Finlands statliga kontor till stor del tomma – Byts ut mot gemensamma ”hubs”

Sedan pandemin har distansarbete blivit ett faktum. Arbetsgivare världen över har tvingats försonas med tanken att en del anställda helt enkelt inte vill komma tillbaka till kontoret, men till vilken grad kontorsutrymmen faktiskt nyttjas är för många oklart. Användningsgrad har däremot Senatfastigheter i Finland mätt. Under totalt fyra veckor, två under hösten 2022 och två under våren 2023, samlade de in data på hur stor andel av statligt anställda som dagligen närvarade på kontoret. Resultatet varierade mellan myndigheter men landade på ett snitt på 28 procent.

– Jag skulle säga att resultatet var väntat. Närvaron var aningen högre under våren jämfört med under hösten, men myndigheterna har länge rapporterat om att folk jobbar hemifrån, säger Tuomas Pusa, operativ chef på Senatfastigheter.

Detta är inte ett finskt fenomen, i alla fall enligt de kunskapsutbyten som Senatfastigheter har haft med andra statliga fastighetsbolag.

– Vi har förstått att det är ungefär liknande på många håll i världen, förutom i till exempel Sydkorea där många har återgått till kontoret, säger Tuomas Pusa.

Gemensamma kontorsutrymmen

Idag har finländska staten nästan 9 000 byggnader på sammanlagt 5,9 miljoner kvadratmeter till sitt förfogande. En knapp femtdel av dem utgör kontorsutrymmen. Redan för ett och ett halvt år sedan introducerades gemensamma, aktivitetsbaserade kontorslokaler för statligt anställda i Finland, när det blev uppenbart att många föredrog att jobba hemifrån.

– Målet är att byta ut ett antal nuvarande kontorsutrymmen med mellan 20 och 25 ”hubs” runtom i landet. Det är mer ekonomiskt och mer hållbart, säger Tuomas Pusa.

Hur mycket kan staten spara på detta?

Vi har sålt statliga fastigheter till ett värde av en miljard de senaste tio åren. Dagens statliga fastigheter kostar idag 800 miljoner per år, men jag tror att dessa ”hubs” kommer göra det möjligt för oss att spara miljontals euro.

Uppdragen hos dessa statliga myndigheter skiljer sig åt dramatiskt. Ser du några risker med gemensamma, aktivitetsbaserade kontor?

– Det är sant att uppdragen och arbetsuppgifterna varierar. Vi kommer fortfarande ha lokaler anpassade efter exempelvis polisers arbete, men på det stora hela ser vi det här som ett bra koncept. Användningsgraden kommer att öka.

Varför gjordes denna undersökning?

Vårt uppdrag är att förse staten med värdefulla och användbara utrymmen. Vi utförde denna undersökning tillsammans med myndigheter för att uppmuntra statliga verksamheter att våga tänka om.