Expertens råd: ”Tänk efter före”
Bygga eget eller köpa färdigt? Oavsett vilken väg man väljer är det viktigt att inte tappa fokus på vilken nytta it-stödet ska ge i det fortsatta kvalitetsarbetet.
Alternativen är många när det gäller val av it-stöd för kvalitetsarbetet. Det finns stora färdiga lösningar för verksamhetsledningssystem som innehåller moduler för allt ifrån dokumentation och avvikelsehantering till processbeskrivningar. Det finns också produkter som enbart fokuserar på delar av kvalitetssystemet.
Ett av de vanligaste orsakerna till att it-stöd inte blir användbara i verksamheten är att företagen inte är tydliga i sina krav när de upphandlar system, menar Folke Nilsson på ITQ. Felet många gör är att de försöker tillfredsställa alla önskemål, i stället för att fokusera på några få områden. Enligt hans erfarenhet är ofta de enkla lösningarna de bästa.
Lätt att bygga in sig
– Jag har sett alltför många kvalitetsprojekt som blivit verktygsprojekt, säger han och förklarar att det är lätt att bygga in sig i ett it-stöd som sedan står i vägen för verksamhetsförändringar. Men det enda vi kan vara säkra på är att verksamheten kommer att ändras och därför måste it-stödet vara flexibelt och kunna anpassas efter förändringar, konstaterar han.
I valet av verktyg är det också viktigt att överväga vilken nivå av styrning stödet ska ge. Vill man att användarna ska tvingas att arbeta på ett visst sätt, eller ska stödet samla information som senare kan plockas ut och användas i förbättringsarbetet?
Fokus på nyttan
Folke Nilsson ser en tydlig trend från stora och avancerade lösningar till enklare modulbaserade lösningar, ofta med ett webbaserat presentationsskikt. Fördelen med dessa är att det är möjligt att snabbt anpassa och förändra it-stödet utifrån att verksamheten förändras. Dessutom är det lättare att hålla fokus på den nytta stödet ger användaren.
– Dagens it-stöd har en tendens att styra verksamheten istället för att stödja den, framhåller Folke Nilsson. Ett av de viktigaste råden jag kan ge är därför att tänka efter först och ta reda på vad det är verksamheten behöver. Då är det också lättare att hitta det it-stöd som är bäst anpassat efter användarnas behov.
/Tips&råd/ Så väljer du rätt stöd i kvalitetsarbetet
Gör en ordentlig analys av företagets behov av it-stöd i kvalitetsarbetet som involverar representanter från alla användargrupper. Titta först på vilka kvalitetsproblem företaget har och välj sedan verktyg efter dessa.
Prioritera de områden som är viktigast. Satsa hellre på enkla stöd istället för komplicerade system som tar tid att implementera och lära sig. Var tydlig gentemot leverantörer vilka krav stödet ska uppfylla.
Välj ut några leverantörer som har ett stöd som passar företagets behov. Be om referenser och gör gärna studiebesök på plats för att ta reda på vad användarna ute på golvet tycker.
Välj ett stöd som företaget kan utvecklas i. Titta också på hur det stöder mätningar av exempelvis processer och produkter eftersom de är viktiga drivkrafter i förbättringsarbetet.
Väg kostnaderna för it-stödet mot vad det ger företaget både i form av direkta och indirekta förbättringar och effektiviseringar. Tänk också på att det även finns en kostnad för implementeringen av systemet som ofta vida överstiger vad själva systemet kostar.
