Hitta strukturen – frigör mer tid och energi

Personligt Effektivitetsexperten Ingrid Hegg föreläser och utbildar i Time Management och Personlig effektivitet – hur struktur gör arbetsdagen lättare. Här ger hon sina bästa tips för maximal effektivitet.

Hitta strukturen – frigör mer tid och energi
Bli mer strukturerad och få mer gjort i arbetet. Foto: Adobe Stock

Många brottas med frågan: hur använder jag min dag på bästa sätt? Effektivitetskonsulten Ingrid Hegg började själv engagera sig i frågan när en god vän insjuknade i cancer. Hon fick ett nytt perspektiv på tillvaron och frågade sig: vad gör jag med min tid?

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

FAKTA

Hjärnkoll

  • Hjärnan vill ägna sig åt en process i taget. Låt bli att multitaska, släpp fram tunnelseendet.
  • Arbetsminnet klarar bara fem saker åt gången. Avlasta det genom att lyfta ut uppgifter och lägga in i en lista så blir du mer koncentrerad och avslappnad.
  • Hjärnan är piggast på morgonen, efter nattsömnen. Ödsla inte den tiden på att kolla mejl och sitta i möten. Planera in koncentrationskrävande uppgifter till förmiddagen. Sitt gärna för dig själv första timmen, för att kunna tänka och planera ostört. 
  • Kreativitet har ett närmare samband med trötthet – eftermiddagen passar alltså för kreativa och sociala sysslor, möten och så vidare.
  • Människan är naturligt nyfiken. När det plingar från aviseringar vill vi kolla. Inför bestämda tider för mejl och meddelanden så att du inte slösar värdefull tid.

– Man bör vara rädd om sin tid. Se den som pengar som du behöver hushålla med, säger Ingrid Hegg som föreslår att man gör en ”tidsbudget”.

Ingenting är som struktur och planering för att frigöra tid. Ingrid Hegg talar om hur vi använder vår hjärna och vad den klarar av. Det man gör i form av rutiner och system klarar hjärnan galant utan stor energiförbrukning. Men när det kommer till den exekutiva delen, som strukturerar, planerar och fattar beslut – då rusar energinivåerna och hjärnan blir fort trött.

Aviseringar gör dig reaktiv

Det betyder att varje störningsmoment skapar ett rejält avbrott i en koncentrationskrävande uppgift. Plinget från en avisering på datorn är allt som behövs för att ta ditt fokus någon annanstans.

Ingrid Hegg, effektivitetskonsult.
Ingrid Hegg, effektivitetskonsult. Foto: Peter Knutson

–Vi vill titta för att vi är nyfikna. Det är därför vi finns kvar, vi människor, för att vi har drivits av vår nyfikenhet, säger Ingrid Hegg och tillägger:

– Avbrotten tar extremt mycket tid.

Upp till 20 minuter, närmare bestämt, för att åter hitta koncentrationen. Frågan du bör ställa dig är alltså om du ständigt måste vara i alertläge för att läsa meddelanden? Aviseringarna gör dig reaktiv och låter andra bestämma över din tid via mejlkorgen. Fundera på vad som ska få avbryta dig. Sortera bort onödiga störningsmoment som inte är verkligt viktiga här och nu.

Gör en sak i taget

Har man väldigt mycket som ligger och trycker på i agendan kan blotta mängden vara stressande. Metoden att ”hålla många bollar i luften” inger kanske känslan av att vara effektiv och energisk. Men hjärnan är inte gjord för att multitaska, understryker Ingrid Hegg. Den vill ägna sig åt en process i taget.

Att göra flera saker parallellt tvingar hjärnan att hoppa mellan processer på ett sätt som kostar mycket i omställningstid och ger upphov till stress. Det är tvärtom ett framgångsrecept att kunna fokusera på en uppgift i taget.

– Tunnelseende är bra! Sedan går man vidare till nästa grej. Gör inte flera saker samtidigt, säger Ingrid Hegg.

Använd digitala hjälpmedel

Vi har också ett arbetsminne som är bra men kort, där max fem enheter kan vara igång samtidigt understryker Ingrid Hegg. Det kan avlastas med hjälp av listor. Förslagsvis en kalender där du enkelt kan se: i dag måste jag göra det här.

– De som har lyckats med den här jättebra och hållbara vanan att lyfta ut så mycket som möjligt ur arbetsminnet till en tydlig kalender, de tycker att det är roligare att jobba, de är mindre stressade och det blir lugnare och tystare i hjärnan.

På sina utbildningsdagar brukar hon lära ut steg för steg hur man jobbar med digitala hjälpmedel. Med enkla verktyg kan man få en helt annan överblick och ordning på sin tid. Det viktiga är tydlighet och entydighet. Man ska ha en enda personlig kalender där allt synkas – inte en i datorn, en privat i hemmet och en massa komihåglappar på skrivbordet. 

Gör en uppgiftslista

Därutöver behövs en lista som visar de uppgifter som ska utföras. Den ska kunna kopplas ihop med kalendern för bästa tänkbara struktur. Ingrid Hegg slår gärna ett slag för OneNote.

– OneNote är det bästa som har uppfunnits sedan champagnen! Där kan du hålla reda på vad du ska följa upp. Du kan lägga in bilder och mejl, göra en lista och länka kategoriserade uppgifter efter prioritet, om något ska bevakas, eller är privat till din att-göralista i Outlook. Det är som en digital pärm, bättre än en pappersanteckningsbok för den rymmer smarta funktioner.

Listan ska vara tydlig, framhåller hon, för diffusa formuleringar leder lätt vidare till att man börjar förhala uppgiften.

Reflektera mera

Så, hur ser det ut på skärmen hos den välstrukturerade personen?

– Dina bästa vänner är kalendervyn och uppgiftslistan bredvid varandra, kopplade till ett digitalt anteckningsblock som är länkat till Google eller Microsoft. En del människor jag coachar är totalt otekniska, det är en glädje att se när de upptäcker hur enkelt det är, berättar Ingrid Hegg.

Till sist är det viktigt med reflektion. Så pass viktigt, menar Ingrid Hegg, att man bör schemalägga även den. Bland strukturerade personer är det vanligt att reflektera över omständigheter och mål, och är faktiskt en form av personlig utveckling.

– Stäm av med dig själv. Det är inte flummigt utan viktigt. Prioritera detta. Frågor om hur du kan få bättre kontroll över din tid och få bättre fokus, det är frågor du kan ställa till dig själv.

FAKTA

5 effektivitetshöjande tips

  1. Planera mera. Du behöver inte bara en dagsplanering. Ha också en veckoplanering, med en stående tid i slutet av veckan för att se över om allt har hunnits med och förbereda nästa vecka. Se också ett par veckor framåt, det är det bästa instrumentet för att få överblick.
  2. Använd digitala hjälpmedel. Med kalender, uppgiftslista i t ex OneNote och ett digitalt anteckningsblock som är synkade med varandra kommer man långt.
  3. Blocka tid i kalendern. Vissa uppgifter under dagen kräver fullt fokus. Ge dem den tid och den koncentration de behöver, utan avbrott.
  4. Ta kontroll över störningsmomenten. Stäng av aviseringarna och var inte alltid tillgänglig. Bestäm några tider under dagen när du går igenom mejlkorgen och när du är anträffbar för oplanerade möten.
  5. Delegera. Har du en ledande befattning, låt medarbetarna göra sitt jobb. Din uppgift är att följa upp, det planerar du in som en uppgift i kalendern.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.