Mästaren tipsar: Så ändras kultur genom att ändra rutiner

Redan där klämmer skon, menar Zeljko Rakic. Lean-filosofin tillsammans med verktygslådan Six Sigma är simpla och geniala i sin natur men riktigt svåra att tillämpa.

Men man får inte ge upp. Det finns flera saker att göra för att möjliggöra för ständiga förbättringar som linjerar med strategi och hållbar framgång.

Ta aldrig beslut som inte leder dig närmre visionen

Under EOQ:s webbinarium beskrev Zeljko Rakic en färdplan för operativ excellens som han har varit med och formulerat.

I grunden ingår ett antal steg som hjälper ledningen att avgränsa ansträngningarna till det mest nödvändiga. Det är ju nämligen ledningens uppdrag att lägga grunden för framgång, snarare än att genomföra förbättringar, och allt kan inte göras på en och samma gång.

– För att lyckas måste anställda förses med en vision, kompetens, incitament, resurser och en plan. Om någon av dessa saknas så kommer det inte att gå. Alla fem garanterar inte framgång heller, säger Zeljko Rakic.

Allt handlar om rätt förutsättningar vid rätt projekt.

Visionen är till för att bestämma vad som måste förbättras, för att inte förbättra allt man kan. Med hjälp av frågorna vad, var, när hur, vem och varför ska ledningen kunna prioritera rätt och lokalisera projekt som passar Lean Six Sigma, som leder organisationen närmre visionen och är tillräckligt viktiga för att lägga energi och tid på. Ledningen måste också definiera vad som är ett gott resultat och sen välja ut vilka i organisationen som ska tränas till att leda och äga projektet.

– Sen är det dags för Gemba, för att sätta projektet i sitt sammanhang, säger Zeljko Rakic.

I korta drag måste ett projekt vara viktigt för ledningen, för annars kommer projektet aldrig att få rätt förutsättningar. Rakic är tydlig med att det är fel att sporadiskt skicka i väg enstaka medarbetare på green, yellow eller black belt-utbildningar, för kunskap i sig garanterar inte prestation. Utbildningarna måste vara del av ett större syfte och mål, och dessutom lär sig utbildade mest genom att både kunna och göra, betonar han.

Förståelse och erkännande skapar goda vanor

Zelijko Rakic lyfter också betydelsen av strategins utformning. Alltför ofta är strategier generiska, vilket gör det svårt att förstå vad som förväntas av var och en. Och oklara förväntningar leder till lågt engagemang.

– Först när man vet vad och hur något ska göras så kan man inspireras till att göra sitt bästa, säger Zeljko Rakic.

Och först när man ser att man uppskattas, skaps incitament.

– Dina medarbetare ska inte vara brandmän. De ska få organisationen att gå framåt. Man måste erkänna dem och fira dem. Om de känner att de erkänns och förstår varför de är viktiga så kommer de att fortsätta göra något.

Förändringen känns

Sist men inte minst är det viktigt med en plan, menar Rakic. Planen får gärna vara SMART, det vill säga specifik, mätbar, accepterad, realistisk och tidsbunden. Den måste också sträcka sig bortom KPI:er för att väcka intresse och engagemang. För Lean Six Sigma handlar inte enbart effektivisera, utan om att skapa en kultur som bäddar för effektiviseringar. Zeljko Rakic upplever att man kan känna när en organisation går från att bli reaktiv till proaktiv.

– När man får folk att se problemet i vitögat dagligen, diskutera det och leta efter grundorsak så är de proaktiva.