Delat ledarskap när Strängnäs digitaliserar

Medborgaren ska involveras och en helhetssyn på individen är viktiga inslag när Strängnäs kommun utvecklar ett helt nytt sätt att stötta medborgarna till jobb med hjälp av två förändringsledare.

Rutinarbetet försvinner och kapacitet frigörs till effektivare arbetsmarknadsinsatser och betydligt fler invånare kommer loss ur sitt utanförskap.

– Det här är digitalisering i dess riktiga bemärkelse, ett samspel mellan verksamhetsutveckling och teknik, säger Patrik Nilsson, ansvarig för verksamhetsutveckling i Strängnäs kommun.

Bakgrunden till projektet är ett behov av att på ett bättre sätt stötta individer som länge haft ekonomiskt bistånd från kommunen utan att komma vidare till ett varaktigt arbete. Situationen med ökande beroende av försörjningsstöd var inte långsiktigt hållbar.

Ny modell för jobbsök

Tillsammans med Eskilstuna kommun har nu Strängnäs utvecklat ett helt nytt sätt att stötta medborgarna till jobb.

– Vi har sett att många som är beroende av ekonomiskt bistånd har snurrat runt mellan olika handläggare och typer av insatser. Nu har vi gjort om handläggningen till ett sammanhållet flöde, från arbetslös till anställd, berättar Sara Lindered, arbetsmarknadskoordinator i Strängnäs kommun.

Hon har ingått i arbetsgruppen för att ta fram den nya modellen, som kallas Individuella Möjligheter till Arbete, IMA.

– Vi har fått jättebra resultat. Utöver att erbjuda en och samma kontaktperson genom hela flödet är en framgångsfaktor att vi har fokus på personens egna önskningar. Till skillnad från tidigare samarbetar vi nu också med det privata näringslivet, och även arbetsgivarna får stöd av oss.

De personer som hittills fått stöd genom IMA-modellen har alla varit långbidragstagare. Många har uppburit ekonomiskt bistånd i tio år eller mer. Efter 11 månader är 45 procent i arbete och 30 procent i studier.

Digitalisering frigör resurser

IMA-modellen är framgångsrik men kräver också resurser. Viktigt i sammanhanget är därför att kunna automatisera vissa tidigare arbetsuppgifter.

– Vi visste att vi behövde frigöra tid för socialsekreterarna så att de skulle kunna arbeta i större skala med IMA-modellen. Det krävdes en större förändring med hjälp av ny teknik. Vår arbetsmarknadsverksamhet, Jobbtorg, måste helt enkelt göras om, säger Patrik Nilsson.

Hur det skulle gå till var ovisst, några färdiga lösningar fanns inte. Frédéric Rambaud, digital strateg i Strängnäs kommun, är tillsammans med Patrik Nilsson förändringsledare i projektet.

– Vi fick navigera och rita kartan samtidigt, eftersom vi bryter ny mark, säger Frédéric Rambaud.

Fördel med två

Han ser dessutom stora fördelar med att vara två förändringsledare i projektet.

– Att ha två förändringsledare är en framgångsfaktor. Vi är varandras bollplank, vilket minskar risken för att tekniker och verksamhet inte förstår varandra, säger Frédéric Rambaud.

Totalt berörs drygt 50 personer av projektet inom Jobbtorget och därutöver vissa medarbetare inom kommunens staber.

– Vårt mål har hela tiden varit total transparens och delaktighet. Förändringar skapar stress som kan göra att man tappar bort förankringen. Vi har dock varit noga med detta, verksamheten måste äga sina egna förändringar, säger Patrik Nilsson.

Återkopplar till syftet

Varje arbetsgrupp har arbetat fram hur och vad som ska förändras hos just dem. Vissa socialsekreterare har blivit arbetsmarknadskoordinatorer, andra har fått ett förändrat arbetsinnehåll i sin tidigare roll.

– Om man återkopplat till sitt ”varför” ofta blir alla påminda om vilken nytta förändringarna gör. Vårt övergripande syfte är ju att fler ska slippa vara beroende av försörjningsstöd, vilket alla våra medarbetare tycker är viktigt, säger Frédéric Rambaud.

– Vi följer till exempel varje vecka upp statistik över antalet barn vars föräldrar är beroende av försörjningsstöd. Att se den siffran minska skapar motivation.

Kommunikationen kring projektet är tät. Varje tisdag hålls till exempel ett gemensamt 20-minuters ”ståmöte” för en uppdatering. Regelbundna enkäter görs bland medarbetarna. De får svara på om projektet känns fullt meningsfullt och vad som är jobbigt.

– Viktigt är också att verksamhetschefen har varit engagerad och synlig i projektet, och tydlig med vart vi är på väg, säger Patrik Nilsson.

Gör fel fort

Det nya automatiserade arbetssättet ska tas i full drift före sommaren. Ansökningar om ekonomiskt bistånd kommer då till stor del att hanteras med hjälp av en robot, ett program, som bereder ärendet. Socialsekreteraren behöver sedan bara fatta beslut.

– Allt som är regelstyrt och repetitivt görs av roboten, som också följer upp att bedömningen av ansökningarna görs konsekvent. Vi vet att kvaliteten blir högre – roboten gör färre fel, säger Frédérick Rambaud.

Lyckad digitalisering enligt Strängnäs kommun

• Kombinera utveckling av verksamhet och teknik.
• Ha två förändringsledare med inriktning på verksamhet respektive teknik.
• Se till att varje arbetsgrupp äger sin egen förändring.
• Återknyt ofta till varför ni ska förändras.
• Gör fel så fort som möjligt.
• Satsa på transparens och delaktighet med tät kommunikation.