Förklara först, övertyga sen

Som kvalitetsansvarig, eller egentligen processansvarig för vad det än vara månde (jag kommer själv från it-sidan), är mycket av det man arbetar med självklart. I specialiseringens och den individuella utvecklingens namn går man kurser och lär sig termer och tankesätt. Man finslipar och utvecklar sin egen förståelse för hur processer samverkar och påverkar det slutliga resultatet.

När man sedan ställer sig inför sin affärsledning och presenterar är det dock alltför lätt att anta att det man själv numer tar för givet är självklarheter även för andra i organisationen. Man missar att det man talar om går i termer som en genomsnittlig affärsledare inte har en susning om.

Det är egentligen lite lustigt. Man är ju faktiskt anställd av just den anledningen – vore man inte specialiserad och duktig på detta skulle man ju inte behövas!

Det som är självklart för mig blir ju därför inte nödvändigtvis självklart för chefen och mina fundamenta uppfattas många gånger som ”konceptuellt”, ”abstrakt” eller i värsta fall som ”rena flummerier”. Frustrationen, på båda sidor, är ett faktum.

I förra numret av Kvalitetsmagasinet fick vi lära oss åtskilliga knep för att övertyga och övertala. Det är dock min erfarenhet att problem som bottnar i okunskap inte bäst övertalas bort. Jag har vikt mycket tid åt retorik med väldigt delade resultat. I bästa fall kommer man vidare med något man själv tycker är viktigt, bara för att senare få ta ett steg tillbaka när ledningen inte förstått vad det är som hänt egentligen.

Nej, faktum är att det många gånger är viktigare att förenkla och förklara snarare än att övertala och övertyga. Begränsa informationsmängden till det som är mest relevant; visualisera, exemplifiera, och till syvende och sist – demonstrera affärsnyttan.

Senast för ett par veckor sedan var jag själv tvungen att ta hjälp. Efter en dragning för ledningsstaben som slutade med stora förvånade ögon och hängande hakor fick jag bakläxa: Vad skall vi med det där till? Det är ju obegripligt? Det här passerar aldrig ledningen.

Frustrerad, men mest oroad över att ett helt förbättringsprojekt skulle skjutas i sank av en oinitierad ledning vände jag mig inåt i organisationen för hjälp. Helt oväntat kastade sig en ung projektledare över utmaningen att förklara affärsnyttan med vårt projekt på ett sätt som ledningen skulle förstå, och resultatet blev enastående.

Titeln på presentationen över vårt projekt förvandlades från Dokumentproduktions- och –hanteringsinitiativ 2011 till Tjäna mer pengar för varje dokument vi skapar. Kvalitetsbristkostnad som begrepp plockades bort och ersattes av en bild på en droppande kran, med bildtexten: Varje droppe kostar inte så mycket, men många droppar tillsammans kostar desto mer.

Slutbetyget levererades av HR-chefen: Det var helt omöjligt att säga nej! Det vore ju som att skjuta sig i foten.

Det återstår mycket för just denna ledning att lära innan man svepande kan diskutera processutveckling och kvalitetssäkring. Den droppande kranen kommer dock att bli en ständig påminnelse om att ledningen har makten att vrida åt om vi bara förstår var den är.

Johan Strömqvist är vd på Further

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.