Effektivare myndigheter med processer

Processtyrning kan bli en viktig nyckel för att klara de utmaningar som statsförvaltningen står inför, enligt en ny studie från Statens kvalitets- och kompetensråd, KKR och Ekonomistyrningsverket, ESV. Det skulle kunna underlätta ärendehanteringen när flera myndigheter är inblandade.

KKR och ESV har tittat närmare på arbetsprocesser och verksamheter där olika myndigheter är inblandade. De konstaterar att det generellt finns mycket stora möjligheter att effektivisera och att ge medborgarna bättre service.

Att många myndigheter är inblandade när något ska genomföras är vanligt. Ett exempel är skattebrottsprocessen där Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten, Polisen och åklagaren måste kontaktas. Ett annat exempel är vid rehabilitering av sjuka. Då är Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och sjukvården inblandade i samma process. Det finns många liknande exempel på gränsöverskridande processer i statsförvaltningen när det gäller service till privatpersoner såväl som till näringslivet.

Bättre samarbete

Enligt KKR och ESV fungerar inte samarbetet mellan myndigheterna optimalt. Organisationsgränser, arbetsorganisation, regler, mål och mätsystem sätter käppar i hjulet och komplicerar processerna. Organisationsgränser är kanske det största hindret eftersom de ger upphov till skillnader i regelverk, arbetssätt och kultur mellan myndigheterna.

När många är inblandade saknas också helhetssyn och helhetsansvar för processen. Det kan till och med hända att uppdragen och målen ser olika ut och det är svårt för medborgarna att få information om vad som händer vilket leder till onödiga kostnader.

Användarvänlig

Men enligt KKR och ESV finns det stora möjligheter att effektivisera tjänsterna till landets medborgare. Exempelvis behövs en förändrad styrning, andra typer av verksamhetsmål och en förändrad lagstiftning för att man ska lyckas optimalt med arbetsprocesser där flera myndigheter är inblandade. Processerna måste styras tvärs över myndighetsgränserna, med medborgaren som utgångspunkt, för att man ska klara de utmaningar som statsförvaltningen står inför. På så sätt skulle helhetssynen på vad man gemensamt ska åstadkomma i en process bli bättre, menar KKR och ESV.

– Det räcker inte med att uppmana myndigheterna till mer samverkan. Myndigheterna måste också ges möjligheten att arbeta på det sättet. Det kan de inte idag när varje myndighet styrs för sig utan tillräcklig helhetssyn på vad de gemensamt ska åstadkomma i en viss process, säger Lars Stigendal, projektledare på KKR.

Pilotprojekt

En fullt genomförd processtyrning över myndighetsgränserna skulle få stora konsekvenser, bland annat när det gäller ansvarsfördelning, lagar, regler, IT-system med mera. Därför föreslår KKR och ESV att man gör ett par processer till pilotprojekt. Tanken är att studera hur dessa processer styrs idag, sätta andra mål för att processtyra dem på ett mer sammanhållet sätt och se vilka konsekvenserna blir.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.