Ale testar allt för att hitta förbättringar

Förbättringsarbete Ale kommun är ute efter att hitta bästa nyttan för sina intressenter och testar alltifrån en anonym förbättringsinkorg till coachning och en aggregerad budget.
– Vi måste hitta sätt att visa vad vi gör och var förbättringarna finns, säger kommunchefen.

Ale testar allt för att hitta förbättringar
Maria Reinholdsson är Ales kommunchef. Foto: Ale kommun

Varannan vecka träffas Ales kommunledning för att diskutera ständiga förbättringar i kommuncentrala frågor och processer. Och förra året hade Ale också en mejlinkorg dit anställda anonymt kunde skicka in förslag på förbättringar eller synpunkter på saker de tyckte inte fungerade inom förvaltningarna. Dessa initiativ är del av ett förbättringsarbete som påbörjades i Ale kommun 2023. Sedan i våras har kommunen samarbetat med organisationsforskaren Henrik Eriksson för att hitta förbättringar. Han coachar ett gäng förbättringsledare som representerar förvaltningarna.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

– Vi skapar en kultur där vi vågar testa och vågar avsluta utan att det ska finnas någon prestige i det, säger Maria Reinholdsson, Ales kommunchef.

Nytt för i år: aggregerad budget

Ambitionen är att plocka bort allt onödigt och skapa verklig nytta, så att skattebetalarna får ett kvitto på att deras pengar används väl. Kommunledningen frågade sig om det gick att göra saker lite enklare och billigare för att frigöra resurser.

– Det är jättesvårt att tänka nytt, särskilt för en grupp på 2 600 personer! Vi är så vana vid budgethållsamhet och tänker sällan på inre besparingar. Men Henrik Eriksson stöttar oss och handleder oss, säger Maria Reinholdsson.

Hon säger att det viktigaste är att våga testa och dokumentera.

Nytt för i år blir till exempel att kommunen ska testa aggregera sin budget på central nivå.

– Man kommer inte ens att budgetera på chefsnivå. I stället ska kommunledningsförvaltningen redovisa hur pengarna har använts vid nästkommande årsredovisning.

Maria Reinholdsson berättar att beslutet handlar om att hitta smarta nyckeltal och indikatorer på förbättring.

– Vi ska leverera verksamhet. Vi måste hitta sätt att visa vad vi gör och var förbättringarna finns, säger hon.

Ute efter riktig nytta

Förutom Henrik Eriksson har Ale också inspirerats av Knut Fahléns bok om beyond budgeting. Boken visar hur traditionell budgetstyrning kan ersättas med en styrmodell som är bättre anpassad till dagens snabbrörliga verklighet. Sedan dess har Ale kommun resursallokerat mer.

– Vi försöker att bli mindre administrativa, verkställa mer och testa! Det är tutti! Man gör den dokumentation man behöver, utvärderar och avslutar om man märker att ett initiativ tar för mycket resurser eller är orealistiskt.

Maria Reinholdsson säger att förändringarna i Ale kommun görs i det lilla. Därför letar kommunen efter det mest effektiva sättet att hitta förbättringarna på. Mejlinkorgen som testades förra året visade sig inte generera särskilt många förslag på förbättringar från anställda, så den kommer att skrotas.

– Den var framgångsrik ett tag, men nu tittar vi mer lokalt efter kontaktvägar som fungerarar! Vi ska inte ha en mejlkorg som ingen använder, säger Maria Reinholdsson och fortsätter:

– Jag är ute efter riktig nytta. Det är så många som behöver veta att vi använder deras pengar på bästa möjliga vis.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.