Inga produkter i varukorgen.
Enkla knepet som håller ledningssystemen igång
Standarder Standarder innehåller en rad punkter som återkommande ska göras. Årshjul kan ge stöd i prioriteringen enligt revisionsledaren Lars Björkeström, som gärna hade velat se krav på årsplanering i Iso 9001, 14001 och 45001.
Årshjul kan vara ett användbart verktyg när det kommer till ledningssystem. Foto: Adobe Stock
Ett godkänt ledningssystem är mer än ett plakat. Att certifieras är lite som att skaffa en ny bil menar Lars Björkeström, revisionsledare på Qvalify. När man väl har den så ska den användas och regelbundet underhållas.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Systemet tuggar inte på av sig självt, sade han under Qvalifys webinarium om KMA-hjul i mitten av december.
Standarder kommer med utförliga att-göra-listor som ska bockas av under årets gång, så som att:
- Löpande kartlägga organisationens förutsättningar
- Klargöra policys, roller, ansvarsområden och befogenheter
- Bedöma risker och möjligheter
- Fastställa åtgärder för att hantera risker och möjligheter
- Hålla koll på legala och bindande krav
- Följa upp till mål och handlingsplaner
- Utvärdera leverantörer
- Genomföra internrevision
- Hålla i ledningens genomgång
Hjälper till att få rull på KMA-frågor
För att inget ska falla mellan stolarna, och för att rätt sak ska göras i rätt tid så rekommenderar Lars Björkeström årshjul.
Ett årshjul är en visuell plan som används för att organisera och schemalägga aktiviteter över året. Verktyget hjälper till att skapa struktur och underlätta planering. Det kan användas för att markera viktiga milstolpar, schemalägga budgetcyklar och planera andra viktiga händelser över året.
Iso 9001, 14001 och 45001 innehåller inte krav på årshjul men Lars Björkeström tycker att planeringsverktyget kan hjälpa organisationer att få rull på många kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörelaterade frågor. Om han själv hade skrivit standarder så hade han smugit in något om årshjul, sade Björkeström under webbinaret.
– De som har fungerande årshjul har ofta fungerande ledningssystem.
Han ger några exempel som han lagt märke till ute på fältet. Som revisionsledare ser han allt fler organisationer som år efter år säkerställer att organisationens dokument är aktuella, regelbundet gör SWOT-analyser för att förstå förutsättningarna inom verksamheten eller uppdaterar koll på nya lagar en gång i kvartalet.
Årshjul kan se ut på olika sätt beroende på vad som passar organisationen. Det finns dock vissa punkter som Lars Björkeström rekommenderar att alla gör för att bättre leva upp till standarder:
- Titta på er processkarta och fundera över vad ni behöver hantera med en viss periodicitet
- Bestäm hur era årshjul ska se ut
- Ta fram ett årshjul för ledningsprocessen
- Ta fram årshjul för stödprocesser
Lars Björkeström slår också ett särskilt slag för en sak som han upplever att fler behöver planera in i verksamheten.
– Ofta när jag är ute och gör revisioner så märker jag att verksamheter gör för få övningar. Man måste se till att man är redo om det som inte får ske, sker. Om det finns risker så behöver man öva. Hur agerar ni i skarpt läge?
