Experten om internrevision: Detta ska du undvika

Kraftfullt verktyg för att ta tempen

Hon anser att alla välfungerande verksamheter har ett ledningssystem, vare sig de är certifierade eller ej. Men det finns många fördelar med att certifieras och att revidera sin verksamhet enligt ledningssystem. Dels tillkännager man för resten av världen vilka krav man uppfyller, dels förbättras man av regelbundna granskningar.

– Rätt använt är internrevision ett otroligt kraftfullt verktyg genom vilket man kan se hur verksamheten mår och i vilken riktning man är på väg, säger hon.

Under sin karriär har Anna-Lena Hellström tagit del av hundratals revisionsrapporter, och kvaliteten varierar. Hon har definierat sex vanliga fallgropar som bör undvikas för att optimera internrevisionen:

1. Lågt engagemang från ledningen.

Ledningen måste delta i internrevisionen och peka ut fokusområden för att avvikelser ska kunna lokaliseras. Om ledningens engagemang är lågt och revisorn inte får insikt i organisationens utmaningar så ökar risken för att internrevisionen inte leder någonvart.

– Det är klart att en driven revisor som har tillgång till affärsplaner och strategier bör kunna se vilka processer som behöver grävas i, men en dialog skadar inte. Om man inte lokaliserar rätt problem så får man avvikelser som är meningslösa, säger Anna-Lena Hellström.

2. Inget tänk utanför manualen.

Det är förekommande att revisionsplanen är uppbyggd efter en handbok och checklista som aldrig förändras. Anna-Lena Hellström ser hellre att en internrevisor gräver djupare i en eller två processer för att på så sätt hitta förbättringspotential, i stället för att följa samma mall år efter år.

3. Man ser sin manual som sanning.

Orealistiska processbeskrivningar förekommer, det vill säga att man skapar en manual såsom man vill ha den, och inte hur den faktiskt ser ut. Problemet är att man då förväntar sig att organisationen ska ändra sig efter rådande beskrivningar utan att förankra den i verkligheten och de rutiner som faktiskt råder.

– Får man återkommande avvikelser mot rutiner i sin manual, då kan det lika gärna vara fel på den. Inget är statiskt, utan det finns oändligt många sätt att uppfylla standardkraven på! Man får aldrig glömma vad syftet med standardkraven är och hur de kan uppfyllas på ett sätt som ger förtroende för processen, säger Anna-Lena Hellström.

4. Avvikelser hanteras av internrevisorn.

Avvikelserna ska hanteras av de som har mandat att förändra, vilket revisorn oftast inte har. Grundorsaksanalys, eventuella åtgärder och uppföljning måste kort och gott göras av individen som vet vad målet med den angivna processen är.

5. Avvikelser hanteras för sent.

Alltför ofta har Anna-Lena Hellström bevittnat organisationer som hanterar avvikelser månader efter att revisionen gjorts. Förtroendet för internrevisionen riskerar då att skadas. Därför uppmuntrar hon alla att ha en gräns för hur lång tid som får fortgå innan åtgärder vidtas. Sen hantering av avvikelser kan bero på flera saker, men främst kan det vara ett tecken på att internrevisorn inte har förmedlat revisionsrapporten på ett tydligt sätt. Det är revisorns uppgift att förmedla vem som ska åtgärda något och varför.

– Sen hantering av avvikelser kan också vara ett tecken på att man helt enkelt inte prioriterar internrevisionen eftersom man inte ser värdet och syftet med verktyget. Som revisor måste man kunna förklara syftet bakom standardkraven för att i slutändan göra nytta, säger Anna-Lena Hellström.

6. Ingen uppföljning.

Man måste följa upp en åtgärd för att veta att den haft önskad effekt. Har man verkligen åtgärdat grundorsaken? Annars är allt förgäves.

Tillfälle för lärdomar

Det finns goda exempel som Anna-Lena Hellström stött på. De som lyckats optimera sin internrevision har gemensamt att de ser händelsen som ett tillfälle för lärdomar. Organisationerna kännetecknas i mångt och mycket av motsatsen till fallgroparna genom att bland annat arbeta med fokusområden som tagits fram i samarbete med ledningen, följa upp alla tidigare avvikelser och sammanställa resultatet i en genomgång för ledningen. De använder sig av revisionen för att kontrollera efterlevnad av vissa lagkrav och har en checklista som regelbundet revideras för att inte glömma bort vad som ska gås igenom.

– En verksamhet jag konsulterar utvärderar revisionen och presenterar den sedan för ledningsgruppen. De avslutar mötet med en gemensam lunch, vilket gör det lättare för revisorerna förstå ledningens intentioner, säger Anna-Lena Hellström.

På jakt efter överenstämmelser

Även om interrevision är en självklar del av organisationers systematiska förbättringsarbete så tas det emot på olika sätt och kan verka laddat. Kanske har det att göra med ordet revision, som lätt associeras med den ekonomiska granskningen av årsredovisningar. Oavsett är Anna-Lena Hellström alltid noga med att hon snarare letar efter överrensstämmelser än avvikelser.

– Det är mycket roligare att göra så! Jag är ju där för att hitta förbättringar, sätt att få nöjdare kunder, gladare medarbetare och mindre miljöpåverkan. Jag brukar säga att ”det här är inget förhör, utan vi reviderar tillsammans för att bli bättre”. När man pratar om internrevisionen på det viset så verkar ingen ha något att säga däremot.

Hur ser du på ordet internrevision?

– En gång certifierade jag ett företag som kallade sina internrevisioner för förbättringsmöten, och varför inte? Grymt säger jag! Samma sak med avvikelser, kalla det för händelser eller vad du vill. Bara du har processen för hur de ska hanteras klar för dig, säger Anna-Lena Hellström.