Förbättringsarbete i en teknisk förvaltning

Att arbeta med kvalitetsutveckling i en kommunal förvaltning innebär vissa speciella förutsättningar.

– Vi har inget större yttre tryck på verksamheten, säger Rolf Lindh som är utvecklingssamordnare för tekniska kontorets kvalitets- miljö- och verksamhetsutvecklings arbete.

Han menar att trycket från kunderna är lågt, och de som arbetar i verksamheten är i princip garanterade jobb. Enda trycket utifrån är att delar av verksamheten kan outsoursas eller att anslagen minskas.

– Det här innebär att förändringarna till stor del måste komma inifrån organisationen, förklarar Rolf Lindh.

Satsar resurser

Tekniska kontoret i Jönköping har 900 anställda och en omsättning på 1,3 miljarder kronor. De startade sitt utvecklingsarbete 1997, då utifrån några av SIQs grundläggande värderingar, och slutsatsen blev att det fanns ett stort behov av utvecklingsarbete.

– Men organisationen var inte mogen då och vi hade inte heller klart för oss i vilken omfattning vi skulle arbeta, berättar Rolf Lindh.

Men 1999 satsade kontoret på att inrätta en tjänst som enbart skulle arbeta med förvaltningens kvalitets- och utvecklingsarbete. Rolf Lindh hamnade på tjänsten året efter och under 2001 började det egentliga utvecklingsarbetet. Idag satsar förvaltningen totalt ungefär fem tjänster, fördelat på 11 personer som i olika grad är involverade i utvecklingsarbetet.

Processkartläggning

Arbetet började med en stor kartläggning av verksamhetens processer. Man kom fram till 28 huvudprocesser och som Rolf Lindh uttrycker det, en uppsjö av delprocesser.

– Utifrån dessa har vi sedan inlett ett arbete med att beskriva processerna och påbörja arbetet med ständiga förbättringar, säger han.

Förbättringsarbetet är organiserat så att de som står som ägare för varje process också ansvarar för förbättringsarbetet. I varje process finns rutiner för hur man ska få in förslag på förbättringar. Utvecklingsarbetet har också gett resultat. Genom att delprocesserna har gåtts igenom tillsammans med de som arbetar ute i verksamheten har ett stort flöde av förbättringsförslag satts igång. Från att bara ha varit några enstaka förslag per år finns det nu mellan 400 och 500 förbättringsförslag att ta ställning till. Bara inom delprocessen leverantörsfakturor har man fått in 16 olika förslag på förbättringar.

– Vid ledningens genomgång tar vi varje år ställning till hur förbättringsarbetet ska drivas vidare och utvecklas. Vi ska också integrera kvalitetsarbetet med till exempel budgetar, investeringsplaner, mätningar och uppföljningar, förklarar Rolf Lindh.

Viktig kunskapsöverföring

Utvecklingsarbetet på förvaltningen har enligt Rolf Lindh stor effektiviseringspotential.

– Jag skulle tro att det finns möjligheter att inom fem år effektivisera med upp till tio procent av omsättningen med bibehållen kvalitet på verksamheten, säger han.

Men arbetet handlar inte enbart om att bli effektivare. Kunskapsöverföringen är ett annat centralt område. Inom några år kommer tekniska kontorets åldersstruktur att innebära ett generationsskifte. Utvecklingsarbetet har därför en viktig uppgift genom att skapa rutiner för att föra över kunskap och erfarenheter från dagens medarbetare till morgondagens.

– De som arbetat länge i verksamheten har en oerhört viktig tyst kunskap som dokumenteringen av processerna kan bidra till att delvis hålla kvar inom verksamheten, säger Rolf Lindh.