Håller reda på felen via webben

När en medarbetare rapporterar in en avvikelse på Medipharm AB ser kvalitetssamordnaren Ingrid Persson den direkt. Sedan företaget införde ett datoriserat system för avvikelserapportering samlas inga ärenden på hög.

För att upptäcka och åtgärda brister i produktionen behövs en effektiv avvikelsehantering. Men från att ett ärende rapporteras in till att det åtgärdats passerar det många bord. Den som ansvarar för kvalitetsarbetet på företaget måste kontrollera att inget papper har stannat någonstans på vägen.

– Med det datoriserade systemet kommer hanteringen upp till ytan. Jag kan se vem som har fått ärendet, var i hanteringen det befinner sig och när det ska vara klart. Det skapar viss press på att få det gjort, säger Ingrid Persson som är mycket nöjd med kontrollen systemet ger.

Flera textfält

När en anställd upptäcker ett fel skriver han in det i ett textfält för felanmälningar. Eftersom systemet är webbaserat kommer de anställda åt det med vanliga webbläsare. Hur systemet ska utformas väljer företaget själva i samarbete med leverantören Munkeby Systems.

Ingrid Persson kan lägga upp nya fält för olika användningsområden. Exempelvis finns särskilda textfält för akuta åtgärder. För att ordna fälten ytterligare kan de märkas med datum för när rapporten skrevs och när felet ska vara åtgärdat. Fälten kan också användas för att skapa översikt över olika ärenden med staplar och diagram. Att uppskatta kostnader är en av möjligheterna som Medipharm inte har utnyttjat än så länge.

– Det viktigaste är inte finesserna utan att systemet skapar en fast turordning för avvikelserapporteringen, säger Ingrid Persson.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.