Ett fåtal eldsjälar räcker inte

Det finns många exempel på bra förbättringsarbete inom vården, men det sprids sällan vidare i organisationen. De enheter som är duktiga på kvalitetsfrågor blir inget annat än små förbättringsöar i en ocean av ”vanlig” verksamhet. Få blir med andra ord profeter i sin egen organisation och det är inte heller ovanligt att öarna så småningom faller tillbaka i gamla rutiner igen när eldsjälarna byter jobb eller budgeten förändras.

– Idag förekommer det att avdelningar med bra förbättringsarbete straffas genom nedskuren budget eftersom de lyckats frigöra resurser, än att deras arbete lyfts fram som goda exempel på arbetsplatsen, säger Jesper Olsson på Sveriges Kommuner och Landsting. Tillsammans med Jesper Stenberg har han skrivit rapporten Transformera system, från öar till helhet.

Kunden i centrum

Rapporten bygger på intervjuer med vårdorganisationer som anses framgångsrika inom kvalitetsområdet, både i Sverige och utomlands och den handlar om vilka strategiska vägval som är viktiga om man vill gå från lokala förbättringsöar till att få igång ett långsiktigt strategiskt kvalitetsarbete i hela organisationen.

En tydlig gemensam utgångspunkt för de arbetsplatser som Jesper Stenberg och Jesper Olsson besökt är att de ändrat fokus, från att ha personalen i centrum till att patientens behov och värderingar styr verksamheten i större utsträckning. Kunden är med andra ord det centrala, inte organisationen.

– Alla förbättringsverktyg, du kan ta vilket som helst TQM, EFQM, Malcolm Baldridge, ISO, Sex Sigma, sätter kunden i fokus, poängterar Jesper Stenberg.

Han menar att kundfokusering är just vad som krävs för att få till ett lyckat förbättringsprojekt inom vården. När kunden sätts i centrum påverkar det utformningen även av många andra styrsystem. Organisatoriska frågor som antalet sängar, eller hur man ska förbättra de administrativa rutinerna är inte längre det mest relevanta. Drivkraften blir istället hur man ska arbeta för att ge kunden den allra bästa vården.

Systematik i grunden

Gemensamt för de framgångsprojekt som Jesper Stenberg och Jesper Olsson besökt, oavsett om det varit i Jönköping, i Danmark eller i Salt Lake City, är också att ett systematiskt tänkande och tydliga styrsystem legat i grunden för hela förbättringsarbetet. Arbetet har inte byggt på sporadiska engångsprojekt drivna av eldsjälar som skött dem med magkänslan utan att ha någon strategisk baktanke. Det har varit väl genomtänkt och underbyggt med bakgrundsdata och forskningsresultat. Personalen i den dagliga verksamheten har också varit med och tagit fram arbetsmetodiken, även om ledningen hela tiden hållit arbetet under armarna. Att de personer som ska använda styrsystemen som ett hjälpmedel är delaktiga när arbetssättet tas fram är grundläggande för att det inte bara ska hamna på någon hylla, menar Jesper Stenberg och Jesper Olsson.

– Vad vi kunnat se så har ledningen i de framgångsprojekt vi besökt lyckats skapat en organisationsstruktur som gör att olika nivåer i systemet kopplas ihop, att medarbetarna som arbetar i linjen kopplas mot ledningsstrukturerna, säger Jesper Olsson.

Börja där det märks

I framgångskonceptet ligger också ett kontinuerligt arbete där man prioriterar det som är viktigast. Enligt Jesper Olsson och Jesper Stenberg gäller det att avgränsa sig och först börja arbeta med de processer som själ mest resurser från organisationen.

– Arbetar man med dem finns det goda förutsättningar för att få stora förbättringseffekter, säger Jesper Stenberg.