Funktionskrav ger bättre kvalitet i Västerås stads upphandlingar

En stor del av förklaringen ligger i att Västerås växer så det knakar, konstaterar Ulla Hannegård, som är enhetschef för Upphandlings- och Inköpscenter (UIC) i Västerås stad.

– För närvarande görs stora investeringar i skolor, förskolor och infrastruktur som ställer krav på offentlig upphandling, säger hon.

Spindel i nätet

UIC, som sysselsätter 23 personer, har sin hemvist på stadsledningskontoret och fungerar som spindeln i nätet när det gäller stadens alla upphandlingar och inköp. Därmed inte sagt att alla affärer konkurrensutsätts genom ett anbudsförfarande.

– För vissa produkter och tjänster finns det bara ett enda ställe att köpa från. Det gör att delar av vår verksamhet inte är påverkbar. Men så ser det ut i de allra flesta offentliga organisationer, konstaterar Ulla Hannegård.

Med tanke på den stora och växande volymen av produkter och tjänster som upphandlas och köps in med skattepengar gäller det för UIC att ständigt hålla ett vakande öga på verksamheten. Bland annat är en person på enheten avdelad för att på heltid svara för analyser, till exempel av att upphandlingarna går till på rätt sätt.

– Sedan en tid tillbaka använder vi ett så kallat spendanalysverktyg, som gör det möjligt att på ett enkelt sätt få överblick och kontroll ända ned på detaljnivå. Här håller vi också på att utbilda förvaltningarna så att de själva ska kunna gå in och analysera sina egna upphandlingar och inköp, berättar Ulla Hannegård.

Brist på upphandlare

Men med den ökade upphandlingsvolymen följer samtidigt ett ökat behov av kompetens. Dock är upphandlare är ett bristyrke och en utväg har därför blivit att i ökad utsträckning anlita så kallade upphandlingskonsulter, som fungerar som mellanhand mellan beställare och utförare.

– Vi skulle gärna vilja anställa fler på vår enhet. Men arbetsgivarna slåss om talangerna och att rekrytera vem som helst från gatan går heller inte eftersom det krävs specialkompetens för uppgiften, förklarar Ulla Hannegård.

Viktigt ställa rätt krav

Att duktiga upphandlare är en viktig del av framgångsreceptet bakom lyckade upphandlingar råder ingen tvekan om, menar Ulla Hannegård. Men en annan viktig faktor är också att beställarna av produkter och tjänster i den kommunala organisationen har förmåga att ställa rätt krav – krav som varken är för låga eller för höga.

– Om man som beställare skjuter över målet och ställer för höga krav finns risken att man inte får in några giltiga anbud.

Och om man å andra sidan ställer för låga krav kan det leda till att så gott som alla anbudsgivare är kvalificerade och att priset då blir avgörande. Därför är det viktigt att lägga sig på rätt nivå och att ställa krav som står i proportion till behoven, säger hon.

Funktionsupphandlingar allt vanligare

För att få en bra balans mellan pris och kvalitet blir det allt vanligare att beställarna övergått till att ställa så kallade funktionskrav, det vill säga att inte ställa några detaljerade krav på själva utförandet av produkten eller tjänsten, utan i stället på vilket resultat som ska uppnås och med vilken kvalitet. En positiv bieffekt är att dessa funktionsupphandlingar även driver på innovationsarbetet ute i leverantörsledet.

– Funktionsupphandlingar är vanligt förekommande inom till exempel upphandling av städtjänster. Där lägger vi oss inte hur jobbet ska utföras, till exempel hur många lokalvårdare som företaget kan ställa upp med, utan bara vilket resultat som ska uppnås. Det har visat sig fungera utmärkt och uppskattas av båda parter, avslutar Ulla Hannegård.