Hylte rensade i sifferdjungeln

Långa budgetprocesser, en djungel av mål och mätetal och en omvärldsbevakning frikopplad från verksamhetsstyrningen. På samma sätt som många andra kommuner kämpade Hylte kommun med en verklighet där mätningen blivit viktigare än resultaten. Detta var hösten 2013.

– Politikerna var överlastade med information. Bruset gjorde det omöjligt att få en helhetsbild över verksamheten, vilket också påverkade styrningen, berättar Anders Dryselius, som då var utvecklingsstrateg i Hylte kommun.

Kommunledningen ville se förändring. Ett team på fem personer, som representerade ekonomi, organisationsutveckling och kvalitet, tog sig an uppdraget att förenkla budgetprocessen och styrmodeller så att det blev lättare att se sammanhang och trender.

Rensade i omgångar

Via Rådet för främjande av kommunala analyser, RKA, fick teamet ut all rådata av kommunens mätetal. Det var 3 600 stycken. Snabbt insåg teamet att första steget var att minska antalet mått och mätningar.

– Vi har sållat och vaskat i omgångar, både tillsammans med tjänstemän, politiker och ute i verksamheterna. Utgångspunkten har varit frågan ”Vad är viktigt för er för att hålla koll på verksamheten?”.

För att få en struktur bland alla mätetal började de med att sortera in dem i typer; de som mäter resurser, prestationer respektive kvalitet.

– Av alla tusentals mått var det bara några få som fokuserade på kvalitet, det ville vi ändra på berättar Anders Dryselius.

Kvalitetsresultaten är de som visar vad kommuninvånarna får ut av kommunens tjänster. Det kan till exempel vara antal elever som går ut grundskolan med fullständiga betyg eller den upplevda tryggheten på äldreboendet.

Teamet i Hylte arbetade utifrån en definition av resultatmått som de fått av Sveriges kommuner och Landsting, SKL: Det som inte kan köpas för pengar och som innebär en förändring för den enskilda individen. Till exempel någon som är sjuk och blir frisk, en elev som lär sig matematik, en person som upphör med sitt missbruk eller slipper ett beroende av försörjningsstöd.

Prestationen bakom resultatet kan köpas, till exempel en lärares kompetens, men det är resultatet hos individen, hos eleven som verkligen lär sig att knäcka koderna i matematiken, som står i fokus när man pratar om resultatmått, menar Anders Dryselius.

– Kvalitetsmåtten blev den springande punkten i vår förändringsresa. Genom att prata om dessa resultat blir det mer konkret, vi sätter fokus på det vi är till för.

Mäter sönder verksamheten

Men att gallra bland mål och nyckeltal är lättare sagt än gjort, det kräver mycket tålamod och tid. Anders Dryselius förklarar att floran av mätetal är något som vuxit till organiskt under lång tid. Genom åren har nya mått kommit till, som ett sätt att styra och kontrollera verksamheten, utan att gamla plockats bort. Dessutom har kommuner i uppdrag att rapportera siffror till en rad olika myndigheter, vilket ytterligare driver på mäthysterin.

– Mycket av förklaringen ligger i New public management som präglat styrningen i det offentliga Sverige. Vi mäter sönder våra verksamheter och hinner aldrig reflektera över vad det är vi mäter, och om det verkligen är viktigt.

En viktigt lärdom från resan är att låta processen ta tid, att utbilda och förankra innan själva gallringen börjar, och att gallra i omgångar.

– Vi plockar ju bort massor av mätetal och det kan skapa en känsla av att vi tappar kontrollen. Därför är det otroligt viktigt att bygga förtroendet, att skapa en trygghet så att alla känner att vi fortfarande har koll på verksamheten.

Mer tid för analys

Hösten 2015 kunde kommunfullmäktige anta de nya nyckeltalen, 36 till antalet, som är de siffror som fullmäktige behöver för att kunna styra verksamheterna. Dessutom har de satt målnivåer som beskriver de förväntningar som politikerna har på verksamheten det kommande året, det kan till exempel vara att 82 procent av alla elever ska ha behörighet att söka vidare från gymnasiet. Tanken är att kunna följa upp den siffran kommande budgetår och sätta in de resurser som behövs för att förbättra den ytterligare.

Ute i nämnderna finns det andra nyckeltal som går in på detaljerna i respektive verksamhet. Anders Dryselius konstaterar att en stor skillnad i det nya sättet att arbeta är de kan analysera verksamheten på ett helt annat sätt än tidigare och på så vis ge kommunledningen bättre förutsättningar att styra verksamheten.

– Tidigare hade vi fullt fokus på redovisningen, vi mäktade aldrig med analysen.

Om kommunen på en övergripande nivå ser att sjätteklassarnas matematikresultat försämrats, så kan tjänstemännen idag lägga mer tid på att analysera och se vilka skolor och vilka klasser där resultaten försämrats och där man behöver sätta in extra insatser. Dessutom kan de se vilka klasser som lyckas bra och på så vis även lära sig av de goda exemplen.

– Ekonomin sätter förutsättningarna, men med 3 600 nyckeltal blir det svårt att besluta var pengarna behövs, då blir det enklare att bara anslagsstyra verksamheten. Nu kan man styra på kvalitet på ett helt annat sätt.

Mitt i en kulturresa

Eftersom den nya styrmodellen spikades inför 2016 är det i skrivande stund för tidigt att utläsa några konkreta resultat. Enligt Anders Dryselius har dock reaktionerna varit positiva, framför allt uppskattar många att det blivit enklare. Samtidigt medger han att det har det har varit ett tufft år. Nya tidsplaner för budgetarbetet, förändrade rutiner och arbetssätt, frågor och oförutsedda problem har dykt upp under vägen, vilket har inneburit påfrestningar för alla inblandade.

– Vi har trots allt bara tagit de första trevande stegen. Vi är inne i en stor kulturresa och nästa fas blir att sätta det nya tänket i organisationen, säger Anders Dryselius.

Den här artikeln är tidigare publicerad i KM nr1 2017.

Prenumerera
Köp digitalt lösnummer