Profil som varvar kvalitet med lean

– Jag förstår egentligen inte varför man behöver särskilja dessa båda, de hakar i varandra, säger hon.

Maria Viidas är utbildad socionom och inriktade sig tidigt på personalfrågor. Hon var resultatenhetschef för personalavdelningen i Vara kommun när hon 2001 fick tjänsten som Kvalitetschef.

– Sjuktalen inom kommunen var höga, och vi inledde ett projekt för att förbättra medarbetarnas hälsa, bland annat med hjälp av kompetensutveckling. Det var tydligt att personalens hälsa påverkade kvaliteten på de tjänster som kommunen levererade.

Tog bredare grepp

Efter en tid blev angreppssättet på verksamhetsutveckling bredare.

– De ekonomiska aspekterna kom in naturligt, eftersom förbättringarna ledde till bättre ekonomi, men fokus låg på högre kvalitet. Vi började arbeta mer uttalat med kvalitetsutveckling, till stor del med fokus på samverkan inom arbetslagen.

Strukturerade processer blev då aktuella.

– Vi gjorde värdeflödeskartläggningar, som ett viktigt verktyg för att driva förbättringsarbetet. Vi började kika på lean, och många av de verktygen hamnade i vår verktygslåda. Flera av dem upptäckte vi att vi redan hade på plats sedan tidigare.

Syftet att skapa värde

Maria Viidas drev kvalitetsarbetet i Vara drygt tio år, för att sedan bli rådgivare på SIQ – Institutet för Kvalitetsutveckling. I många år har hon också på olika sätt varit aktiv inom Lean Forum.

– Både lean och kvalitetsutveckling handlar om att skapa värde för den som verksamheten är till för. På vägen upptäcker man ofta att delar av arbetet kan utföras på ett smartare sätt, med mer värdeskapande och mindre slöseri. Det förekommer kritik mot att lean skulle vara till för att spara pengar, vilket jag tror bygger på ett missförstånd. Om utfallet blir fel beror det snarast på att lean har tillämpats på fel sätt och utan själ och hjärta, säger Maria Viidas.

Om det exempelvis går att utföra samma arbete som tidigare med tre undersköterskor i stället för fyra, med samma kvalitet, är inte tanken att någon ska avskedas, utan i stället göra något extra för att skapa guldkant för brukarna.

– En av de delar jag tycker bäst om i lean är utgångspunkten att det inte finns några syndabockar. När något går fel ska vi alltid titta på anledningen till varför det gick fel, inte vems felet var. Filosofin bakom lean bygger på respekt för människan. Det främjar en förbättringskultur i organisationen.

Val av begrepp varierar

Oavsett om en verksamhet pratar om lean, TQM eller kvalitetsutveckling menar hon att det finns fler likheter än olikheter.

– Begreppen varierar hos olika verksamheter och över tid, en del begrepp fungerar hos någon men inte hos andra. ”Kund” går bra för en del, medan andra hellre pratar om ”brukare”. Om man talar om kund eller brukare, daglig styrning eller morgonmöten, värdeflöden eller processer har ingen betydelse.

Diskutera ord

Begreppen i sig får inte bli en stor sak. Då är risken att för mycket tid läggs på att diskutera ord i stället för att tillämpa metoder och skapa förbättringar. Att uppehålla sig vid begreppen kan i ibland vara ett försvar, ett sätt att skjuta upp det förbättringsarbete som kanske innebär förändringar och kan väcka motstånd.

Maria Viidas tycker själv att det är stimulerande att arbeta praktiskt med utvecklings- och förbättringsarbete i olika organisationer.

– Det är jätteroligt att få hela verksamheten med sig för att skapa värde som det var tänkt. Det är viktigt är att vara ödmjuk och möta alla människor där de är. Alla reagerar olika på förändring. Och återigen – det är viktigt att inte vara för teoretisk. Fokusera på varför – anledningen till att ni behöver förändras – och kommunicera detta, råder hon.

Högre förändringstakt idag

När det gäller framtiden för kvalitetsarbetet konstaterar Maria Viidas att vi behöver förhålla oss till en högre förändringstakt, ökad digitalisering och högre krav på hållbarhet.

– Som världen fungerar nu är det till exempel inte relevant att genomföra kundundersökningar bara vartannat år. Det är löjligt sällan, verksamheterna behöver ha mer flexibla processer än så. Men i grunden tycker jag att de verktyg för kvalitetsutveckling som finns är bra och fungerar väl. Utmaningen ligger i att använda verktygen systematisk så att de får ett genomslag i verksamheten. För att detta ska ske behöver organisationskulturen främja och stärka förbättringsarbetet, avslutar hon.