De 5 viktigaste nycklarna i ett proaktivt krisarbete

– I och med Coronakrisen är de flesta företag i kris på olika sätt och hela branscher har hamnat i stormens öga, konstaterar hon.

Carolin Runnquist är övertygad om att vi under de närmaste åren kommer att få uppleva många andra typer av kriser.

– Den snabba utvecklingen genom digitaliseringen ökar risken för att företag ska drabbas av en kris. Ska vi vara djärva kan vi se en kris som en möjlighet. Men det är enbart om vi är förberedda och vet exakt hur vi ska agera, säger hon.

Fakta

Krisens fyra faser

– Chockfasen.– Reaktionsfasen.– Bearbetningsfasen.– Nyorienteringsfasen.

Reagerar olika

Carolin Runnquist menar att det är viktigt att ledningen förstår att en kris ofta är en pressad situation för de inblandade. Hon konstaterar att människor reagerar olika i en krissituation.

– En del blir passiva, tysta och inåtvända. För andra kommer det naturligt att kavla upp ärmarna och vara väldigt operativa. Somliga har ett behov av att vara nära och få prata med andra människor. Hur en person kommer att reagera är svårt att veta i förväg.

Hon menar att människor behöver få en känsla av sammanhang för att hantera pressade situationer på ett effektivt och balanserat sätt. Ledaren är den som har möjlighet att ge sina medarbetare förutsättningar att hantera krisen på ett så bra sätt som möjligt.

Tappa förtroende

Om ett gott ledarskap saknas kan det få konsekvensen att människor inte drar åt samma håll, att organisationen inte tar sig ur krisen helskinnad och att omvärlden tappar förtroende för organisationen.

– Forskning visar att ett väl fungerande ledarskap är den enskilt viktigaste faktorn i en bra hanterad kris, säger Carolin Runnquist.

För att kunna ge sina medarbetare de bästa förutsättningarna att hantera krisen, behöver man fokusera extra på informationsstruktur, proaktivt arbete och inlyssnande.

– Som ledare händer det naturligtvis att man själv blir berörd och pressad av krisen. Det är mänskligt och händer de flesta. Att ge sig själv förutsättningar att leda under krisen är därför extra viktigt, och man behöver omge sig med medarbetare som man litar på, se till att få mat och sömn samt klarar av att fatta beslut. Detsamma gäller naturligtvis medarbetarna.

Kulturen lägger grunden

Hon konstaterar att organisations värderingar och kultur är det som lägger grunden för krishanteringen.

– Värderingar och kultur är inget man sätter under pågående kris, men däremot blir det viktigt att leva värderingarna för cheferna även under pågående kris. Det behövs förebilder.

Att förstå att en kris har inträffat är inte alltid så enkelt som man kan tro.

– Därför behöver ledningen se till att organisationen har tydliga rutiner för eskalering och aktivering när någon medarbetare misstänker att en kris har inträffat.

Krisledningsguppen har ansvaret

Hon betonar att krisledningsgruppen är den som har det yttersta ansvaret för att leda organisationen igenom en kris, samt även är den som beslutar när en situation är att betrakta som en kris och när en kris kan anses vara över.

– Det är viktigt att definiera roller och ansvar inom organisationen innan en kris har inträffat. På så sätt underlättas snabb aktivering och konflikter maktkamper kan undvikas.

Hon tipsar om att föra logg vid en kris är bra då det ger en tydlig historik att gå tillbaka till efter avslutad kris.

– Lägesbilden är ett värdefullt verktyg under en kris. Den ger en överblick över vilka fakta man har, vilka antaganden som är rimliga att göra, vilka mål som sätts för krishanteringen och vilka åtgärder som behöver vidtas. Lägesbilden behöver uppdateras löpande under krisen för att följa händelseutvecklingen.

Våga fatta beslut

Här gäller det att vara källkritisk samtidigt som ledningen måste våga fatta beslut. Hon betonar här att vara källkritisk.

– Men man måste också vara beredd att snabbt ändra sig om situationen förändras, som det varit med Coronakrisen.

Carolin Runnquist menar att kommunikationen är en central del i all krishantering, och det är viktigt att komma igång med den snabbt när en kris har identifierats.

– Ta fram en kommunikationsplan för hur krisen ska hanteras ur ett kommunikativt perspektiv. Det kommer både att hjälpa chefer och medarbetarna. Viktigt är också att se till att man har anpassat kommunikationen efter intressent och kanal. Ärlighet och transparens lönar sig alltid.

Inte över

Kommunikatörer är ofta skickliga på just kriskommunikation.

– Se till att de blir delaktiga i krishanteringen snabbt. Det kommer både organisationen och ledningen att gynnas av.

När krisen är över är det lätt att tro att arbetet är avslutat och klart.

–  Men det är viktigt för organisationen att få ett avslut på krisen för att kunna gå vidare. Ofta kvarstår också viktiga arbetsuppgifter, som till exempel är kopplade till kommunikation och utvärdering. Även när krisen är avslutad ska man till exempel utvärdera om krisen har haft någon negativ varumärkespåverkan som behöver hanteras, säger Carolin Runnquist

För chefer är det också viktigt att förstå att även om den faktiska krisen är att betrakta som över, kan medarbetare fortfarande vara starkt påverkade av vad som hänt och fortfarande ha ett behov av ett närvarande ledarskap.

De 5 viktigaste nycklarna i ett proaktivt krisarbete:

• att förstå vilka risker din organisation är utsatt för.
• att ha en krisplan att hålla i handen när krisen är ett faktum.
• att krisövningar är bra för att testa hur väl förberedd organisationen är för att hantera en kris. De har också ett tydligt lärande fokus. En sådan bör man göra varje kvartal eller i varje fall två gånger per år.
• Kriser innehåller dock alltid överraskningsmoment och som ledare behöver man därför vara beredd att hantera även det oväntade.
• Checklistor och mallar är bra verktyg att ha när krisen inträffar.