Hack i maskineriet välkomnas hos medicinjätten

Hon har arbetat på bolaget i tjugo år. Under den tiden har det renodlade kvalitetsarbetet genomgått en tydlig förändring.

Se till att du förstår riskerna med det du planerar att göra

Totalt arbetar 83 000 personer på bolaget och omkring 15 000 på forsknings- och utvecklingsavdelningarna runtom i hela världen. Det är därmed ganska rimligt att en kulturförändring tar tid att driva igenom.

– Utmaningen ligger i att man måste ta myrsteg för att alla ska förstå syftet och varför just de behöver involveras. Ibland händer det att man får ett hack i maskineriet och det vill vi dra nytta av – det blir en draghjälp för oss, förklarar hon.

Kritiken väckte diskussion

Misstag och särskilt misstag som kostar mycket att korrigera, väcker förändringsbenägenhet hos anställda i alla led. Ingen vill vara del av en skandalomsusad händelse, men alla vill vara del av ett bolag som lär sig av sina misstag. De som driver förbättringsprocesser internt får också något handgripligt att peka på.

– ”Okej hörni såg ni nu att det här problemet uppstod? Det kostar väldigt mycket pengar att åtgärda”. När man formulerar det så växer intresset för att förebygga liknande misstag. Så länge det inte skadar patienter så ses den typen av fynd som en vinst för oss. För flera år sedan fick Astra Zeneca tillsammans med andra bolag feedback från engelska MHRA, Medicines and Healthcare products Regulatory Agency, att bolaget inte mötte ett av myndighetens krav för läkemedelsforskning. Fyndet skapade en hel del diskussioner inom Astra Zeneca som gödde en ännu starkare kvalitetskultur.

– Vår nuvarande vd är väldigt på tårna gällande att lansera nya läkemedel och nya behandlingar för patienter. Vi vill kunna hjälpa ännu fler patienter, men det finns ju alltid en begränsad mängd pengar. Sakta men säkert har vi förstått att vi behöver göra mer för mindre, vilket gör det lättare att sälja konceptet ”rätt från mig, och rätt från början”, säger hon. Lena Vågberg stannar upp i sitt resonemang och småler när en tanke landar i henne.

– Jag är väldigt stolt just nu faktiskt, för en av våra högsta forskningschefer säger det här i en ny informationsfilm. Alltså att man ska tänka några varv extra innan man startar ett forskningsprojekt. Se till att du förstår riskerna med det du planerar att göra – och vad du kan för att undvika att något oönskat sker.

Kikar på globala branschkolleger 

Det är inte den enda framgången hon känner sig stolt över. När Lena Vågberg startade sitt arbete som kvalitetsansvarig på bolaget fanns inte den kvalitetsavdelning om 80 personer i samlad form – eller överhuvudtaget inte den kvalitetskultur – som syns på alla enheter idag. Den brittiska inspektören som uppmärksammade Astra Zeneca om bristen i arbetsprocessen är idag anställd på hennes avdelning.

Det är bra att känna stolthet, och att ständigt fira framgångar. Men det är nästan ännu viktigare att kunna hämta inspiration från andra företag i branschen. Inte minst globalt.

– Alla här jobbar globalt. Utöver Sverige finns min grupp representerad i Japan, Kina, Spanien, Polen, England, Kanada och USA så det finns gott om inspirationskällor. Vi har exempelvis hämtat mycket inspiration från Toyotas lean-tänk, säger hon.

Lena Vågberg framhåller gärna nyttan som de stora globala ledningssystemen har haft och fortfarande har, men ser inte att de har ett egenvärde. Om man driver metoderna för långt blir de en verksamhet i sig menar hon.

Förbättringsarbete ska vara tydligt och förenkla processerna, inte tvärtom. Och om de inte leder till en starkare kultur eller förbättrade resultat fyller de ingen som helst funktion.

– I vårt fall handlar det om att en patient aldrig får komma till skada på grund av det vi gör här. Antingen i prövningarna eller när vi levererar färdiga läkemedel. Till vår hjälp har vi lagar och förordningar som alla läkemedelsbolag måste följa. Det underlättar förbättringsarbetet väldigt mycket, att alltid kunna hänga upp det på något externt.

Systematik ska vara enkelt 

Utmärkande för läkemedelsindustrins kvalitetsarbete är den rigorösa uppföljningstraditionen, och tur är väl det när det är människors liv och hälsa som kan påverkas av produkterna. Man har också en historia av att skriva många och långa rutinbeskrivningar. På gott och ont.

