Iso 9001-experten Tina Bohlin: ”Dokumentera inte allt!”

Många förstår inte fulla innebörden i Iso 9001, vilket resulterar i att man dokumenterar i onödan – och att högsta ledningarna inte engagerar sig tillräckligt.
Det menar Tina Bohlin, projektledare på Svenska institutet för standarder, Sis, apropå en stor enkät om standarden.

Iso 9001-experten Tina Bohlin: ”Dokumentera inte allt!”
Enkäten om Iso 9001 visar att många användare har bristande information om hur den ska användas. Foto: Adobe Stock

Att kvalitetsansvariga tycker att högsta ledningen inte prioriterar kvalitetsarbetet tillräckligt är vanligt. Så att högre krav på högsta ledningen dyker upp som ett återkommande önskemål när Iso 9001 utvärderas är kanske inte överraskande. Senaste enkäten var inget undantag. 8 397 personer i 149 olika länder svarade på den.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

– I samband med att man reviderade standarden 2015 stärktes kraven på högsta ledningen. Då tyckte vi verkligen att vi hade tänkt på allt för att ledningarna skulle ta mer ansvar; nu skulle de verkligen inte komma undan. Men uppenbarligen är det fortfarande problem, säger Tina Bohlin.

Missar syftet med Iso 9001

En förändring 2015 var att man döpte om förebyggande åtgärder till risker och möjligheter i standarden. Tanken var att börja prata ledningens språk.

– Det handlade om att få ledningen att förstå. Ledningar pratar inte om ständiga förbättringar utan förbättringar. Annars tycker jag att en annan intressant sak som kom fram i enkäten var det här med certifieringar, att många förde fram att organisationer bara ser certifieringen som ett krav för att kunna verka i en viss bransch. Man förstår inte syftet med Iso 9001 – att få en framgångsrik verksamhet. Det är skälet till att högsta ledningarna inte engagerar sig, tror jag, säger Tina Bohlin.

Avvikelser är något bra!

Tina Bohlin
Tina Bohlin, Sis.

Hon berättar hur hon fått samtal från revisorskonsulter som oroats för att certifieringsorgan begränsat antalet avvikelser och sagt ”du får inte skriva fler än fem avvikelser”.

– Men avvikelser är ju potentiella förbättringar! Vi vill ju ha avvikelser. Det är där som det brister världen över i certifieringen av Iso 9001, som jag ser det. Vad är certet värt om jag inte kan lita på att leverantören gör det som står i standarden?

Att det blir så här tror hon hänger ihop med att såväl verksamheter som revisorer, utbildare och ackrediteringsföretag inte helt förstår syftet med standardens krav och är slarviga med att läsa vägledningarna. I standarden anges bara kraven, det är i vägledningarna som man kan gå in på detaljer kring hur man kan uppfylla kraven och applicera standarden. Men i enkäten framkom att många användare av Iso 9001 inte känner till vägledningarna.

Dokumenterar i onödan

– Då blir det lätt att man skriver en mängd dokument bara för att man tror att man ska det, dokument som kanske inte gör så stor nytta för verksamheten, säger Tina Bohlin.

Hennes råd är att släppa på dokumentationstvånget en smula och i stället utgå från vad som faktiskt behövs utifrån sin egen verksamhet och sina aktivitetsflöden (processer).

– Dokumentera inte allt! Ibland räcker det med att behandla saker muntligt. Överväg vad som faktiskt behöver dokumenteras.

Kritik mot Iso 9001

Annars är det lätt att man dokumenterar saker för att kunna checka av att man gjort ditt och datt. Sedan hamnar dokumenten i en mapp, där ingen tittar på dem.

– När Iso 9001 senast reviderades fokuserades på resultatet av kvalitetsledning, inte på alla dokument. Man vill kunna se ett verkligt resultat, en förbättring av verksamheten. För att skapa större förståelse för kraven i Iso 9001 och syftet med standarden har Iso skapat arbetsgruppen ”Brand integrity Iso 9001”, som ska stötta och utbilda revisorer, utbildningsledare, användare med flera. Iso 9001 får idag en hel del kritik, framför allt av personer som inte satt sig in i den tillräckligt och tror att allting ska dokumenteras och att byråkrati skapas, säger Tina och fortsätter:

– Men standarden är en checklista på punkter som ett företag ska ha på plats för att få riktigt nöjda kunder. Då måste man utgå från sin verklighet. Det är därför som kraven på omvärldsbevakningen i avsnitt fyra är så viktig. Om organisationen ska bygga ett bra ledningssystem måste man ha koll på sina intressenter (både interna och externa) och vilka omvärldsfaktorer som påverkar.

Lämna inte över till konsulterna

Men det är också viktigt att medarbetarna själva gör jobbet med dokumentationen och inte lämnar över allt till en konsult alternativt ”köper” ett ledningssystem.

– Det är medarbetarna själva som ska skapa dokumenten relaterade till deras aktiviteter för att dessa ska bli användbara. Vad behöver vi för stöd i våra processer?

Allt kommer tillbaka till förståelsen för vad standarden handlar om – och ordet kvalitet, menar Tina Bohlin och berättar att hon själv var jättekritisk till Iso 9001 i början.

– För mig lät först arbetet med Iso 9001 och kvalitet så tråkigt, bara arbete med en massa dokument. Jag var så emot det att jag till och med skaffade ett fjärde barn för att slippa vara på jobbet när det skulle implementeras, säger Tina och skrattar.

Viktig aha-upplevelse

Så gick hon en distansutbildning och insåg att Iso 9001 handlar om organisation och verksamhetsutveckling, exakt det som hon hade läst om på civilekonomutbildningen! Det är alltså fler som skulle behöva få samma aha-upplevelse som hon själv fick.

Andra önskemål som kom upp i enkäten är att involvera hållbarhetsfrågor mer. Många vill se Iso 14001 inkluderas i Iso 9001. Helst vill man ha en standard som täcker in allt. Och så vill man att standarden ska ge mer stöd för kvalitetskultur. Men här är en helt ny vägledande standard på gång med koppling till Iso 9001 och som väntas bli klar till våren 2022.

– Kvalitetskultur utgår från att högsta ledningen involverar medarbetarna och talar om hur viktigt kvalitetsarbetet är. I kapitlet Medvetenhet i Iso 9001 ställs krav på att du gör dina medarbetare medvetna om hur viktigt det är att vi jobbar med kvalitet. För att förtydliga detta arbetas nu Iso 10010 fram, som blir en vägledande standard. Där kan du läsa om allt som är viktigt för att skapa en bra kvalitetskultur.

Nytt beslut om tre år

När Iso 9001 reviderades 2015 sa man att den skulle hålla i 15 år. Nu har det hänt så mycket inom både digitalisering och hållbarhet att det är osäkert om det kan dröja så länge till nästa revidering.

– Om tre år blir det en ny omröstning inom Iso gällande en revidering. Då tror jag tror att man kommer att vilja uppdatera standarden något, säger Tina Bohlin.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.