan bli ett konkret förbättringsverktyg, förutsatt att det hanteras på rätt sätt.

– Många företag lägger ned stora pengar på dyra affärssystem, som givetvis kräver utbildning för att kunna användas på rätt sätt. Samma sak med ledningssystem. Om man inte förstått eller försöker förstå vad de kan göra är det bortkastade pengar. Först när man lägger ned tid och energi på att sätta sig in i ledningssystemet ger det rejäl hävstångseffekt i verksamheten.