Det ska vara lätt att göra rätt

Inom ramarna för Göingemodellen har verksamhetsområdet Hälsa och omsorg gett sig ut på en kvalitetsresa som sedan 2018 har Anneli Flink som kapten. Hon är chef för Förebyggande och resurs, en av tre avdelningar på Hälsa och omsorg. Den består i sin tur av fyra enheter: korttid, hälso- och sjukvård, rehab samt Myndighet och utveckling. I den sistnämnda ingår myndighetsutövning, Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), Socialt ansvarig samordnare (SAS), utvecklingsledare, äldrepedagog, seniorlots, systemförvaltare, inköpssekreterare, vårdplanerare och IT-handläggare.

Förebyggande uppdrag

Totalt ingår cirka 70 medarbetare i Förebyggande och resurs, som på olika sätt agerar stöttepelare för övriga delar av verksamhetsområdet Hälsa och omsorg. Navet för själva kvalitetsarbetet inom Hälsa och omsorg är enheten Myndighet och utveckling. Den arbetar för att stötta övriga enheter i förebyggande och kvalitetsarbete. Ett lokomotiv för kommunens kvalitetsresa på vägen mot målet: att ha råd, rutiner och systematiskt kvalitetsarbete inarbetat i verksamheten från grunden, tills det har blivit en självgående del av processen.

Anneli Flink är både avdelningschef på Förebyggande och resurs och enhetschef för Myndighet och utveckling.

– Alla mina medarbetare har någon form av förebyggande uppdrag, och man är resurs till äldreomsorgen och funktionsstöd. På olika sätt ska vi stötta de verksamheterna i deras arbete, berättar hon.

Systematiska egenkontroller

2019, året efter att Anneli Flink tillträdde sitt nya uppdrag, påbörjades kvalitetsarbetet på allvar. Det inleddes med en GAP-analys, som mäter gapet mellan nuläget och målet – där man vill vara. Samtidigt tittade hon på vad som ingick i kvalitetsledningssystemet. Man kan få rött, grönt eller gult ljus beroende på hur man ligger till – grönt ljus innebär att målen är uppfyllda. På hälsa och omsorg blev det ganska mycket rött.

– Man kan inte göra allt, så vi fick bestämma oss för att börja med vissa saker, konstaterar Anneli Flink. Då hade kommunen bestämt sig för att använda PDCA (se faktaruta) samt Stratsys, så vi startade där och bestämde oss för att börja med egenkontroller. För någonstans skulle vi ju börja.

Sagt och gjort. De fick med sig alla chefer på tåget, och började driva projekt som byggde in egenkontroller i systemet.

Fördelen med att ha en enhet som arbetar internt mot den övriga verksamheten med kvalitetsarbete är att kvaliteten därmed har en plats högt upp på agendan – alltid. Vilket är en nyckel till ett fungerande kvalitetsarbete.

– För en chef i till exempel en hemstjänstgrupp eller särskilt boende är det mycket fokus på personal, arbetsmiljö och budget, först därefter kommer kvalitetsarbetet. Då kan vi vara som ett stöd och handleda i kvalitetsfrågorna, menar Anneli Flink.

Arbetar med avvikelser

De kan erbjuda handledning och är med och lägger grunden ute i den externa verksamheten. De omvärldsbevakar, uppdaterar rutiner ute i enheterna när det kommer ny lagstiftning, handleder och utbildar chefer och är ute på avdelningarna och pratar med chefer och medarbetare.

– Kommunikationen är A och O. Vi jobbar ständigt med att hitta vilka forum vi ska vara i och hur ofta. Ibland är vi ute och träffar enskilda enhetschefer, berättar Anneli Flink.

Hon kallar MAS och SAS för ”Resande i kvalitet”; de deltar ofta på möten ute i verksamheten för att diskutera olika frågor, liksom utvecklingsledaren.

– Det jobbar vi hårt för att kunna göra regelbundet, för vi ser att det är ett viktigt forum, säger Anneli Flink. Och sedan ska MAS, SAS och utvecklingsledarens egna granskningar från fältet bakas in i kvalitetsarbetet.

De arbetar mycket med avvikelser såsom lex Sarah, rapport av vårdskador och rapportering av negativ händelse ifråga om medicinska produkter. I samband med avvikelserna diskuteras vad var det som hände och vad gör vi för att det inte ska hända igen. Riskbedömningar görs för att garantera kvaliteten när man till exempel måste ändra rutiner. Vilket ju måste ske varje gång någon ändring görs i Socialstyrelsens författningssamling, lagar eller organisationsförändringar med mera.