– Det är lätt att gå bort sig i en labyrint av standardprocedurer och glömma sitt huvudfokus, alltså varför man egentligen är där. Jag tycker därför att man alltid ska utgå från mottot ”rätt från mig”. Då blir det rätt i alla led. Den här branschen är inte jätteduktig på att beskriva processer från början till slut. Där har vi en stor förbättringspotential, säger Lena Vågberg.

Hur skulle den typen av förbättring då se ut i praktiken? Jo om man sätter press på en tidsplan, exempelvis nu ska ett specifikt läkemedel levereras på sex veckor istället för tolv veckor, då blir det viktigare att förstå vem som ska börja med en process och vart den ska ta vägen.

– Vi är extremt nitiska när det kommer till standarder men vi har för mycket av det tänket. Det kan bli för omfattande och detaljerat och man ser inte skogen för alla träd, säger Lena Vågberg.

Därför är det just kriser som utvecklar och förfinar hennes bransch.

– I ett skarpt läge skapas en motivation till att sålla och prioritera mellan rutinbeskrivningar. Inom själva produktionen är det lättare, där har man ett tydligare led: här kommer tabletten och dit ska den. Det ser lite annorlunda ut för oss på R&D, säger hon.

AI – en framtida mentor

Utmaningarna framledes, inte bara för Astra Zeneca utan all global läkemedelsforskning handlar därför om att upprätthålla relevans, menar Lena Vågberg.

– Det handlar om att ständigt vara adekvata i det vi gör. Vi tar in väldigt många personer från akademin som är superduktiga på sin forskning men som inte är helt insatta i våra regelverk, säger hon och tillägger med emfas:

– Vi måste hitta ett bättre system för att ge alla nyanställda adekvata introduktioner, och se till att vi ger dem i rätt tid – det vill säga inte två år innan man ska utföra en särskild uppgift. I nuläget vet jag inte hur vi ska göra. Kanske skulle AI kunna hjälpa oss med detta.

Vad är då god kvalitet för Lena Vågberg? Det handlar i slutändan om att alltid göra kunden nöjd. Indirekt handlar kvalitet också om att säkerställa ett gott ledarskap, för utan gott ledarskap ingen kvalitetskultur, och utan kvalitetskulturen är chanserna till kundnöjdhet obefintliga.

– Vi har en jättestark kultur och värdegrund inom bolaget som hjälper till att hålla samman de lokala kulturfrågorna. I ett globalt företag finns alltid regionala kulturskillnader att ta hänsyn till. Men våra tyngsta värdeord – så som ständiga förbättringar – det gäller på alla platser.

Prisa vakna medarbetare

”Rätt från mig” i alla ära, men kulturbyggandet går ut på att skapa en förståelse för helheten. Kvalitetsprofessionen behöver exempelvis vara tydlig insatt i det arbete som forskningsteamen gör, även om de själva inte är delaktiga i processerna. Man behöver förstå hur nya tekniker så som cellterapi och genterapi fungerar, och hur AI kan användas för att utföra steg i kliniska prövningar exempelvis.

– Man blir så otroligt stolt över att ligga i forskningsfronten och veta att vi gör väldigt mycket för stora patientgrupper. Det är just tack vare att vi arbetar med ständiga förbättringar, och sätter stolthet i rapportera avvikelser. Denna inställning kan vi stärka upp ytterligare för att bli ännu mer framgångsrika. Hon lyfter Japan som exempel.

– Där är det inte lika självklart att uppmärksamma fel till ledningen och det är något vi arbetar aktivt med, för när allvarliga fel har upptäckts har det nästan alltid varit tack vare att någon internt rycker i handbromsen, säger hon. Astra Zeneca håller årligen en intern Quality award, och år 2022 var temat just ”Peka ut felen”. Vinnarna var några anställda som hade upptäckt ett större fel i en studie på fiskar.

Studien gjordes för industrin av ett externt laboratorium, och fick alltså konsekvenser runt om i hela branschen. – Det är av felen man lär sig mest. Att göra fel är inga problem om man inte skadar någon, men om man gör samma misstag gång på gång börjar jag tröttna. Så låt oss fokusera på att göra nya fel som vi upptäcker tidigt när dom är små istället, avslutar hon.