Få fart på den interna revisionen

Intern revision är ett koncept som sedan 90-talet bevisat sitt värde genom att vara ett användbart verktyg för organisationers förbättringsarbete. Lennart Gidlöf är huvudlärare för SIS utbildningar i intern revision sedan mer än tio år tillbaka och sedan en tid även certifieringsrevisor för SFK certifiering. Han anser att en av de viktigaste punkterna för en framgångsrik utvärdering är att skapa ett tryggt samtalsklimat och att hitta en ton i samtalen som fokuserar på förbättringar snarare än fel.

– All form av mätning eller utvärdering kan uppfattas som en misstroendeförklaring. Men vad vore höjdhopp utan ribban? frågar sig Lennart Gidlöf.

Han menar att intern revision rätt genomförd, är trevliga och meningsfulla samtal där man gemensamt hittar vad man vill och behöver förbättra i det dagliga arbetet. Då känner sig medarbetaren varken hotad eller förgjord, snarare bekräftad och sedd.

–Dålig revision däremot kan innebära en otrevlig förhörsliknande situation där någon utifrån försöker hitta så många fel som möjligt.

Revisionernas kompetens

Lennart Gidlöf menar att en bra revisor uppfattas som lätt att tala med, är utvecklingsinriktad, påläst och har förmågan att fokusera på det väsentliga. Dessutom kan hon eller han leverera resultatet av revisionen på ett sånt sätt att alla blir motiverade att använda det som kommit fram.

– Alla ska bli trygga med resultatet, men en revisor ska inte stryka medhårs. En revisor behöver ha integritet och skinn på näsan och väjer inte för det obehagliga. I annat fall förlorar man i trovärdighet, säger han.

Positiv publik

För att medarbetarna ska kunna uppskatta den interna revisionen som en positiv förändringskraft handlar det om att presentera syftet med revisionen på ett sätt som väcker engagemang.

– Man behöver inte kalla revision för revision. Det finns de som istället pratar om förbättringsdagar, det kan ge mer positiva associationer, säger Lennart Gidlöf.

Ett tips är att delta på avdelningsmöten. Som intern revisor bör du nämligen informera om de interna revisioner som ska ske och berätta om de resultat som uppnåtts tidigare.

En intern revisor måste också vara noga med att poängtera att det inte handlar om att hitta syndabockar. En annan sak att tänka på är att fråga chefen för den avdelning som ska besökas vad de vill fokusera på i förbättringsarbetet, det gör att engagemanget innan revisionen ökar.

– Med ett väl utfört förarbete är det som att åka skidor med väl vallade skidor och en intresserad publik. Utan förarbete är risken stor att publiken vänder ryggen till och du får jobba i uppförsbacke med bakhala skidor, säger Lennart Gidlöf.

I slutändan är det ledningen som kan få saker att hända och fatta beslut som utvecklar organisationen positivt, då gäller det att ha kompetens att förvalta resultatet av den interna revisionen. Lennart Gidlöf menar att revisorsutbildningar för ledning är en god väg att gå.

Fem tips till ledningen

1. Välj ut de medarbetare som är mest lämpade som revisorer, inte de som organisationen kan ”avvara”.

2. Se till att revisorerna utbildas och tränas så att de behärskar och känner sig trygga med rollen som intern revisor.

3. Utbilda även ledningsgruppen så att alla har kunskap och blir mottagliga för det revisionen kommer fram till.

4. Fokusera revisionen på de saker som är viktiga för organisationen.

5. Ta tillvara på det som framkommer vid de interna revisionerna. Resultatet är medarbetarnas samlade åsikter och förbättringsförslag och det är viktigt att visa att man som ledning tar förbättringsarbetet på allvar.

Tre användbara tips

1. Intervjun

– Testa att hålla möten med flera personer samtidigt istället för enskilt samtal med medarbetaren. Låt till exempel alla i gruppdiskussionen utvärdera hur bra ett visst arbetssätt eller en rutin fungerar. Det kommer väcka diskussioner om vad som behöver förbättras!

2. Lär av andra

– Vid externa revisioner kan de interna revisorerna gå tillsamman med dem för att se och lära sig hur de gör. Men kom ihåg att intern och extern revision inte har samma syfte.

3. Utvärdera den interna revisionen

– Lev som du lär. Under revisionsarbetets gång är det bra att följa upp arbetet med löpande utvärderingar för att se att revisionen håller hög kvalitet. Punkter som kan tas upp för utvärdering är till exempel: hur granskning och rapportering har följts, om revisionens mål har uppfyllts och om revisionen är effektiv, hur dokumenteringen av arbetet har fortlöpt samt hur kommunikationen fungerat.