Intresset för Lean fortsatt stort

– Toyota var på den tiden hälften så stora som konkurrenten GM, men utvecklades på 20 år till världens största bilföretag – mycket tack vare det systematiska arbetet med att identifiera värde, kartlägga flöden och genomföra förbättringar. Det fick omvärlden att vakna upp och försöka anamma ett liknande förbättringsarbete, förklarar Jonas Pettersson, som är vd för konsult- och utbildningsföretaget C2U Group samt ordförande i intresseorganisationen Lean Forum.

Fortsatt stort intresse

Svensk industri var heller inte sena att ställa om sina verksamheter till ett nytt effektivare sätt att arbeta på och i dag används konceptet av i stort sett alla industriföretag – även om de flesta, som Scania, Volvo, Ikea och Astra Zeneca, stöpt om det till sina egna skräddarsydda produktionssystem.

– Det finns ett fortsatt stort intresse för Lean, som är en outsinlig källa till lärande, konstaterar Jonas Pettersson, som tillsammans sitt team med ett 20-tal medarbetare bistår företag och organisationer i arbetet med att implementera Lean.

Bland annat har C2U Group byggt upp en trampbilsfabrik i småländska Forsheda där deltagarna får montera ihop fordonen för att på så sätt få en praktisk inblick i ”Lean-tänket”.

– Dessutom anordnar vi regelbundna resor till Toyota i Japan för att deltagarna på plats ska kunna sätta sig in i konceptet både teoretiskt och praktiskt tillsammans med studiebesök på ett flertal andra företag, berättar Jonas Pettersson.

Öar inom offentlig sektor

Men trots att Lean är applicerbart inom de flesta verksamheter är det inom tillverkningsindustrin som konceptet fortfarande har sitt starkaste fäste. Ett visst genomslag har det fått inom offentlig sektor – även om intresset svalnat något de senaste tio åren, konstaterar Jonas Pettersson.

– Det finns öar inom till exempel hälso- och sjukvården där Lean används med stor framgång. Men de stora, breda satsningarna lyser med sin frånvaro, säger han.

Enligt Jonas Pettersson finns det flera förklaringar till att entusiasmen för Lean inte är lika stor inom offentlig sektor.

– Det kan givetvis ha att göra med att konceptet har sitt ursprung inom industrin och att många av metoderna och verktygen därför känns främmande. Men också att några satsningar tyvärr gick snett redan från början på grund av att medarbetarna inte involverades i tillräcklig utsträckning, säger han.

Involvering är nämligen en av grundpelarna i Lean. För att nå framgång med konceptet är det viktigt att medarbetarna känner att de kan påverka sin egen arbetssituation – inte för att jobba hårdare, utan smartare.

– Det finns visserligen ingen entydig definition av vad Lean är. Men ett vanligt missförstånd är att det enbart handlar om effektiviseringar när det i stället syftar till att implementera en förbättringskultur. Det riskerar att ge Lean ett skamfilat rykte både internt och externt, förklarar Jonas Pettersson.

Kombineras med andra koncept

Men till skillnad från många andra koncept har även Lean genomgått en utveckling under årens lopp – inte minst genom att det numera ofta kombineras med andra koncept som till exempel Six Sigma. Till skillnad från Lean som har ett tydligt fokus på logistik och flöden är Six Sigma mer inriktat på att minimera slöseri genom att minska variation i tillverknings- och affärsprocesser. För att klara det används en uppsättning avancerade statistiska verktyg som till exempel regressionsanalys, statistisk processtyrning, kapabilitetsindex och korrelation.

– I många företag görs i dag ingen uppdelning mellan Lean och Six Sigma, utan båda ingår som en naturlig del i produktionssystemet, konstaterar Jonas Pettersson.

Ett annat begrepp som också går hand i hand med Lean-konceptet är Toyota Kata, också benämnt som Improvement Kata. Den amerikanske forskaren Mike Rother, forskare och lärare, som skrivit flera böcker i ämnet beskriver Toyota Kata som tredje generationens leanforskning.

Kata är ett japanskt ord som betyder ”mönster” och som ofta används inom kampsport. Det handlar om att bygga upp strukturerade rutiner, mönster och arbetssätt som övas kontinuerligt så att mönstren blir till vanor och så att säga både bildlikt och bokstavligen fastnar i muskelminnet.

Formulera ett måltillstånd

Arbetssättet tar sitt avstamp i de utmaningar som finns i verksamheten. Det finns ingen standard att utgå från, men i stället formuleras en så kallad ”target condition” – måltillstånd som blir utgångspunkten för att identifiera hinder och genomföra experiment i små steg och med tydlig riktning.

Till sin hjälp har medarbetarna en coach, vars uppgift är att utveckla tankemönster, instruera och stötta övriga medarbetare.

Men Toyota Kata är för den skull inget nytt Lean-verktyg, utan ett sätt att utveckla ett systematiskt, vetenskapligt sätt att tänka och agera. Grunden är PDCA (Plan, Do, Check, Act) där man hela tiden sätter fokus på nästa steg i processen. Genom att systematiskt utvärdera varje litet steg i processen i riktning mot måltillståndet maximeras lärandet och minimeras risken för misslyckande.

– Hela syftet med Toyota Kata är att få in ett beteende eller en kultur för att åstadkomma ett visst mönster för att lösa en viss uppgift utifrån ett vetenskapligt tänkande, betonar Jonas Pettersson.

Ledningens engagemang

Men oavsett tillämpning av Lean är ledningens engagemang en central framgångsfaktor. Chefer och andra ledare måste vara väl insatta i verksamhetens processer, stötta, följa upp och tillhandahålla de resurser som krävs för långsiktig framgång.

– En av de största fallgroparna är att ledningen saknar uthållighet. Ledningen måste vara med på samma resa och visa engagemang för ett ständigt lärande, säger Jonas Pettersson.

Därmed inte sagt att hela organisationen måste transformeras på en och samma gång. Ett klassiskt misstag är att försöka ta ett alltför stort grepp.

– Det är ofta bättre att köra piloter på mindre, avgränsade områden där man tydligt ser förbättringarna innan man sedan steg för steg involverar resten av organisationen. Det skapar förebilder och goda exempel som inspirerar andra, förklarar Jonas Pettersson.

Nytänkande och innovation

Men hur går då Lean ihop med de ökade kraven på innovation och nytänkande? Numera räcker det inte att skapa standarder och strukturer för att göra saker på rätt sätt och bygga en kultur med noll fel, utan även ha en förmåga att göra rätt saker, som efterfrågas och skapar värde för kund.

– Innovation och nytänkande rimmar alldeles utmärkt ihop med Lean. Även om standarder normalt inte förknippas med innovation beskriver de bara det nuvarande bästa sättet som vi vet att jobba på. Men inga standarder är huggna i sten. Genom att använda Lean ökar förmågan att ständigt utveckla dem och förbättra vårt sätt att arbeta för att tillgodose kundernas behov, sammanfattar Jonas Pettersson.