Effektivare ärendehandläggning kan ge stora besparingar

Offentlig verksamhet De statliga myndigheterna har mycket pengar att spara på effektivare ärendehandläggning, framgår av en färsk rapport från Statskontoret. Men det är också viktigt att myndigheterna är medvetna om de utmaningar som är förknippade med effektiviseringar, som till exempel kvalitetsaspekten.

Effektivare ärendehandläggning kan ge stora besparingar
Även små förbättringar i handläggningen kan ge stora besparingar. Foto: Stock Adobe.

De statliga myndigheternas ärendehandläggning är omfattande och handlar om samhällsviktiga verksamheter som påverkar medborgare, företag och samhället i stort. Men det är också viktigt att service och kvalitet i handläggningen är god, att handläggningstiderna inte är för långa och att staten hushållar med resurserna för att medborgarnas och företagens förtroende för den statliga förvaltningen ska vara högt.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

Statskontoret har nu genomfört en studie om myndigheternas arbete för att effektivisera handläggningen i syfte att visa på generaliserbar kunskap.

Små förbättringar ger resultat

Någon mätning eller bedömning av hur stor effektiviseringspotentialen är i ärendehandläggningen redovisas inte i rapporten. Men man konstaterar ändå att myndigheter som Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket och Skatteverket tillsammans hade anslag på 31 miljarder kronor 2021, varav en stor del gick till att finansiera ärendehandläggningen.

– Det innebär att även små förbättringar av effektiviteten kan spara mycket pengar åt staten totalt sett, konstaterar Thomas Ringbom, utredare på Statskontoret.

Av rapporten framgår att myndigheterna redan i dag genomför många olika typer av åtgärder för att effektivisera ärendehandläggningen. I studien sorteras effektiviseringsåtgärderna in i de fyra övergripande tillvägagångssätten processorienterat arbetssätt utifrån en kartläggning av myndigheternas ärendeprocesser, automatiserad handläggning, behovsanpassade kontaktvägar för kunder respektive effektiva handläggarstöd.

Krävs samlat grepp

Förutsättningarna för att åstadkomma ytterligare effektiviseringar i ärendehandläggningen skiljer sig visserligen åt mellan olika myndigheter. Men en myndighet som avser att effektivisera behöver ta ett samlat grepp kring frågan, menar Thomas Ringbom.

– Den behöver analysera och bedöma vilka åtgärder som har bäst möjligheter att öka effektiviteten med hänsyn tagen till bland annat vilken typ av ärendeslag det handlar om, de förutsättningar att effektivisera som lagstiftningen ger samt omvärldsfaktorer. Statskontorets studie är ett underlag och stöd för en sådan analys, säger han.

Kvalitet centralt för effektivisering

Samtidigt konstaterar man att det finns flera utmaningar i arbetet med att effektivisera handläggningen. En central aspekt är kvalitet på samma sätt som kostnadseffektivitet.

– En verksamhet med hög produktivitet är ineffektiv om fel saker produceras eller om det som produceras har låg kvalitet. En åtgärd för att effektivisera ärendehandläggningen som leder till lägre kostnader, men som samtidigt också leder till lägre kvalitet, som till exempel att myndighetens beslut i ett ärende inte håller vid ett överklagande, är inte en effektivisering, förklarar Thomas Ringbom.

Risker med regeringens styrning

Enligt rapporten har även regeringens styrning stor betydelse för myndigheternas förutsättningar att effektivisera ärendehandläggningen. Regeringen behöver ta hänsyn till att det finns risker och utmaningar när den styr mot effektivisering hos myndigheterna.

– Om regeringen till exempel ställer krav på att öka effektiviteten i ett visst ärendeslag hos en myndighet kan det leda till att myndigheten i praktiken prioriterar ned effektiviteten i andra ärendeslag, säger Thomas Ringbom.

Här finns rapporten.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.