Enklare utan pärmar

Naturligt steg att ta

Att införa ett it-stöd för dokumenthanteringen var därför ett naturligt steg att ta. Maria Wissinger berättar att de gjorde en noggrann genomgång av en handfull olika system innan valet till slut föll på ett stöd från Rationell Mikroteknik, RMT+. Hon medger att det kan vara svårt att välja bland alla de system som finns ute på marknaden, men förklarar att det är viktigt att vara noga med kravspecifikationen så att man köper det system som är bäst lämpat för ens behov.

– Utgå från dagssituationen och fundera hur stödet kan göra det bättre, tipsar hon. Vad ska man ha stödet till, vilka problem finns det idag och vad vill man att systemet ska klara?

Att införa ett it-stöd var självklart för de som arbetade med den administrativa hanteringen av systemet, men ute i produktionen fanns det ett visst motstånd. Många befarade att det skulle ta tid och innebära merjobb att börja jobba med ett it-stöd.

Snabbare reaktioner

Men införandet av det nya systemet har gått både fortare och smidigare än man räknat med och med tanke på den stora administrativa apparat kring det tidigare pärmbaserade systemet är det inte heller underligt att reaktionerna kring det nya systemet varit i huvudsak positiva. Ett stort arbete har också lagts ned på att utbilda alla i systemet, speciellt de som inte har någon datorvana sedan tidigare.

Idag har man infört stödet i tre olika ärendeflöden, men efterhand som stödet införts har nya användningsmöjligheter upptäckts. Bland annat har de börjat använda stödet för kvalitetsrapportering i monteringslinjen.

Tidigare rapporterades alla fel på speciella blanketter som skickades vidare till administrativ personal som matade in uppgifterna i Excel-kalkyler. Men genom att koppla denna rapportering till it-stödet kan uppgifterna nu matas in direkt i systemet.

– Tidigare blev det en eftersläpning på informationen, men nu kan vi när som helst gå in och se statistiken online. Dyker ett fel upp oftare kan vi dessutom direkt lägga in det som en kontrollpunkt, något som tidigare kunde ha en eftersläpning på en vecka, förklarar Maria Wissinger.

Ett annat område som de börjat titta på är att använda stödet för revisioner och avvikelserapportering så att revisorsledaren lättare kan hålla reda på hur avvikelsearbetet fortskrider.

Ser nya möjligheter

– Det var egentligen först när vi började använda systemet som vi insåg att vi kan göra vad som helst med det, berättar Maria Wissinger och framhåller fördelen med att stödet är dynamiskt så att de själva kan gå in och göra anpassningar och ändra i konfigurationerna om de exempelvis vill införa en ny feltyp eller ändra i kontrollstrukturen.

Men även om det finns stora möjligheter att bygga ut systemet för en mängd olika funktioner och användningsområden poängterar hon att det är viktigt att tänka sig för så att inte systemet tar överhanden över verksamheten.

– Stödet ska vara ett verktyg för att ledningssystemet ska fungera bättre. Det gäller att hela tiden se nyttan med det och vara noga med varje förändring så att man inte lägger allt i systemet bara för att man kan det. Då finns en risk att systemet blir en pärm fast på skärm, säger Maria Wissinger.

/Fakta BT Products i Mjölby

Ingår i Toyota-koncernen och har cirka 1 400 anställda fördelade på fem fabriker. Vid den största anläggningen arbetar cirka 900 personer. Där tillverkas 40 000 eltruckar årligen. Vid handtrucksfabriken med cirka 100 anställda tillverkas varje år 100 000 handtruckar. De tre övriga fabrikerna innehåller tillverkning av specialanpassade truckar samt komponenttillverkning. It-stödet för kvalitetsarbetet, RMT+, omfattar alla fem fabriker.