Expert varnar för nollbud i upphandling

Kvalitet Fem regioner som gjort en gemensam upphandling har drabbats av bristerna i leveranser av nödvändiga sjukvårdsartiklar från Apotekstjänst. Akademiska sjukhuset har under fyra dagar tvingats ställa in planerade operationer och de fem regionerna har gått i stabsläge. Nu varnar upphandlingsexperter för alltför låga bud.

Expert varnar för nollbud i upphandling
Akademiska sjukhuset i stabsläge efter bristande leveranser sv sjukvårdsartiklar.

Kvalitetsvård har granskat upphandlingen som orsakat problematiken, en av många där lägsta bud – eller högsta minusbud – vinner.

Problemen med leveranser av sjukvårdsartiklar uppstod då företaget Apotekstjänst den 1 oktober tog över ansvaret för leveranser till regionerna Uppsala, Södermanland, Örebro, Västmanland och Dalarna. Företaget vann en upphandling i fjol där de kom med lägst bud som låg 25 procent under närmaste konkurrent.

I detalj är inte priset redovisat för allmänheten, men en jämförelsesumma redovisas för de tre inblandade företagen som deltog i anbudsförfarandet. Av upphandlingsprotokollet, som Kvalitetsvård tagit del av, framgår att det var just priset för tjänsterna som gjorde att man valde Apotekstjänst.

Inte lyckats leverera

Bara under hösten har patientsäkerheten varit hotad i två fall i samband med två upphandlingsaffärer där de nya leverantörerna inte har lyckats leverera enligt avtal: Unilabs som handlats upp av Region Stockholm för laboratorietjänster och nu Apotekstjänst som misslyckats med att leverera sjukvårdsartiklar till fem regioner.

I båda fallen hade de nya leverantörerna lovat ett betydligt lägre pris för tjänsterna än tidigare utförare. Apotekstjänst har tidigare figurerat i en upphandling där bolaget la ett nollanbud och vann. Nollanbud eller mycket låga bud förekommer ibland i offentliga upphandlingar.

Stefan Berglund.
Stefan Berglund.

Men upphandlingsexperten Stefan Berglund, som driver företaget Den Bra Affären, menar att offentlig sektor bör arbeta för att minimera risken för så kallad strategisk prissättning. I offentlig upphandling innebär det oftast 1-kronas bud eller andra mycket låga offererade priser. Ett mycket lågt pris kan locka men affären kommer sannolikt inte sluta med ett bra partnerskap, anser Stefan Berglund.

– Det är tyvärr rätt vanligt i flera branscher, säger Stefan Berglund till Kvalitetsvård. Den som får ett nollanbud har en skyldighet att återkomma till säljaren och begära en förklaring till anledningen att man kan lägga sig så lågt.

Luckar i avtalet

Ofta handlar det om att säljaren har sett chansen att utnyttja luckor i avtalet och utvärderingsmodellen. Stefan Berglund exemplifierar med en upphandling av IT-konsulter. Köparen efterfrågar både juniora och seniora konsulter i upphandlingen. Priserna för en junior och en senior adderas ihop utan någon viktning. Då är det vanligt att en säljare sätter 1 kr för juniorkonsulten och 1200 kr för en seniorkonsult. Det ger ju ett utvärderingspris på 600 kr och 50 öre. Andra säljare kan ha lämnat mer seriösa priser på till exempel 450 respektive 850 kr men kommer förlora affären med ett utvärderingspris om 1300 kr. När sedan köparen väl beställer en juniorkonsult för 1 kr så finns inga tillgängliga hos säljaren. Men självklart kan en dyrare konsult erbjudas.

– Därmed blir det till sist den klassiska situationen med gungor och karuseller, säger Stefan Berglund.

Företagen kan ofta förklara sig med att det är ett strategiskt beslut man har tagit att ligga väldigt lågt, och ofta går det inte att angripa deras förklaring.

Stefan Berlunds råd för att skydda sig mot oönskade leveransproblem är att det viktigt att redan i upphandlingen vara tydlig med att förseningar kommer att leda till sanktioner.

Upptäck vårt sajt och betalnyhetsbrev Kvalitetsvård som är Kvalitetsmagasinets bevakning av kvalitet i vården. Här finns fler artiklar att läsa om bland annat Upphandlingskarusellen kring Apotekstjänst.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Kvalitetsmagasinet sparar mina uppgifter
Läs mer om vår integritetspolicy här
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.