Hur bra fungerar din organisation?

Inom de flesta organisationer mäter vi hur nöjda våra kunder och medarbetare är. Vi följer givetvis även den ekonomiska utvecklingen. Men hur många är det som tar reda på hur effektivt organisationen leds?

Kvalitetsutveckling syftar till att uppnå både internt och extern effektivitet. Vi ska bedriva vår verksamhet på ett resurseffektivt sätt samtidigt som vi ska skapa nöjda kunder och intressenter. När en verksamhet fungerar bra innebär det att alla dess intressenters behov och krav tillgodoses.

Självklart är det viktigt att mäta hur nöjda kunder, medarbetare och ägare/huvudmän vi har. Detta ger oss information om hur verksamheten går, men mätresultaten säger lite om arbetssätten som skapar resultaten. Därför behövs det en mätning som innefattar både arbetssätt och resultat. Det ger oss en mer samlad bild om hur effektivt verksamheten leds. SIQs Modell möjliggör en sådan kartläggning och mätning av en verksamhet.

Den största upplevda nackdelen med denna metod är att den är tidskrävande. Detta har gjort att ledningsgrupper, som borde arbeta med modellen, delegerar arbetet. Detta i sin tur bidrar till att ledningsgrupper förlorar värdefull kompetens om systematiskt förbättringsarbete.

Som en konsekvens av detta utvecklades ett komplement till SIQs Modell: SIQs Management Index. Den gör det möjligt för en ledningsgrupp att på ett enkelt och snabbt sätt skapa sig en förståelse för en verksamhets arbetssätt och resultat.

Management Index har i dagsläget testats av ett 30-tal ledningsgrupper och reaktionen har varit mycket positiv. Det är inte svårt att förstå varför Management Index tilltalar många i ledningsposition. Det tar inte mycket tid i anspråk och ledningen får mycket information tillbaka om hur effektivt verksamheten leds.

Idag vittnar alla om hur fort allt sker. Det finns ett behov av att bli mer agila för att vara fortsatt relevanta för våra kunder och intressenter. Vi kan höra personer i höga ledningspositioner säga att de inte har tid att arbeta med kvalitetsutveckling.

Uppfattningen är att det tar för mycket tid, att det handlar om att kartlägga hela verksamheten och alla dess rutiner. Det associeras av många med dokumentation, byråkrati, stabilitet och trögrörlighet, likt metaforen oljetanker. För att vi ska bli mer agila och snabbt kunna ställa om vår verksamhet, likt metaforen fiskstim, uppfattas det som ett motsatsförhållande att arbeta med kvalitetsutveckling.

Här tror jag att vi alla som arbetar med kvalitetsutveckling självkritiskt måste fundera över hur vi tillämpar värderingar, arbetssätt, metoder och verktyg i våra organisationer.

Lägger vi fokus på kvalitetssäkring med kartläggning i minsta detalj och dokumentation, eller möjliggör vi för organisationen att både skapa stabilitet genom att förstå vad vi gör (=våra arbetssätt) och vad vi uppnår (=våra resultat) samtidigt som vi kan utveckla nya innovativa produkter, tjänster och processer. Det är i teorin inget motsatsförhållande, men när vi i praktiken använder teorin kan tillämpningen leda till metaforen oljetanker – eller till metaforen fiskstim.

Det finns, som ni alla vet en uppsjö av mätverktyg. Använder man en sökmotor kan man lätt hitta verktyg, även gratis, som mäter kundtillfredsställelse, medarbetartillfredsställelse och andra relevanta områden.

Men hur kan vi veta att enkäterna är rätt designade för att mäta det som avses? För att ta reda på om Management Index innehåller rätt områden och frågor, och därmed mäter hur effektivt verksamheten leds, startade vi förra året igång ett nytt forskningsprojekt inom ramen för SQMA – Swedish Quality Management Academy. Vi har fem företag och organisationer med i projektet. Dessa kommer att genomföra mätningar utifrån Management Index två gånger per år och bedriva ett systematiskt förbättringsarbete baserat på resultaten.

Forskare från Chalmers och Mittuniversitetet kommer att följa verksamheternas förbättringsresor och utvärdera mätverktyget Management Index som sådant.

Om vi ska hjälpa organisationer till att bli som fiskstim: samordnade, strukturerade, men samtidigt snabbrörliga, behöver vi idag både evidensbaserade, heltäckande ledningsmodeller, men också fler metoder och verktyg för ledningsgrupper som går snabbt att använda, se resultaten av och agera utifrån.

Jag tror därför att vi kommer att se fler mätverktyg likt Management Index i framtiden!

PS Läs mer om SQMA forskning. Och vill du veta mer om Management Index, kontakta då oss på SIQ.

Åsa Rönnbäck
SIQ – Institutet för Kvalitetsutveckling
ar@siq.se