Experten: Svensk kultur stoppar verksamhetsutveckling med AI

– Det finns många bra exempel på hur man bör göra. Det handlar mycket om att ha modet och viljan att våga ta kliv framåt trots att man inte har all information. Kommunen Helsingborg är ju helt med på det. De kör och det är jättekul.

På ett bullrigt café vid Skanstull i Stockholm lägger Nicholas Fernholm ut texten. Förändrings- och digitaliseringsexperten är utbildad ekonom och har en bakgrund som logistik-ansvarig för fältsjukhuset i Älvsjö under pandemin och som projektledare för transportrobotar på Nya Karolinska.

För mycket konsensus

Tillbaka till Helsingborg. Nicholas Fernholm berättar att han har haft mycket kontakt med kommunen under åren och att han har tagit fram en helt ovetenskaplig förklaring till varför den skånska orten sticker ut.

– Den svenska kulturen med konsensus och att vi ska gå igenom allt 5000 varv innan vi vågar agera kan ställa till problem. Jag misstänker att Helsingborg har smittats av sina grannar i Danmark som vågar tänka utanför boxen. 

Och just vågar tycker han är ett nyckelord.

– Sverige har ju alla förutsättningar att kunna ligga i framkant. Det är så många som är datorkunniga. Vi har internet överallt. Alla har tillgång till att kunna börja använda olika typer av AI-verktyg, men vi gör det ändå inte. Mycket grundar sig i rädsla.

Överdrivna analyser

Rädslan mynnar ut i att man gör, enligt Nicholas Fernholm, överdrivna analyser av riskerna med att börja använda verktygen. Han ser många kommuner och regioner som därmed hindrar sina medarbetare från att utveckla verksamheterna.

– Vissa organisationer sätter upp AI-råd och sen har de ett ett- eller två-årigt implementeringsprojekt för någonting som egentligen inte behöver det. Till exempel Microsofts AI-tjänst Copilot är ju redan integrerat med de säkerhetsråd som övriga Microsoft-produkter har. Analysen är redan gjord, men nu fokuserar man för mycket på risk och hamnar i slutsatsen farligt, farligt, farligt.

Han fortsätter:

– Den största risken i dag är att man fokuserar för mycket på risk. Våga välj bort att överdrivet analysera riskerna. Experimentera och kom igång istället. Copilot, eller liknande tjänster, är ju som att alla personer i organisationen får tillgång till en personlig assistent och det kommer ju självklart sätta helt andra typer av förutsättningar för hur organisationen ska vara uppsatt.

Som exempel nämner han mötesrollerna där rollen som sekreterare helt tas över av tekniken. Andra utvecklingsområden är att göra många av våra idag uppgifter mer effektiva, såsom att ta fram en presentation utifrån en Excel-fil. Studier visar att det kan öka effektiviteten med upp till 40 procent.

Det är ju mycket assistent-funktionalitet idag för artificiell intelligens. Vad är nästa steg?

– Automatisera är ett naturligt nästa steg, när man inte längre behöver en assistent utan att tjänsten är tillräckligt smart för att vara kapten. Där är vi ju redan i en del fall, vi har till exempel autopilot i flygplan och då har vi skapat tydliga regleringar för när det får användas.

Nicholas Fernholm tänker efter en liten stund.

– Jag tror absolut att vi kommer få en helt automatiserad ekonomiassistent inom inte allt för lång tid. Där människans roll inte blir att kontrollera att allt blir rätt, utan snarare att sätta upp regleringarna för hur den håller sig i rätt box.

Han menar dock att man måste komma ihåg att det är ett kontinuerligt arbete att sätta upp de regleringarna – för med dagens kunskap kan man inte sätta rätt ramar.

– Sätter vi upp alltför tajta regelverk nu kommer vi att hämma utvecklingen, särskilt i Europa och i Sverige. Det kan bli farligare för oss i slutändan än vad det ger oss trygghet, säger han.

Tillbaka till idag. Hur gör man då för att våga ta risker i verksamhetsutvecklingen?

– Jag tror att det är bra att börja med att gå över sina interna regler och policyer. Hur många har man, och hur aktuella är alla? När man sen tillför nya så är det viktigt att också rensa bort de som inte behövs eller inte är aktuella längre. Skaffa er gärna en anti-byråkratiseringstrend i verksamheten och jobba med psykologisk trygghet för att stärka gruppen och våga släppa fram de avvikande idéerna.

Han fortsätter:

– Vi ska ju inte tänka likadant allihopa. Någon måste våga säga: Nu har vi analyserat och riskminimerat tillräckligt mycket. Nu behöver vi köra!