Experimentlåda för smartare arbetssätt

Tänk att kunna testa en förbättringsidé och se vad som händer i verksamheten, innan den testas i skarpt läge. Det är tanken bakom systemdynamik som Paul Holmström, industridoktorand på Chalmers och Centre for Healthcare Improvement, brinner för. Han blev nyligen klar med sitt licentiatarbete där han jobbat med systemdynamik tillsammans med medarbetare i tretton olika verksamheter inom sjukvården.

– Vi bygger ett slags spel av verksamheten där vi kan studera vad som egentligen händer när vi ändrar på strategier eller rutiner. Eftersom sjukvården är ett både komplext och komplicerat system är detta ett bra verktyg för att testa om en förändring blir som man tänkt sig, säger han.

Ser konsekvenserna

Paul Holmström använder sig av aktionsforskning, vilket innebär att han är involverad i de områden, processer eller fenomen som ska studeras och skapar kunskapen i samarbete med berörda medarbetare. I sina studier har han jobbat med att utveckla processer inom många olika typer av verksamheter, allt från akut- till cancer- och förlossningsvård.

Han konstaterar att det är en stor fördel att medarbetarna själva blir involverade i att testa och utvärdera förbättringsidéerna. Han tillhandahåller modellen, men det är medarbetarna som skruvar på rattar och reglage. Genom att lägga in variationer i flödet och testa olika scenarier, ger systemdynamik en möjlighet att sålla bort de förändringar som inte fungerar.

– Mervärdet som systemdynamik ger är själva experimentlådan. Vi kan testa förbättringsidéerna, vilka funkar, vilka funkar inte och hur blir konsekvenserna över tid? Dessutom får vi en bild av vilka faktorer som påverkar mest, så att vi kan göra förändringar där de gör störst nytta.

En av de stora utmaningarna inom sjukvården är det ojämna flödet av patienter. Till viss del kan variationerna förutsägas, att det är en topp till akuten på fredagskvällar, eller att fler barn föds på våren än på hösten, men till detta kommer också variationer som är mer slumpmässiga.

Topparna frestar på

Problemet, enligt Paul Holmström, är att resurserna inom vården ofta anpassas till ett genomsnitt, vilket gör att topparna alltid blir påfrestande. Han ser stora möjligheter att lyfta svensk sjukvård genom att bli bättre på att använda systemdynamik.

– När flödet ökar är lösningen ofta att låta folk vänta. Men det kan i sig orsaka nya problem. Folk som får vänta kan bli sämre under väntetiden och på akuten pratar man om ögonblick där verksamheten ibland stasar, att det blir så stort tryck av patienter att man tappar överblicken. Dessa ögonblick är oerhört riskfyllda.

I vissa verksamheter kan man inte sätta folk på kö, till exempel på förlossningen eller på intensivvårdsavdelningar. Här blir topparna väldigt påfrestande om bemanningen utgår från ett genomsnittsflöde.

– Jag är inte förvånad att personal blir utsliten. Genom att simulera flödet kan vi få igång en bättre diskussion om bemanning och resurstilldelning. Då kan vi hitta sätt att hantera topparna utan att förlänga väntetider eller slita ut personalen, säger Paul Holmström.