Fem steg till en bättre internrevision
Ledningssystem
Låt den interna revisionen bli mindre av en teknisk undersökning och titta mer på de mjuka värdena. Genom att lyfta blicken från protokollet och titta mer på beteenden kan interrevisorn bidra till att utveckla förbättringskulturen.
– Internrevisorn borde vara mer av en hjälte i verksamheten, säger Jörgen Backersgård, ordförande i Swetic.
Allt fler ser potentialen i att använda sin internrevision som ett stöd för att nå sina verksamhetsmål. Men fortfarande är det många som ser den mer som ett nödvändigt ont.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
Jörgen Backersgård är affärsutvecklingschef på Dekra, samt ordföranden i Swetic som är en branschorganisation för företag som arbetar med provning, besiktning, kontroll och certifiering. Han har både i sitt nuvarande jobb, i rollen som Sweticordförande och med sina år i ÅF:s koncernledning och som VD för ett av Sveriges ledande kontrollföretag, mer än 15 års erfarenhet av att arbeta med ledningssystem. I Swetics styrelse, som består av representanter för de olika medlemsföretagen, finns en levande diskussion om hur de mjuka värdena i revisionen kan påverka både lönsamhet och kvalitet på lång sikt.
Jörgen Backersgård tror att internrevisorn kan bli lite mindre av en teknisk expert och mer bli en generalist som bedömer chefers förmåga att jobba med kvalitetssystemet istället för att titta på enskilda resultat.
Uppnå dubbla effekter
Genom att koppla ihop internrevisionen med verksamhetens mål som kundnöjdhet, lönsamhet eller lagkrav kan man uppnå dubbla effekter. Rollen som internrevisor blir mer komplex och attraktiv samtidigt som internrevisionen bidrar till att utveckla kvalitetskulturen.
En framgångsfaktor som Jörgen Backersgård pekar på är hur ledningen ser på och använder internrevisionen. Det är ingen självklarhet att de ser vilka möjligheter den kan ge.
– Kanske har man inte sett nyttan i att interrevisionen kan uppdatera ledningen hur det verkligen fungerar ute i verksamheten. Trivs medarbetarna, är de lojala, bidrar de till att företaget går bra och att kunderna är nöjda?
Ledningens syn viktig
Hur internrevisionen marknadsförs i organisationen skvallrar också om högsta ledningens syn på den. Här tror Jörgen Backersgård att det finns en stor potential om ledningen mer skulle se internrevisionen som ett hälsosamt och välkommet inslag i den dagliga verksamheten.
– Internrevisorerna måste bli bredare i sitt synsätt och förstå sammanhang för rutiner, instruktioner och processer. Ge dem bättre support och mer spelutrymme, säger Jörgen Backersgård som tror att det finns mycket att vinna på genom att låta internrevisorn vara lite mer av en ambassadör för företagsledningen.
Det är visserligen en svårare roll. Det kräver att man jobbat ett tag, känner ledningsgruppen och kan företaget. Men jobbet skulle få högre status och bli både roligare och mer attraktivt, tror Jörgen Backersgård.
– Då gör man också ett bättre arbete. Medellivslängden som internrevisor är ganska kort idag, de flesta orkar inte ha rollen mer än några år.
Kultur är mer komplext
Men att gå från att klicka i ett avvikelsedokument till att uppmärksamma oförmågor och en negativ kultur gör interrevisionen både svårare att genomföra och mer komplex.
– En skicklighet interrevisor kan skilja på om avvikelsen inte har någon större betydelse eller om det handlar om ett systemfel som kan leda till allvarligare konsekvenser. Oförmågor och kultur är svårare att upptäcka. Men om man kan hitta den typen av avvikelse har man mycket större möjlighet att korrigera systemet.
Jörgen Backersgård poängterar också vikten av transparens i interrevisionen och hur viktigt det är att dela med sig av goda exempel. Hans råd är att fånga upp tips och sprida dem till andra delar av verksamheten på ett systematiskt sätt. Även resultat av en revision bör kunna vara mer öppet.
– I många företag går det ett protokoll till exempelvis kvalitetschefen. Men en del av iakttagelserna kanske borde löpande rapporteras vidare till ledningen. En revision är ett väldigt bra känselspröt ut i organisationen.
Så lyfter du internrevisionen:
- Låt interrevisorn jobba närmare ledningsgruppen. Då förstår man bättre hur målen sätts och hur målen styr. Det ger bättre förutsättningar att vara ledningens känselspröt ute i verksamheten.
- Inled möten med att gå igenom mål och förklara hur internrevisionen hänger ihop med verksamhetens inriktning. Ett öppningsmöte är ett utmärkt tillfälle att koppla interrevisionen med strategiska mål och affärsmål.
- Var mindre en teknisk expert och titta mer på förmågan hos chefer och organisation och vilka beteenden som finns. Hur har medarbetarna arbetat med kvalitetssystemet?
- Var öppen med resultat, utan att hänga ut enskilda chefer. Transparens är en förutsättning för en bra förbättringskultur.
- Dela med er av goda exempel under revisionen. Ge tips och råd på ett systematiskt sätt när ni stänger revisionen.