Strävar efter systematik

Därutöver har man alltså egenkontrollerna.

– Man ska ha egenkontroll i verksamheterna, där vissa är gemensamma och vissa är mer specifika utifrån just den verksamhetens uppdrag. Det är en avvägning att ha lagom många kontroller, har man för många hinner man inte följa upp och jobba med det, har vi för få kan vi missa något viktigt, menar Anneli Flink.

Ett klassiskt exempel på egenkontroll är dokumentation. Man tittar på social dokumentation, hälso- och sjukvårdsdokumentation, myndighetsutövning och genomförandeplaner.

– Ett annat exempel är basal vårdhygien, där vi också gör mätningar varje år för att se hur vi följer de föreskrifter som finns, berättar Anneli Flink.

– Där handlar det om att utveckla metoderna för hur vi genomför egenkontrollerna. Kontrollerar man sig själv eller en kollega på samma enhet finns en risk att man är överpositiv, och tror att man gör allt rätt. Kontrollerar man ute på andra enheter blir man mer kritisk – och det är det vi vill, för vi behöver hitta bristerna, vad vi måste jobba med.

De har byggt en mall för riskbedömningar och strävar efter att göra arbetet så systematiskt som möjligt. Det är när systematiken sitter i alla led som hjulen börjar snurra av sig själva, vilket är målet.

Fokus på kund och patient

Det finns hur mycket som helst att göra men man kan inte greppa för mycket för det mäktar man inte med. För Anneli Flink har ledarskapet för kvalitetsresan också handlat om att hålla fokus på vilka bitar man ska jobba med, och vara stringent. Hon berättar att man fokuserar på tre till fyra saker åt gången:

– Det vi har jobbat mycket med nu är avvikelse, riskbedömningar och egenkontroller. Sedan har vi jobbat i team kopplat till förebyggande arbete, för där har vi sett att vi behöver ett större grepp: vad menar man med team? Alla tror att de vet vad det är, ”vi har teammöten”, ja, det är bra men det innebär så mycket mer, vi måste jobba med att man känner till varandras kompetens, vem som gör vad.

Därutöver är det alltid viktigt att sätta ”patienten” (inom vård och omsorg) respektive ”kunden” (inom socialtjänst) i fokus, understryker Anneli Flink. Allt går ut på att minimera risker för kunder och patienter och inte tappa ur minnet vad som är bäst för dem. En del i det systematiska arbetet är att jobba efter ett ”årshjul” för att kvalitetsarbetet ska följa vissa givna rutiner. Arbetet startar med en analys av underlag från till exempel MAS och SAS. Sedan görs en verksamhetsplan och så en kvalitetsdag på det, där man går igenom vad som har kommit fram, och vad alla måste göra nästa år, för att ge alla en chans att bli delaktiga och göra inspel.

– Sedan spikar vi planen till nästa år, varje chef gör en egen handlingsplan för sin verksamhet. Ibland kan det vara så att vissa chefer säger att vi har många saker att jobba med gemensamt, och det är inget som hindrar, säger Anneli Flink.

Hjulen ska snurra av sig själva

När kvalitetsresan fortfarande var ung kom 2020 och pandemin.

– Man kan inte säga annat än att pandemin har påverkat arbetet, säger Anneli Flink. Men vi har jobbat med riskbedömningarna, så det har inte stått helt stilla, även om det inte har gått så fort som vi har önskat.

Än finns alltså mycket kvar att göra inom Hälsa och omsorg i Östra Göinge. Man har satt höga mål. Hjulen ska snurra i kvalitetsarbetet oavsett om poster byts ut. Vem som helst ska kunna sluta utan att kvaliteten påverkas. Det är målet. Rutinerna ska vara så väl implementerade att inget förändras, även om Anneli, MAS:en eller vem som helst annan lämnar över till en ny förmåga. Kvalitetssystemet ska vara lätt för alla att använda så att alla blir delaktiga.

– Det är viktigt och där är vi inte än. Det snurrar inte själv och vi har fortfarande saker jobba med, konkluderar Anneli. Men vi har verktyget på plats och vi har en struktur, med ett årshjul för vårt kvalitetsarbete. Den strukturen ska vi följa för att hålla det här vid liv in i framtiden.